Nowelizacja Kodeksu Pracy 2026: Praktyczny Przewodnik dla Pracodawców

Jakie zmiany w Kodeksie Pracy 2026 weszły w życie 27 stycznia?

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 wprowadza trzy obszary zmian: formę elektroniczną czynności kadrowych, nowy termin wypłaty ekwiwalentu za urlop oraz szerszą reprezentację pracowników w sprawach ZFŚS.

Ustawa z 4 grudnia 2025 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych została opublikowana w Dzienniku Ustaw 12 stycznia 2026 roku (Dz.U. 2026, poz. 25) i weszła w życie 14 dni później, czyli 27 stycznia 2026 roku.

Forma elektroniczna czynności kadrowych

Najważniejsza zmiana w Kodeksie Pracy w 2026 roku zastępuje wymóg „formy pisemnej” określeniem „postać papierowa lub elektroniczna” w wielu czynnościach kadrowych.

Dzięki temu elektroniczne wnioski pracownicze można przekazywać przez systemy HR, platformy kadrowe, portale pracownicze lub e-mail - bez konieczności składania podpisu kwalifikowanego, o ile możliwa jest identyfikacja osoby składającej wniosek.

Forma elektroniczna czynności kadrowych obejmuje między innymi:

• Przekazywanie informacji o monitoringu;
• Konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy z zakładową organizacją związkową;
• Sporządzanie rozkładów czasu pracy;
• Wniosek o urlop bezpłatny złożony elektronicznie;
• Potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP.

Szukasz kogoś, kto poprowadzi teczki pracownicze w Twojej firmie? Zleć to Evotax!

Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop

Kolejna zmiana Kodeksu Pracy sprawia, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie musi już być wypłacany dokładnie w ostatnim dniu zatrudnienia - nowelizacja wiąże jego termin z terminem wypłaty wynagrodzenia.

Nowa regulacja z art. 171 § 4 Kodeksu pracy wiąże termin wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85, co ogranicza ryzyko błędów przy końcowym rozliczeniu pracownika.

Zmieniona reprezentacja pracowników w sprawach ZFŚS

W zakładach pracy bez związków zawodowych uzgodnienia dotyczące ZFŚS wymagają od 27 stycznia 2026 roku udziału co najmniej dwóch pracowników wybranych przez załogę, a nie jednego jak wcześniej. Zmiana dotyczy ustalania regulaminu ZFŚS, wysokości odpisu na fundusz oraz rezygnacji z jego tworzenia.

Nowelizacja nie zawiera regulacji przejściowych, więc wszystkie zmiany obowiązują od jednego dnia - 27 stycznia 2026 roku. Porozumienia zawarte przed tym terminem z jednym przedstawicielem pracowników pozostają jednak ważne.

Każdy z opisanych obszarów wymaga osobnego podejścia przy wdrażaniu. Zacznijmy od elektronicznych wniosków pracowniczych, które dla większości działów HR oznaczają największą zmianę organizacyjną.

Elektroniczne wnioski pracownicze – praktyczne wdrożenie

Elektroniczne wnioski pracownicze to zamknięty katalog 14 czynności kadrowych, które od 27 stycznia 2026 roku można (ale nie trzeba) realizować w postaci elektronicznej zamiast papierowej.

Aby e-wnioski kadrowe 2026 działały sprawnie, pracodawca musi zapewnić identyfikację pracowników oraz bezpieczeństwo przetwarzanych danych.

Które wnioski można złożyć elektronicznie?

Elektronicznie można realizować wniosek o urlop elektronicznie w kilku wariantach oraz szereg innych wniosków dotyczących czasu pracy:

• Indywidualny rozkład czasu pracy;
• Skrócony tydzień pracy;
• System pracy weekendowej;
• Ruchomy czas pracy;
• Odpracowanie zwolnienia od pracy;
• Czas wolny za nadgodziny;
• Urlop bezpłatny.

Ponadto w postaci elektronicznej przekazuje się informację PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, sporządza rozkłady czasu pracy oraz potwierdza zapoznanie się z przepisami BHP. Elektronicznie realizuje się również konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy z zakładową organizacją związkową.

Jak zapewnić identyfikację pracownika?

Identyfikacja osoby składającej wniosek nie wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego - wystarczy logowanie do systemu, autoryzacja użytkowników i historia operacji rejestrowana w systemach HR.

