Wirtualna dieta bez tajemnic: Prosty przewodnik z przykładami

Czym są diety wirtualne?

Wirtualna dieta to pojęcie dotyczące nowoczesnej księgowości transportowej, które dotyczy zmian prawnych wprowadzonych przez Pakiet Mobilności. Pojęcie wirtualnych diet jest niezmiernie istotne, jako, że dotyczy systemu wynagrodzeń kierowców, ale przy tym jest również problematyczne

Wirtualna dieta w transporcie międzynarodowym - definicja wirtualnej diety

Termin "wirtualna dieta" nie posiada oficjalnej definicji zawartej w prawie lub przepisach krajowych czy unijnych. Jest to pojęcie techniczne, która powstało z zamiarem tymczasowym do celów obliczeniowych, jednak przyjęło się w branży transportowej i funkcjonuje w niej do tej pory.

Chcąc jednak zdefiniować termin "wirtualna dieta" można rzec, że jest to wskaźnik w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej zagranicą. Wirtualna dieta służy do obniżenia podstawy wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego (PIT) w firmach transportowych, w których kierowcy odbywają zagraniczne podróże służbowe.

Zgodnie z przepisami, stawka wirtualnej diety dla ZUS wynosi 60 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą, natomiast dla podatku dochodowego PIT jest to 20 euro.

Różnica między dietą wirtualną a tradycyjną dietą

Wirtualna dietę od diety tradycyjnej, stosowanej w transporcie krajowym, odróżnia to, że:

• Nie jest ona wypłacana fizycznie kierowcy;
• Nie stanowi elementu wynagrodzenia kierowcy;
• Nie jest kosztem podatkowym dla pracodawcy
• Nie wpływa na kwotę do wypłaty.

Od wirtualnej diety nie nalicza się składek społecznych ZUS, a także nie pomniejsza się jej kwoty w przypadku nieobecności pracownika. Ponadto, wirtualna dieta nie wlicza się do postaw zasiłku, urlopy czy ekwiwalentu. Służy ona wyłączenia do celów rozliczeniowych, pozwalając na optymalizację składek i podatków.

Dla porównania, tradycyjne diety są faktycznie wypłacane kierowcom - w gotówce lub przelewem.

Kto może korzystać z diet wirtualnych?

Wirtualne diety przysługują kierowcom, którzy odbywają zagraniczną podróż służbową w celach zarobkowych. Dotyczy to wszystkich rodzajów transportu: przewozów bilateralnych, cross-trade czy kabotażu.

Należy jednak mieć na uwadze, że chcąc zastosować wirtualną dietę do optymalizacji składek ZUS i podatku dochodowego, należy spełnić istotny warunek - wynagrodzenie kierowcy musi przekraczać prognozowane średnie wynagrodzenie w gospodarce narodowej (8673 zł brutto w 2025 r.). Dopiero gdy przychód pracownika przewyższa średnie wynagrodzenie, od dochodu odejmowane są przewidywane diety wirtualne przysługujące za każdy dzień pobytu za granicą.

Co również istotne, zgodnie z przepisami, do dni pracy za granicą nie zalicza się dni urlopu wypoczynkowego, okresów przebywania na zwolnieniu lekarskim oraz okresów korzystania z urlopu bezpłatnego.

Jeżeli natomiast kierowca przebywa za granicą mniej niż 12 godzin, kwoty diety wirtualnej ulegają odpowiedniemu pomniejszeniu.

Podstawy prawne diet wirtualnych

Przepisy dotyczące wirtualnych diet w transporcie międzynarodowym zakorzenione są w zmianach prawnych, które zrewolucjonizowały sposób rozliczania kierowców w transporcie międzynarodowym.

Kluczowe przepisy regulujące diety wirtualne

Podstawowym aktem prawnym, który reguluje kwestię wirtualnych diet w transporcie międzynarodowym jest ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Zgodnie z jej treścią, międzynarodowe przewozy drogowe nie są tożsame z definicją podróży służbowej.

Kolejnym bardzo istotnym aktem prawnym w kontekście diet wirtualnych jest ustawa z 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz.U. poz. 1523). Zmieniła ona zasady dot. obliczania wynagrodzenia kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe, które obecnie opisane są w rozdziale 3b, znajdującym się w ustawie o czasie pracy kierowców.

