Nieprawidłowe dane z tachografów, brak naliczania delegacji krajowych, źle określony system czasu pracy czy pominięcie dodatków za godziny nocne i nadliczbowe to tylko część częstych błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców, które mogą skutkować karami w efekcie kontroli PIP lub GITD.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas rozliczania czasu pracy kierowców;
- Co zrobić, aby uniknąć błędów w obliczeniach wynagrodzeń kierowców?
Najczęściej popełniane błędy w rozliczaniu czas pracy kierowców
Rozliczanie czasu pracy kierowców to kluczowy proces w funkcjonowaniu firm transportowych. Wymaga on specjalistycznej wiedzy dotyczącej czasu pracy kierowców, skrupulatnej analizy danych zawartych w tachografach i na kartach kierowcy, ale też właściwej obsługi tych urządzeń przez kierowców podczas ich pracy.
Zaniedbania w tym aspekcie mogą skutkować konsekwencjami w postaci kar finansowych, utraty dobrej reputacji czy nawet licencji przez firmy transportowe, a wśród błędów dotyczących uchybień w procesie rozliczania czasu pracy kierowców nie brakuje. Można jednak wśród nich wyróżnić te, które pojawiają się częściej niż inne, a są to:
1. Ewidencjonowanie czasu pracy - Dane DDD i aktywność z pojazdów nienależących do rozliczanej firmy
Jednym z poważnych i wciąż częstych błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców jest uwzględnienie aktywności zapisanych w plikach DDD pochodzących z pojazdów należących do innego przedsiębiorstwa.
W przypadku kierowcy zatrudnionego równolegle w dwóch firmach wszystkie aktywności rejestrują się na jednej karcie kierowcy, niezależnie od tego, w którym pojeździe i dla którego pracodawcy były wykonywane.
Oznacza to, że pliki DDD pobrane w firmie A mogą zawierać również dane z jazd realizowanych w firmie B. Właściwe rozliczenie wymaga więc odseparowania tych aktywności i uwzględnienia w ewidencji czasu pracy wyłącznie tych, które dotyczą zatrudnienia w danej firmie.
Brak takiego rozdzielenia może prowadzić do zawyżania godzin pracy, błędnego naliczenia nadgodzin lub dodatków, a w konsekwencji – do roszczeń pracowniczych i problemów podczas kontroli PIP czy ITD.
Jak uniknąć błędu?
Należy wprowadzić procedurę weryfikacji pochodzenia plików DDD oraz ich filtrowania w systemach rozliczeniowych. W przypadku kierowców pracujących w kilku firmach trzeba gromadzić oświadczenia o równoległym zatrudnieniu i korzystać z narzędzi pozwalających na oddzielenie danych według numerów pojazdów. Regularne sprawdzanie spójności ewidencji z rzeczywistym harmonogramem pracy pozwala wyeliminować ten błąd jeszcze przed finalnym rozliczeniem.
2. Prawidłowe rozliczanie czasu pracy, a nienaliczanie delegacji krajowych w transporcie na terenie Polski, gdy jest ona należna kierowcy
Brak wypłaty należnych diet za podróże służbowe po Polsce to kolejny z częstych błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców, który może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi dla pracodawcy.
Zdarza się, że firmy transportowe błędnie uznają, iż delegacja krajowa nie przysługuje kierowcy wykonującemu przewozy wyłącznie na terenie kraju, zwłaszcza gdy codziennie wraca on do bazy lub miejsca zamieszkania.
Tymczasem zgodnie z przepisami, każdorazowe wykonywanie zadań poza miejscowością określoną w umowie o pracę jako stałe miejsce pracy może stanowić podróż służbową i wymaga naliczenia diety krajowej. Pominięcie tych należności w rozliczeniach nie tylko naraża firmę na roszczenia pracownicze oraz odsetki, ale także na sankcje w przypadku kontroli PIP.
Dlatego tak istotne jest prawidłowe ustalenie, kiedy kierowca spełnia warunki odbywania podróży służbowej w transporcie krajowym, oraz rzetelne udokumentowanie czasu pracy i rozliczenie delegacji.
Jak uniknąć błędu?
Pracodawca powinien ustalić jasne kryteria kwalifikowania wyjazdu jako podróży służbowej i przeszkolić w tym zakresie osoby odpowiedzialne za rozliczenia. Pomocne jest prowadzenie szczegółowych kart delegacji krajowych i ich bieżąca weryfikacja pod kątem zgodności z trasami zapisanymi w tachografie. Wdrożenie systemu automatycznego naliczania diet w programie rozliczeniowym minimalizuje ryzyko pominięcia należności.
