Jak rozliczać czasu pracy kierowców zatrudnionych w kilku firmach?

Zrozumienie podstaw prawnych przy pracy w kilku firmach

Przepisy regulujące rozliczanie czasu pracy kierowców należą do jednych z najbardziej skomplikowanych w prawie pracy i transporcie. Problem dodatkowo się pogłębia, gdy mamy do czynienia z rozliczaniem czasu pracy kierowcy zatrudnionego w kilku firmach, gdzie nakładają się na siebie różne systemy czasu pracy, ewidencje oraz obowiązki pracodawców. W takim układzie kluczowe jest precyzyjne ustalenie, które regulacje – w tym przepisy Kodeksu pracy, ustawy o czasie pracy kierowców oraz regulacje unijne – mają zastosowanie w danej sytuacji, aby uniknąć błędów, naruszeń norm czasu pracy i ryzyka sankcji.

Kiedy stosować ustawę o czasie pracy kierowców?

Przepisy ustawy o czasie pracy kierowców mają pierwszeństwo przed Kodeksem pracy w zakresie uregulowanym w ustawie. Dotyczy to między innymi definicji tygodnia, podróży służbowej oraz systemów czasu pracy wymienionych w art. 15-17 i art. 19 ustawy.

Zastosowanie Kodeksu pracy w przypadku pracy fizycznej

W przypadku gdy kierowca wykonuje również pracę fizyczną (np. jako magazynier czy mechanik), kluczowe staje się określenie, które przepisy należy stosować. Jeżeli praca fizyczna dominuje, wówczas zastosowanie znajdują głównie przepisy Kodeksu pracy. Natomiast w zakresie nieuregulowanym ustawą o czasie pracy kierowców zawsze stosuje się przepisy Kodeksu pracy.

Jeżeli w danej dobie pracownik wykonuje zarówno obowiązki kierowcy, jak i pracownika fizycznego, bezpieczniej jest stosować przepisy bardziej rygorystyczne, czyli ustawę o czasie pracy kierowców.

Jak określić dominujący charakter pracy?

Ocena, który rodzaj pracy ma charakter przeważający, należy do pracodawcy. Główny Inspektorat Pracy wskazuje, że przy łączonym stanowisku pracy (np. kierowca-mechanik, kierowca-magazynier) o zastosowaniu ustawy o czasie pracy kierowców decyduje sposób opisania stanowiska w umowie o pracę.

W praktyce można przyjąć, że pracą dominującą jest ta, która jest wykonywana przez ponad połowę obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy. Niemniej jednak, gdy kierowca w danym dniu wykonuje czynności kierowcy nawet przez krótki czas, bezpieczniej jest stosować przepisy ustawy o czasie pracy kierowców.

Pamiętajmy, że tygodniowy czas pracy kierowcy, łącznie z godzinami nadliczbowymi, nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Limit ten obowiązuje kierowcę niezależnie od liczby pracodawców, u których jest zatrudniony.

Ewidencja czasu pracy kierowcy zatrudnionego w kilku firmach – jak ją prowadzić poprawnie?

Prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowcy wykonującego pracę w systemie 2/2 lub w ramach zatrudnienia w kilku firmach wymaga wyjątkowej precyzji i konsekwencji. Obowiązujące regulacje jednoznacznie wskazują, w jaki sposób należy rejestrować czas jazdy, dyżury, przerwy oraz odpoczynki, aby rozliczanie czasu pracy kierowców zatrudnionych u kilku pracodawców było zgodne z prawem. Rzetelna dokumentacja pozwala ograniczyć ryzyko nieprawidłowości podczas kontroli oraz zapewnia spełnienie wymogów wynikających z przepisów krajowych i unijnych.

Oddzielne rejestrowanie czasu pracy w każdej firmie

Prawo pracy jednoznacznie wskazuje, że każdy pracodawca zatrudniający kierowcę ma obowiązek prowadzić odrębną ewidencję czasu pracy kierowcy, niezależnie od tego, czy kierowca wykonuje pracę również u innych pracodawców. Ewidencja czasu pracy kierowców musi obejmować wszystkie elementy czasu pracy, a nie wyłącznie czas prowadzenia pojazdu. W praktyce oznacza to konieczność wykazania liczby przepracowanych godzin z uwzględnieniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, godzin pracy w porze nocnej, godzin nadliczbowych, dyżurów oraz dni wolnych od pracy, zgodnie z obowiązującymi normami czasu pracy.

