Czym są sanitariaty dla kierowców i kiedy są zwolnione z ZUS i PIT w 2026 roku?

Czym są sanitariaty w transporcie i komu przysługują?

W transporcie międzynarodowym „sanitariaty” to potoczna nazwa zwrotu kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych: toalet, pryszniców i umywalni na parkingach, stacjach paliw i w miejscach obsługi podróżnych. Kierowca płaci za nie w trasie, a pracodawca oddaje mu te koszty w stałej stawce, bez zbierania paragonów.

Przepisy pozwalają na to od 19 sierpnia 2023 r., kiedy weszła w życie ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym. Sanitariaty nie są dodatkiem do pensji ani premią, tylko zwrotem kosztów, dlatego mają osobne zasady w PIT i ZUS. Szczegóły usługi: zwrot za sanitariaty dla kierowców.

Sanitariaty a koszty pracodawcy

Zwrot za sanitariaty kierowca dostaje bez podatku. Jeśli kierowca jest objęty art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców, a jego przychód w danym miesiącu przekracza próg, zwrot nie zwiększa też podstawy składek ZUS - wtedy ta sama kwota wypłacona jako sanitariaty kosztuje pracodawcę mniej niż podwyżka pensji o tę samą wartość.

Zwolnienie ze składek ZUS przysługuje jednak tylko w miesiącu, w którym przychód kierowcy jest wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie. W 2026 r. wynosi ono 9420 zł (w 2025 r. było to 8673 zł). Szczegóły opisujemy niżej, w części o składkach.

Sanitariaty to zwrot kosztów, a nie wynagrodzenie za pracę. Nie można więc nimi zastąpić części pensji, np. premii czy ryczałtu, i nie wlicza się ich do wynagrodzenia za urlop.

Kogo dotyczą sanitariaty?

Zwolnienie z PIT z art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT dotyczy kierowców, którzy wykonują zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych rzeczy i osób, i obejmuje przychody z umowy o pracę oraz z umowy zlecenia. Nie dotyczy kierowców prowadzących własną działalność (B2B). W PIT nie ma progu przychodu ani warunku dotyczącego masy pojazdu.

Inaczej jest w ZUS. Według brzmienia art. 22 ustawy o czasie pracy kierowców przepisów art. 26f-26i, w tym wyłączenia ze składek z art. 26g, nie stosuje się m.in. do kierowców przewożących rzeczy pojazdami o DMC do 3,5 t (dla przewozów międzynarodowych i kabotażu przepis wskazuje próg 2,5 t), kierowców przewożących osoby pojazdami do 9 miejsc łącznie z kierowcą oraz kierowców pojazdów wymienionych w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006. U takich kierowców sanitariaty są zwolnione z PIT, ale wchodzą do podstawy składek. Przy busach sposób rozliczenia warto ustalić z księgowym.

Zwolnienie dotyczy przewozów dwustronnych i cross-trade. Przy kabotażu dni pobytu za granicą też zwykle się liczą, ale to kwestia interpretacji - warto ją potwierdzić z księgowym.

Ile wynoszą sanitariaty?

Przepisy nie podają kwoty. Stawkę dzienną ustala pracodawca na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów usług sanitarnych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w krajach, w których kierowca pracuje (art. 26g pkt 2 lit. d ustawy o czasie pracy kierowców). Dlatego stawki różnią się między krajami i między firmami.

Zwrot za miesiąc to stawka dzienna dla danego kraju pomnożona przez liczbę dni pobytu w tym kraju w czasie przewozów międzynarodowych. Do dni pobytu nie wlicza się urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego i urlopu bezpłatnego (art. 26h ustawy o czasie pracy kierowców).

Przykład wyliczenia sanitariatów za miesiąc

Kierowca spędził w październiku 18 dni w Niemczech i 3 dni we Francji. Regulamin firmy przewiduje 10 euro dziennie dla Niemiec i 9 euro dla Francji. Zwrot za miesiąc wynosi 18 × 10 + 3 × 9 = 207 euro. Kwotę przelicza się na złote według zasad zapisanych w regulaminie, uzgodnionych z księgowym.

Czy sanitariaty trzeba dokumentować?

Kierowca nie musi zbierać paragonów za każdą toaletę czy prysznic - przepis mówi wprost o średnich nieudokumentowanych kosztach. Udokumentować trzeba co innego: skąd firma wzięła stawkę dzienną i ile dni kierowca spędził w danym kraju.

Ta sama nowelizacja zmieniła zasady wypłat za pracę za granicą. Szerzej piszemy o tym w tekście o tym, jak prowadzić delegacje kierowców i rozliczanie diet.