3. Niewłaściwe określenie rodzaju systemu pracy kierowcy przy rozliczaniu
Nieprawidłowe przypisanie kierowcy do systemu czasu pracy to następny z poważnych błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców, który może prowadzić do zaniżenia lub zawyżenia należnych świadczeń oraz naruszenia przepisów prawa pracy.
W praktyce zdarza się, że firmy stosują system równoważny, przerywany lub podstawowy bez faktycznej analizy specyfiki wykonywanej pracy i zapisów w umowie o pracę. Skutkiem takiego działania mogą być nieprawidłowo naliczone nadgodziny, brak rekompensaty za pracę w porze nocnej czy niepoprawne rozliczenie odpoczynków.
Błąd ten jest szczególnie ryzykowny podczas kontroli PIP, gdyż niewłaściwy system pracy wpływa na cały sposób ewidencjonowania godzin kierowcy i może zostać uznany za naruszenie praw pracowniczych. Dlatego przed rozpoczęciem rozliczeń należy precyzyjnie ustalić, który system czasu pracy odpowiada faktycznemu trybowi wykonywania obowiązków kierowcy i potwierdzić go w dokumentacji kadrowej.
Jak uniknąć błędu?
Przed rozpoczęciem rozliczeń należy ustalić system czasu pracy na podstawie rzeczywistego harmonogramu zadań oraz uregulowań prawnych. Wszystkie ustalenia powinny znaleźć się w dokumentacji kadrowej i być aktualizowane przy zmianie trybu pracy. Regularne audyty wewnętrzne pozwalają wychwycić rozbieżności między praktyką a zapisami w dokumentach.
4. Nieusunięcie błędnie ustawionego przez kierowcę selektora przed wykonaniem obliczeń
Do kosztownych błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców należy również zaliczyć nieuwzględnienie lub niepoprawne skorygowanie sytuacji, w której kierowca omyłkowo ustawił niewłaściwy tryb pracy na selektorze tachografu. Może to dotyczyć np. pozostawienia trybu „odpoczynek” podczas załadunku lub „praca” w czasie rzeczywistego odpoczynku.
Brak weryfikacji i korekty takich zapisów przed obliczeniem czasu pracy powoduje zafałszowanie ewidencji – w efekcie rozliczenie może wykazywać nadmiarowe godziny pracy, zaniżone okresy odpoczynku lub błędne naliczenie dodatków.
Podczas kontroli ITD lub PIP takie rozbieżności często są interpretowane jako naruszenie przepisów o czasie pracy kierowców, a chcąc uniknąć tego problemu, konieczne jest każdorazowe sprawdzanie plików DDD pod kątem poprawności ustawień selektora i ich ręczne korygowanie w programie rozliczeniowym przed wykonaniem finalnych obliczeń.
Jak uniknąć błędu?
Każdy plik DDD powinien być weryfikowany pod kątem spójności z faktycznym przebiegiem trasy i aktywnościami kierowcy. W razie wykrycia nieprawidłowości należy skorygować zapisy w programie rozliczeniowym przed naliczeniem wynagrodzeń. Warto też przeprowadzić dla kierowców szkolenie czasu pracy oraz kurs prawidłowego używania selektora tachografu.
5. Brak naliczania płacy sektorowej UE albo niepomniejszanie jej o wynagrodzenie polskie
W transporcie międzynarodowym coraz częściej spotykanym problemem jest brak prawidłowego naliczania płacy sektorowej UE lub nieuwzględnianie obowiązku jej pomniejszenia o część wynagrodzenia wypłacaną w Polsce. Ten błąd w rozliczaniu czasu pracy kierowców wynika najczęściej z braku znajomości przepisów poszczególnych państw członkowskich oraz zasad wynikających z Pakietu Mobilności.
Jeżeli kierowca wykonuje przewozy podlegające lokalnym stawkom minimalnym w danym kraju, pracodawca ma obowiązek doliczyć do jego wynagrodzenia odpowiednią kwotę, a następnie odliczyć już wypłaconą część polską, aby uniknąć podwójnego naliczenia. Brak tej korekty może prowadzić zarówno do niedopłaty, skutkującej roszczeniami pracowniczymi i odsetkami, jak i do nadpłaty generującej niepotrzebne koszty.