Wykorzystanie tachografu i karty kierowcy

Podstawowym narzędziem służącym do rejestrowania czasu pracy kierowcy jest tachograf. Każdy kierowca wykonujący przewozy powinien posiadać indywidualną kartę kierowcy, na której zapisywany jest czas jazdy, przerwy, odpoczynki oraz inne aktywności. Dane z karty kierowcy należy pobierać nie rzadziej niż co 28 dni, natomiast z pamięci tachografu co najmniej co 90 dni. Pliki te stanowią kluczowy dowód potwierdzający czas pracy kierowcy i powinny być integralną częścią ewidencji czasu pracy. Należy pamiętać, że aktywności zapisywane są równolegle zarówno na karcie kierowcy, jak i w pamięci urządzenia.

Manualne wpisy i ich znaczenie

Wpisy manualne w tachografie odgrywają istotną rolę w zapewnieniu ciągłości ewidencji czasu pracy. Kierowca jest zobowiązany do ich wykonania zawsze wtedy, gdy pomiędzy kolejnymi użyciami karty powstała przerwa w rejestracji aktywności. Ma to szczególne znaczenie przy rozliczaniu czasu pracy kierowcy zatrudnionego w kilku firmach, ponieważ brak wpisów powoduje luki w danych i może zostać uznany za naruszenie przepisów podczas kontroli. Obowiązkowe jest również ręczne oznaczanie kraju rozpoczęcia i zakończenia pracy, co wynika z przepisów unijnych.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy?

Ewidencja czasu pracy kierowców może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Coraz częściej stosowana elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala na automatyczne rozliczanie godzin pracy, nadgodzin oraz odpoczynków, ograniczając ryzyko błędów i ułatwiając przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli PIP lub ITD. Forma papierowa jest prostsza organizacyjnie, jednak bardziej czasochłonna i podatna na pomyłki. Niezależnie od przyjętego rozwiązania, ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez okres 10 lat od zakończenia okresu, którego dotyczy.

Najczęstsze błędy i ich konsekwencje

Firmy transportowe często popełniają błędy przy rozliczaniu czasu pracy kierowców zatrudnionych w kilku firmach, co może prowadzić do naruszenia norm czasu pracy oraz konsekwencji prawnych i finansowych. Nieprawidłowe rozliczenie godzin pracy kierowcy, nadgodzin czy odpoczynków zwiększa ryzyko sankcji i problemów podczas kontroli.

Najczęstszą przyczyną takich nieprawidłowości jest nieznajomość przepisów prawa pracy lub ich błędna interpretacja. Trudności nasilają się w sytuacji, gdy kierowca wykonuje pracę u kilku pracodawców jednocześnie, a rozliczany jest bez uwzględnienia łącznego czasu pracy danego kierowcy, co może skutkować przekroczeniem dopuszczalnych limitów.

Brak rozdzielenia czasu pracy między firmy

Jednym z najpoważniejszych błędów przy rozliczaniu czasu pracy kierowcy zatrudnionego w kilku firmach jest bezkrytyczne uwzględnianie aktywności zapisanych w plikach DDD pochodzących z pojazdów należących do innego pracodawcy. Problem ten szczególnie się nasila, gdy kierowca wykonuje pracę równolegle u dwóch przewoźników lub okazjonalnie realizuje przewozy dla innej firmy.

W takiej sytuacji dane z tachografu obsługującego „obcą” flotę trafiają do ewidencji czasu pracy kierowców w firmie podstawowej, co prowadzi do błędnego rozliczania godzin pracy, powstawania pozornych godzin nadliczbowych oraz sztucznego skrócenia odpoczynków dziennych i tygodniowych. Skutkiem są nieprawidłowości w ewidencji, które mogą zostać zakwestionowane podczas kontroli i skutkować sankcjami.

Nieprawidłowe rozliczanie pracy w godzinach nadliczbowych i pracy w porze nocnej

Firmy transportowe często błędnie obliczają nadgodziny kierowców zatrudnionych w kilku firmach, pomijając obowiązek uwzględnienia dodatkowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Innym częstym błędem jest nieuwzględnianie wyższych stawek za pracę w porze nocnej (22:00-6:00), co może wynikać z mylenia pory nocnej zdefiniowanej w Kodeksie pracy z porą nocną określoną w ustawie o czasie pracy kierowców. Nieprawidłowa metoda optymalizacji nadgodzin powoduje sztuczne zaniżenie poprzez wliczenie wynagrodzenia do polskiej stawki minimalnej.

Skutki kontroli PIP i ITD

W przypadku wykrycia nieprawidłowości podczas kontroli, przewoźnikom grożą konkretne sankcje finansowe i administracyjne. Za brak ewidencji czasu pracy grozi kara 1000 zł za każdego kierowcę, natomiast za fałszowanie ewidencji można otrzymać karę nawet 8000 zł.