Co więcej, dla celów składkowych (ZUS) stosuje się przepisy dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, natomiast w kwestii podatkowej – przepisy o podatku dochodowym od osób fizycznych, konkretnie art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT.

Zmiany w przepisach Pakietu Mobilności od 2022 roku

W temacie przepisów regulujących diety wirtualne należy wspomnieć również o Pakiecie Mobilności, który wprowadził znaczące zmiany.

Pierwsza z nich miała miejsce 2 lutego 2022 r., kiedy to w ramach wdrażania Pakietu Mobilności dodano do ustawy o czasie pracy kierowców art. 21b. Tak jak zaznaczyliśmy wyżej - zgodnie z jej treścią kierowca wykonujący zadania w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej, a stanowi o tym ww. artykuł.

Następnie, po wejściu w życie ustawy o delegowaniu kierowców, zapis ten zmienił lokalizację i obecnie znajduje się w rozdziale 3b, art. 26f ustawy o czasie pracy kierowców. Brzmi on następująco: "Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77(5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy".

Co więcej, zgodnie z Pakietem Mobilności, do dnia 18 sierpnia 2023 r. wysokość diet wirtualnych różniła się w zależności od kraju i zależała od czasu spędzonego w danym państwie. Jednak od 19 sierpnia 2023 r., zgodnie z nową ustawą o delegowaniu kierowców, wprowadzono jednolite stawki:

• 60 EUR na potrzeby obliczenia podstawy oskładkowania (ZUS);
• 20 EUR na potrzeby pomniejszenia zaliczki na podatek dochodowy (PIT).

To ujednolicenie znacznie uprościło rozliczanie wynagrodzeń, szczególnie w przypadku firm specjalizujących się w przewozach dwustronnych. Wynika to z faktu, że nie jest już wymagane śledzenie przekroczeń granic poszczególnych państw.

Zachęcamy również do sprawdzenia naszego artykułu: Co zmienia Pakiet Mobilności? Zmiany przepisów w europejskim transporcie drogowym

Jak prawidłowo obliczać diety wirtualne?

Obliczanie diet wirtualnych jest szczególnie istotne dla optymalizacji wynagrodzeń kierowców i wymaga zrozumienia kilku podstawowych zasad. Sprawdźmy zatem, jak przeprowadzać właściwe obliczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami na konkretnych przykładach.

Kwoty wirtualnej diety: Stawki diet wirtualnych dla ZUS (60 EUR)

Podstawowa stawka wirtualnej diety dla celów ZUS wynosi 60 EUR za każdy dzień pracy kierowcy za granicą. Należy jednak pamiętać o ważnym warunku - ta ulga ma zastosowanie tylko wtedy, gdy miesięczne wynagrodzenie kierowcy przekracza przeciętną pensję. Ta w 2025 roku wynosi 8673 zł brutto.

W takiej sytuacji pracodawca może zmniejszyć przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne o wspomnianą kwotę.

Należy jednak zaznaczyć, że podstawa składki nie może być niższa od przeciętnego wynagrodzenia. Jeżeli kierowca zarabia mniej niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie, przepis o wyłączeniu z podstawy wymiaru składek kwoty 60 EUR nie ma zastosowania.

Kwoty wirtualnej diety: Stawki diet wirtualnych dla PIT (20 EUR)

W przypadku podatku dochodowego, wirtualna dieta wynosi 20 EUR za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Ta kwota jest wolna od podatku dochodowego zarówno dla pracowników zatrudnionych na umowie o pracę, jak i pracujących na podstawie umowy zlecenia.

Zatem przy rozliczeniu kierowcy pracodawca może odliczyć 20 EUR dziennie od podstawy opodatkowania, co pozwala obniżyć podatek dochodowy.

Obliczanie diet wirtualnych przy niepełnym dniu podróży

Przeliczanie walut przy dietach wirtualnych

Kwestia przeliczania walut na potrzeby rozliczania diet wirtualnych nie jest jednoznacznie określona w przepisach. Wirtualne diety nie są kosztem, co oznacza, że nie podlegają standardowym regulacjom. Jednak powszechną praktyką akceptowaną przez organy podatkowe jest przyjmowanie kursu EUR z dnia poprzedzającego zastosowanie wirtualnej diety.