Co więcej, w przypadku kontroli zagranicznych służb inspekcyjnych nieprawidłowe rozliczenie płacy sektorowej może zakończyć się wysokimi mandatami, a w skrajnych przypadkach – wstrzymaniem działalności na danym rynku. Dlatego kluczowe jest stosowanie aktualnych stawek krajowych UE i prowadzenie rozliczeń w sposób uwzględniający zarówno unijne przepisy dotyczące czasu pracy, jak i krajowe.
Więcej o płacy sektorowej na przykładzie Niemiec przeczytasz w naszym artykule: Płaca sektorowa i stawka godzinowa w Niemczech
Jak uniknąć błędu?
Rozliczając płacę sektorową, należy korzystać z aktualnych stawek obowiązujących w poszczególnych krajach i stosować zasady pomniejszania o część polską. Najlepiej wdrożyć oprogramowanie z bazą stawek UE i regularnie je aktualizować. Dokumentacja powinna precyzyjnie wykazywać sposób obliczeń, aby w razie kontroli udowodnić prawidłowość rozliczeń.
6. Rozbieżności w rozliczeniach względem regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy
Wśród częstych błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców można wskazać także brak spójności pomiędzy zapisami regulaminu wynagradzania, regulaminu pracy a faktycznym sposobem naliczania wynagrodzeń.
Problem pojawia się m.in. wtedy, gdy w dokumentach kadrowych określono inny system czasu pracy lub inny okres rozliczeniowy niż ten faktycznie stosowany podczas rozliczeń. Na przykład regulamin przewiduje system równoważny z trzymiesięcznym okresem rozliczeniowym, a w praktyce naliczenia wykonywane są w systemie podstawowym z miesięcznym okresem rozliczeniowym.
Takie rozbieżności mogą prowadzić do nieprawidłowego ustalania nadgodzin, dodatków nocnych czy rozliczania dyżurów, a w konsekwencji – do roszczeń pracowników oraz sankcji podczas kontroli PIP.
Kluczowe jest więc, aby stosowane w praktyce metody rozliczeń były w pełni zgodne z obowiązującymi w firmie regulaminami, a wszelkie zmiany systemu pracy lub okresu rozliczeniowego były formalnie wprowadzone i udokumentowane
Jak uniknąć błędu?
Warto przeprowadzać cykliczne porównania stosowanych w praktyce zasad z obowiązującymi regulaminami. W przypadku wykrycia niezgodności należy niezwłocznie wprowadzić zmiany w dokumentach lub procedurach. Aktualizacja regulaminów powinna towarzyszyć każdej istotnej modyfikacji organizacji pracy.
7. Brak naliczania dodatkowych składników do wynagrodzenia kierowcy: pora nocna, dyżur, godziny nadliczbowe
Pominięcie w rozliczeniach dodatków za pracę w porze nocnej, pełnienie dyżurów czy wykonywanie godzin nadliczbowych to kolejny z powszechnych błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców.
Często wynika on z ograniczenia analizy czasu pracy jedynie do danych z tachografu, bez pełnego zestawienia ich z ewidencją czasu pracy oraz zapisami regulaminów i kodeksowych obowiązków pracodawcy.
W efekcie kierowcy nie otrzymują należnych im świadczeń, co może skutkować roszczeniami obejmującymi nawet kilka lat wstecz, wraz z odsetkami.
Nienaliczanie tych składników jest też poważnym naruszeniem przepisów prawa pracy, które podczas kontroli PIP może skutkować mandatami i koniecznością natychmiastowego wyrównania zaległości.
W celu uniknięcia takich sytuacji, rozliczenia powinny obejmować kompleksową analizę aktywności kierowcy – uwzględniającą godziny nocne, czas dyżuru oraz nadgodziny – w oparciu o faktyczne dane i obowiązujące przepisy.
W tym miejscu zachęcamy do zapoznania się z naszym Kompleksowym przewodnikiem po przepisach i praktykach dot. czasu pracy kierowców.
Jak uniknąć błędu?
Rozliczenia muszą uwzględniać pełną ewidencję czasu pracy, łącząc dane z tachografów z zapisami regulaminów i wymogami prawa pracy. Najlepiej stosować systemy, które automatycznie wykrywają przekroczenia norm czasu pracy i naliczają odpowiednie dodatki. Regularne przeglądy rozliczeń pozwolą uniknąć kumulowania się zaległości.