Pracownik może składać dokumenty przez:

• Systemy kadrowe i platformy pracownicze,
• Firmowe aplikacje komunikacyjne,
• Pocztę elektroniczną - o ile możliwe jest jednoznaczne ustalenie nadawcy oraz utrwalenie treści wiadomości.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów elektronicznych

Dokumentacja elektroniczna musi spełniać wymogi §9 i §10 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku, czyli gwarantować poufność, integralność, kompletność i dostępność danych.

W praktyce oznacza to szyfrowanie dokumentów, bezpieczne kanały komunikacji, regularne przeglądy uprawnień użytkowników oraz zgodność z RODO — w szczególności z zasadami minimalizacji danych i kontroli dostępu.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu elektronicznych wniosków pracowniczych

Najczęściej popełniane błędy przy wdrażaniu elektronicznych wniosków pracowniczych to:

• Brak mapowania procesów przed wdrożeniem - prowadzi do chaosu i powielania dokumentacji,
• Zbyt skomplikowany workflow - wydłuża procesy zamiast je usprawniać,
• Niedostateczne szkolenie zespołu,
• Pominięcie integracji z istniejącymi systemami i brak wyznaczonego lidera projektu.

Kolejnym obszarem wymagającym dostosowania do nowelizacji Kodeksu pracy 2026 są zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Sprawdź także: Elektroniczne Akta Osobowe - Czym są i jak długo trzeba je przechowywać?

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop - nowe terminy

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłaca się od 27 stycznia 2026 roku w terminie wypłaty wynagrodzenia, a nie już w dniu rozwiązania umowy.

Nowa regulacja z art. 171 § 4 Kodeksu pracy wiąże termin wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85, co ogranicza ryzyko błędów przy końcowym rozliczeniu pracownika.

Zasady ogólne wypłaty ekwiwalentu

Przykładowo — gdy umowa o pracę rozwiązuje się 31 marca 2026 roku, a wynagrodzenia są wypłacane 10. dnia następnego miesiąca, ekwiwalent powinien zostać wypłacony razem z ostatnim wynagrodzeniem, czyli 10 kwietnia 2026 roku.

Co zrobić, gdy termin wypłaty wynagrodzenia wypada przed ustaniem zatrudnienia?

Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, zastosowanie ma art. 171 § 5 Kodeksu pracy — pracodawca ma wtedy 10 dni od dnia ustania zatrudnienia na wypłatę ekwiwalentu.

Dla przykładu — pracodawca wypłacający wynagrodzenia 27. dnia miesiąca, przy rozwiązaniu umowy z końcem tego samego miesiąca, nie może wypłacić ekwiwalentu przed faktycznym ustaniem zatrudnienia; termin 10 dni liczy się wówczas od ostatniego dnia pracy.

Jak obliczyć prawidłowy termin wypłaty?

Gdy ostatni dzień 10-dniowego terminu przypada na dzień wolny od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Konkretny przykład: rozwiązanie umowy następuje 30 kwietnia 2026 roku, dziesiąty dzień terminu wypada w niedzielę 10 maja, a zatem wypłata powinna nastąpić najpóźniej w piątek 8 maja.

Konsekwencje niedotrzymania terminów

Niedotrzymanie terminu wypłaty ekwiwalentu niesie konkretne skutki:

• Odsetki za opóźnienie zgodnie z art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego;
• Prawo pracownika do skargi do Państwowej Inspekcji Pracy;
• Grzywnę z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, która od 8 lipca 2026 roku wynosi od 2 000 zł do 60 000 zł (wcześniej: 1 000–30 000 zł), a przy recydywie w ciągu dwóch lat - do 90 000 zł.

Pełną tabelę kar według nowych stawek oraz kontekst reformy PIP (m.in. nowe uprawnienie do samodzielnego przekwalifikowania umów) opisaliśmy w artykule Najczęstsze błędy w naliczaniu wynagrodzeń.

Kto pomoże wdrożyć nowelizację Kodeksu pracy 2026 w Twojej firmie?

Wdrożenie e-wniosków kadrowych, nowych terminów ekwiwalentu i zasad ZFŚS wymaga jednoczesnego przeglądu procedur, systemu IT i szkolenia zespołu - a błąd na każdym z tych etapów kosztuje realne pieniądze (grzywna do 60 000 zł za spóźniony ekwiwalent, nieważny regulamin ZFŚS przy złej reprezentacji załogi). Samodzielne dopilnowanie wszystkich terminów i zgodności z RODO jest czasochłonne, zwłaszcza gdy dział kadr jednocześnie obsługuje bieżące wypowiedzenia, urlopy i rozliczenia.