Przy kontroli ZUS albo urzędu skarbowego przydaje się regulamin, zestawienie cen usług sanitarnych w poszczególnych krajach i ewidencja dni pobytu za granicą, np. z danych z tachografu.

Sprawdź także: Kalkulator wynagrodzeń kierowców międzynarodowych

Podstawa prawna sanitariatów w PIT i ZUS

Sanitariaty wprowadziła ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym z 28 lipca 2023 r. Zmieniła ona dwie ustawy, z których dziś wynikają zwolnienia:

• PIT - art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia z podatku m.in. zwrot kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych, ustalony na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług w państwach, w których kierowca pracuje.
• ZUS - art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców wyłącza ten sam zwrot z podstawy składek na ubezpieczenia społeczne, ale tylko u kierowców, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, i tylko u kierowców objętych tym przepisem (art. 22 wyłącza z niego m.in. busy do 3,5 t przewożące rzeczy i pojazdy do 9 osób).

Co przygotować przed wdrożeniem sanitariatów?

Ustawa nie wymaga konkretnego dokumentu, ale bez niego trudno obronić stawkę przy kontroli. W praktyce firma powinna mieć:

• regulamin (albo zapis w regulaminie wynagradzania) z zasadami zwrotu i wskazaniem, którzy kierowcy go dostają,
• zestawienie, z którego wynika, jak ustalono średnie koszty usług sanitarnych w poszczególnych krajach (np. ceny na parkingach i w miejscach obsługi podróżnych),
• ewidencję dni pobytu kierowcy za granicą, od których liczy się zwrot,
• comiesięczne sprawdzenie, czy przychód kierowcy przekroczył próg z art. 26g.

Podstawa wymiaru składek ZUS

Wyłączenie sanitariatów z podstawy składek wynika z art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców. U kierowcy w transporcie międzynarodowym, którego miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie wlicza się zwrotu kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych.

Podstawą nie są przepisy rozporządzenia składkowego o świadczeniach BHP (§ 2 ust. 1 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.). Dotyczą one m.in. odzieży roboczej, posiłków i napojów, a nie zwrotu kosztów toalet i pryszniców w trasie.

Zwolnienie z PIT

Zwolnienie z podatku wynika wprost z art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT. Obejmuje przychody kierowcy z umowy o pracę i umowy zlecenia (nie z własnej działalności), w tym zwrot kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych. W PIT nie ma progu przychodu ani warunku dotyczącego masy pojazdu - zwolnienie przysługuje niezależnie od wysokości wynagrodzenia.

Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) dotyczy nieodpłatnych świadczeń w naturze. Sanitariaty są wypłatą pieniężną dla konkretnego kierowcy, więc są jego przychodem - od podatku zwalnia je wyłącznie art. 21 ust. 1 pkt 23d.

Sanitariaty a składki ZUS w 2026 roku - próg przychodu

Zwrot za sanitariaty jest wyłączony z podstawy składek ZUS tylko w miesiącu, w którym przychód kierowcy jest wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie. W 2026 r. wynosi ono 9420 zł - podaje je obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 19 listopada 2025 r. W 2025 r. próg wynosił 8673 zł.

Jeśli przychód kierowcy w danym miesiącu nie przekracza progu, zwrot za sanitariaty wchodzi do podstawy składek. Jeśli przekracza - nie wchodzi i pracodawca płaci niższe składki. Dlatego próg trzeba sprawdzać co miesiąc.

Ustawa nie precyzuje, jak dokładnie liczyć miesięczny przychód porównywany z progiem, np. czy pomniejszać go o zwroty kosztów. Przy wynagrodzeniu blisko progu warto to policzyć z księgowym przed wypłatą.

Wyższy próg w 2026 r. oznacza też wyższą minimalną podstawę składek kierowców. Więcej piszemy w artykule Podstawa ZUS dla kierowców transportu międzynarodowego w 2026 roku.

Sanitariaty dla kierowców - podsumowanie

Sanitariaty to legalny sposób na obniżenie kosztów pracy kierowców w transporcie międzynarodowym, ale tylko przy prawidłowym wdrożeniu. Zwolnienie z PIT działa zawsze (umowa o pracę i zlecenie), zwolnienie z ZUS tylko w miesiącach, w których przychód kierowcy przekracza próg (9420 zł w 2026 r.), i nie u kierowców busów do 3,5 t przewożących rzeczy. Przy kontroli najważniejsze będzie to, skąd firma wzięła stawki dzienne i czy ma ewidencję dni za granicą.

Jeżeli chcesz zlecić rozliczanie kierowców razem z sanitariatami, skontaktuj się z nami.