Wskazówki i dobre praktyki - Jak uniknąć błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców?
Jak uniknąć błędów w rozliczeniach czasu pracy kierowców?
Minimalizowanie ryzyka pomyłek w rozliczeniach czasu pracy kierowców wymaga połączenia znajomości przepisów, rzetelnej analizy danych oraz stosowania odpowiednich narzędzi. Kluczowe działania obejmują:
- Pełną weryfikację danych z tachografów – uwzględnianie plików DDD z wszystkich pojazdów, w których pracował kierowca, niezależnie od tego, do kogo należą.
- Spójność z dokumentacją wewnętrzną – system czasu pracy, okres rozliczeniowy oraz zasady naliczania dodatków muszą być zgodne z regulaminem pracy i wynagradzania.
- Aktualizację wiedzy o przepisach – regularne śledzenie zmian w prawie krajowym, przepisach UE i stawkach płacy sektorowej.
- Korektę błędów selektora tachografu – każdorazowe sprawdzanie i poprawianie błędnie zarejestrowanych aktywności przed wykonaniem obliczeń.
- Uwzględnianie wszystkich składników wynagrodzenia – m.in. dodatków za porę nocną, nadgodzin oraz dyżurów.
Ze względu na złożoność przepisów i wysokie ryzyko kosztownych konsekwencji, wielu przewoźników decyduje się powierzyć rozliczanie czasu pracy kierowców wyspecjalizowanym firmom lub ekspertom branżowym.
Takie rozwiązanie gwarantuje zgodność z aktualnymi regulacjami, rzetelne wyliczenia oraz minimalizację ryzyka kar podczas kontroli PIP, ITD czy zagranicznych służb inspekcyjnych, a przykładem takiej firmy jest Evotax. Jeżeli więc potrzebujesz wsparcia w rozliczaniu czasu pracy kierowców, chętnie go udzielimy! Skontaktuj się z nami, wskaż, co stanowi wyzwanie, a nasz zespół zajmie się resztą!
Błędy w rozliczaniu czasu pracy kierowców – Podsumowanie
Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców wymaga nie tylko znajomości przepisów krajowych i unijnych, ale także skrupulatnego podejścia do analizy danych z tachografów i dokumentacji wewnętrznej.
Najczęstsze błędy – takie jak błędne uwzględnienie aktywności z pojazdów innych firm, brak naliczenia delegacji krajowych, niewłaściwe określenie systemu pracy czy nieuwzględnienie dodatków – mogą prowadzić do roszczeń pracowniczych, mandatów i utraty reputacji przewoźnika.
Aby im zapobiec, konieczne jest wdrożenie spójnych procedur, bieżące aktualizowanie wiedzy oraz dokładna weryfikacja danych. W wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie tego zadania wyspecjalizowanym ekspertom, co pozwala zapewnić zgodność rozliczeń z przepisami i bezpieczeństwo działalności firmy transportowej.
Błędy w rozliczaniu czasu pracy kierowców – Najczęściej zadawane pytania
Poniżej zebraliśmy najczęściej zadawane pytania dotyczące błędy w obliczeniach wynagrodzeń kierowców, które otrzymujemy. Udzieliliśmy również na nie odpowiedzi. Jeżeli brakuje wśród nich nurtującego Cię pytania, skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści chętnie udzielą odpowiedzi!
Czy czas oczekiwania na załadunek lub rozładunek wlicza się do czasu pracy?
Tak — czas oczekiwania (tzw. dyspozycyjność) nie zalicza się do limitu jazdy (nie mylić z limitem czasu pracy), ale stanowi element całkowitego czasu pracy kierowcy.
Jakie są limity dzienne i tygodniowe czasu prowadzenia pojazdu?
Ile wynosi okres obowiązkowego przechowywania ewidencji czasu pracy?
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy kierowcy?
Jakie są konsekwencje braku ewidencji czasu pracy kierowców?
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy, aby uniknąć błędów w obliczeniach wynagrodzeń kierowców?
Jakie błędy najczęściej pojawiają się przy rozliczaniu pracy kierowców?
O ile nie wskazano inaczej - treści umieszczone na Evotax.pl są rozpowszechniane na licencji CC BY-NC-ND 4.0 DEED. Rozpowszechniane treści nie mogą być traktowane jako profesjonalne porady prawne lub konsultacje.