Z kolei samo przeliczenie na złotówki odbywa się poprzez pomnożenie wyliczonej kwoty w euro przez odpowiedni kurs waluty.

Ponadto, chcąc uniknąć zarzutów o manipulacje kursami w celu uzyskania korzyści majątkowych, warto stosować jednolite podejście w całej firmie.

Wyliczenie wynagrodzenia kierowców - Praktyczne przykłady

Aby lepiej zrozumieć praktyczne zastosowanie diet wirtualnych, warto zobrazować obliczenia wynagrodzeń kierowców na konkretnych przykładach w różnych scenariuszach.

Wirtualna dieta w transporcie międzynarodowym - podsumowanie

Wirtualne diety stanowią obecnie podstawowy element rozliczeń w transporcie międzynarodowym. Jednolite stawki 60 euro dla ZUS oraz 20 euro dla PIT znacząco uprościły proces naliczania wynagrodzeń kierowców.

Należy jednak pamiętać, że prawidłowe stosowanie diet wirtualnych wymaga dokładnego śledzenia czasu spędzonego przez kierowcę za granicą oraz właściwego przeliczania stawek według aktualnych kursów walut. Dodajmy również, że ulgi składkowe przysługują wyłącznie kierowcom zarabiającym powyżej średniej krajowej.

System diet wirtualnych, mimo początkowych wątpliwości, okazał się skutecznym narzędziem optymalizacji kosztów w firmach transportowych. Przestrzeganie przedstawionych zasad oraz regularne monitorowanie zmian prawnych pozwoli uniknąć błędów w rozliczeniach i zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że wynagrodzenie kierowców w Twojej firmie jest obliczanie prawidłowo, a także zoptymalizowane, zleć je specjalistom Evotax! Skontaktuj się z nami i pozwól nam pomóc!

Wirtualna dieta kierowcy - Najczęściej zadawane pytania

Poniżej odpowiedzieliśmy na pytania dotyczące wirtualnych diet kierowców, z którymi spotykamy się najczęściej.

Jak oblicza się wirtualne diety dla kierowców?

Wirtualne diety oblicza się określając liczbę godzin, które kierowca spędził za granicą - pełną stawka przysługuje, gdy pobyt trwa powyżej 12 godzin - a następnie przemnożenie ich przez kwotę wirtualnej diety i liczbę dni. Dla ZUS, wysokość diety wirtualnej to 60 EUR, a dla PIT 20 EUR za każdy dzień. Przy pobytach krótszych niż 12 godzin stosuje się odpowiednie proporcje stawek.

Czym różni się wirtualna dieta od tradycyjnej diety kierowcy?

Wirtualną dietę od tradycyjnej diety kierowcy odróżnia m.in. fakt, że nie jest ona wypłacana fizycznie kierowcy, a także nie jest elementem jego wynagrodzenia. Wirtualna dieta służy jedynie do obniżenia podstawy wymiaru składek ZUS i podatku dochodowego w firmach transportowych, gdy kierowcy wykonują przewozy międzynarodowe.

Kto może korzystać z wirtualnych diet?

Z wirtualnych diet mogą korzystać kierowcy wykonujący międzynarodowe przewozy drogowe. Należy jednak pamiętać, że w przypadku ZUS, dieta wirtualna przysługuje jednie kierowcom,których miesięczne wynagrodzenie przekracza prognozowane średnie wynagrodzenie w gospodarce narodowej.

Jak przelicza się waluty przy rozliczaniu diet wirtualnych?

Chcąc przeliczyć waluty przy rozliczaniu wirtualnych diet, powszechnie przyjętą zasadą jest skorzystanie z kursu EUR z dnia poprzedzającego dzień pracy. Należy jednak podkreślić, że nie obowiązują jednoznaczne przepisy dotyczące przeliczania walut przy dietach wirtualnych.

Czy wirtualna dieta wpływa na wysokość wynagrodzenia netto kierowcy?

Tak, wirtualna dieta wpływa na wysokość wynagrodzenia netto kierowcy. Choć nie jest bezpośrednio wypłacana, pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania i oskładkowania, co w efekcie może zwiększyć kwotę netto otrzymywaną przez kierowcę.