Zespół Evotax na co dzień liczy ekwiwalenty i wdraża elektroniczny obieg dokumentów kadrowych - nie musisz nam tłumaczyć podstaw. Reprezentujemy firmy przy kontrolach PIP, dbamy o to, by regulamin ZFŚS był zgodny z nowymi wymogami reprezentacji, i wdrażaliśmy już elektroniczny obieg wniosków w firmach o różnej skali.

Sprawdź, jak możemy pomóc w obsłudze kadrowo-płacowej Twojej firmy.

Jeśli zastanawiasz się, czy te zadania lepiej powierzyć zewnętrznemu partnerowi, czy rozbudować własny dział kadr, poznaj zalety i wady obu modeli oraz sprawdź porównanie kosztów, które znajdziesz w artykule Obsługa kadr i płac: własny dział czy outsourcing?

Ustalanie regulaminu ZFŚS bez związków zawodowych

W zakładach pracy bez związków zawodowych regulamin ZFŚS wymaga od 27 stycznia 2026 roku uzgodnienia z co najmniej dwoma przedstawicielami pracowników wybranymi przez załogę.

Kto może reprezentować pracowników?

Przedstawicielami mogą być wyłącznie pracownicy zatrudnieni w ramach stosunku pracy — nie mogą nimi być zleceniobiorcy, emeryci uprawnieni do korzystania ze środków funduszu, ani osoby zarządzające zakładem pracy w imieniu pracodawcy (dyrektorzy, zastępcy dyrektora, główni księgowi, radcy prawni). Przepisy nie wprowadzają natomiast ograniczeń dotyczących stażu pracy czy zajmowanego stanowiska.

Procedura wyboru przedstawicieli załogi

Ustawodawca nie określił konkretnego sposobu wyłaniania przedstawicieli. W praktyce stosuje się dwie metody: załoga wybiera reprezentantów na zebraniu bez formalnej procedury, albo pracodawca organizuje głosowanie z powołaną komisją wyborczą.

Proces powinien być udokumentowany protokołem wskazującym wybranych przedstawicieli oraz liczbę oddanych głosów.

Zakres uzgodnień z reprezentantami pracowników

Uzgodnienie oznacza dojście do porozumienia - zgodne ustalenie określonych kwestii, a nie tylko konsultację czy poinformowanie załogi.

Reprezentanci uczestniczą w ustalaniu regulaminu ZFŚS, wysokości odpisu na fundusz oraz ewentualnej rezygnacji z jego tworzenia. Porozumienia zawarte przed 27 stycznia 2026 roku z jednym przedstawicielem zachowują pełną moc prawną, natomiast każda modyfikacja wprowadzana po tej dacie wymaga już współpracy z co najmniej dwoma przedstawicielami.

Sprawdź też inne zmiany w Kodeksie pracy 2026

Opisana tu nowelizacja to nie jedyna zmiana w Kodeksie pracy w 2026 roku. Równolegle wdrażana jest unijna dyrektywa o jawności wynagrodzeń (2023/970) — część przepisów, dotycząca widełek płacowych w rekrutacji, obowiązuje już od 24 grudnia 2025 roku, a pozostałe (raportowanie luki płacowej, wartościowanie stanowisk) czekają na odrębną ustawę.

To jednak osobny temat, który szczegółowo opisaliśmy w artykule Jak wdrożyć jawność wynagrodzeń w firmie?

Nowelizacja KP 2026 - Podsumowanie

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 przynosi działom HR trzy konkretne ułatwienia:

• elektroniczne wnioski pracownicze ograniczające papierowy obieg dokumentów,
• elastyczne terminy wypłaty ekwiwalentu za urlop,
• szerszą reprezentację pracowników w sprawach ZFŚS.

Wdrożenie nie wymaga gruntownej przebudowy procesów — wystarczy przegląd procedur, dostosowanie systemu ewidencji dokumentów i przeszkolenie zespołu kadrowego, pamiętając o większej odpowiedzialności za bezpieczeństwo danych osobowych.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w dostosowaniu procedur kadrowych do nowelizacji Kodeksu pracy 2026 skontaktuj się z nami i wskaż, co stanowi wyzwanie - nasi specjaliści zajmą się resztą.