Ponadto, trzy poważne naruszenia lub jedno bardzo poważne naruszenie w przeliczeniu na pojazd na rok skutkuje wydaniem ostrzeżenia. Drugie bardzo poważne naruszenie prowadzi do cofnięcia części wypisów z licencji, a trzecie może spowodować utratę dobrej reputacji przewoźnika.

Roszczenia pracownicze i spory sądowe

Brak prawidłowego rozliczania czasu pracy może prowadzić do roszczeń pracowniczych i sporów sądowych. Kierowcy mają prawo dochodzić niewypłaconych należności nawet za kilka lat wstecz, co dodatkowo naraża firmę na odsetki oraz kary administracyjne. Zgodnie z art. 218 par. 1a Kodeksu Karnego, złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika wynikających ze stosunku pracy może podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Warto zatem poświęcić czas na weryfikację poprawności rozliczeń, aby uniknąć poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Jak uniknąć problemów? Dobre praktyki i rekomendacje

Skuteczne ograniczenie ryzyka związanego z rozliczaniem czasu pracy kierowcy zatrudnionego w kilku firmach wymaga stosowania sprawdzonych procedur i konsekwentnych działań organizacyjnych. Odpowiednia prewencja pozwala uniknąć kar finansowych, nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy oraz sporów na tle wynagrodzeń i nadgodzin.

Szkolenie kierowców z obsługi tachografu

Jednym z kluczowych elementów pracy kierowcy zawodowego jest prawidłowa obsługa tachografu. Specjalistyczne szkolenia przygotowują kierowców do wykonywania wpisów manualnych, rejestrowania przekroczeń granic oraz korzystania z funkcji takich jak OUT czy prom/kolej. Kierowca powinien rzetelnie uzupełniać dane na karcie kierowcy, zwłaszcza za okresy, gdy karta nie znajdowała się w urządzeniu. Prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy znacząco ogranicza ryzyko kar podczas kontroli drogowych, które mogą sięgać kilku tysięcy złotych.

Regularne pobieranie danych z karty kierowcy

Dane z karty kierowcy należy pobierać nie rzadziej niż co 28 dni, natomiast z pamięci tachografu co najmniej raz na 90 dni. Pobranie danych jest obowiązkowe również przed zakończeniem współpracy z kierowcą. Każdy dzień opóźnienia może skutkować karą 500 zł za kierowcę, a osoba zarządzająca transportem naraża się na grzywnę do 2000 zł. Systematyczne pobieranie danych stanowi podstawę prawidłowego rozliczania godzin pracy kierowcy.

Zlecanie ewidencji firmie zewnętrznej

Outsourcing ewidencji czasu pracy kierowców to rozwiązanie, które pozwala ograniczyć koszty i zmniejszyć ryzyko błędów. Zewnętrzne podmioty zajmują się analizą zapisów z tachografów, rozliczaniem czasu pracy, obliczaniem wynagrodzeń oraz bieżącą kontrolą zgodności z przepisami. Dzięki aktualnej wiedzy o zmianach w prawie pracy i transporcie zapewniają również wsparcie podczas kontroli oraz kontakt z organami nadzorczymi.

Potrzebujesz wsparcia z rozliczaniem czasu pracy kierowców? Sprawdź nasze usługi i zleć ten proces naszym specjalistom!

Monitorowanie łącznego czasu pracy (maks. 1,5 etatu)

Czas pracy kierowcy zatrudnionego u więcej niż jednego pracodawcy nie może przekraczać 1,5 etatu, czyli maksymalnie 60 godzin tygodniowo. Należy uwzględniać, że nadgodziny wypracowane w jednej firmie wpływają na dopuszczalne limity w drugiej. Dlatego kluczowe jest bieżące monitorowanie łącznego czasu pracy kierowcy we wszystkich miejscach zatrudnienia, aby nie dopuścić do przekroczenia norm dobowych i tygodniowych.

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców zatrudnionych w kilku firmach - Podsumowanie

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców pracujących w kilku firmach wymaga rozdzielenia ewidencji między pracodawców, regularnego pobierania danych z tachografu i karty kierowcy oraz monitorowania łącznego czasu pracy (maks. 60 godzin tygodniowo). Kluczowe znaczenie mają poprawne wpisy manualne, właściwe rozliczanie nadgodzin i pracy w porze nocnej oraz stosowanie właściwych przepisów. Wdrożenie dobrych praktyk lub outsourcing rozliczeń pozwala ograniczyć ryzyko sankcji i sporów.

Jeśli prowadzisz firmę transportową i potrzebujesz wsparcia z księgowością w transporcie, rozliczaniem czasu pracy kierowców lub kwestiami kadrowo-płacowymi, zespół Evotax służy pomocą! Skontaktuj się z nami i wskaż, co stanowi wyzwanie, a zespół Evotax zajmie się resztą!