Jak Zdobyć Licencję Spedytora w 2025: Praktyczny Przewodnik Krok po Kroku

Jak uzyskać licencję spedycyjną? Krok 1: Zrozum, czym jest licencja spedycyjna

Licencja spedytora to dokument urzędowy, oficjalnie nazwany "licencją na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy" uprawniający do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie działalności spedycyjnej, czyli pośrednictwa i organizacji przy przewozie rzeczy i/lub osób. Formalnie określana jest jako licencja na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa, co stanowi podstawę prawną do organizowania i planowania przewozów na zlecenie innych podmiotów.

Licencja spedytora nie uprawnia do samodzielnego przewożenia towarów. Natomiast licencje transportowe (krajowa lub wspólnotowa) umożliwiają faktyczne wykonywanie przewozów drogowych i bezpośredni transport ładunków.

Warto podkreślić, że zakres obowiązków spedytora jest szerszy niż przewoźnika i wymaga kompleksowego zarządzania procesami logistycznymi.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania licencji spedycyjnej?

Obowiązek posiadania licencji spedycyjnej dotyczy wszystkich przedsiębiorców prowadzących zawodowo działalność organizacyjną w transporcie drogowym na zlecenie innych podmiotów. Wymóg ten obejmuje zarówno przedsiębiorców indywidualnych wpisanych do CEIDG, jak i spółki zarejestrowane w KRS.

Licencja nie jest wymagana jedynie w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które sporadycznie organizują przewozy towarów.

Czy licencja spedycyjna działa międzynarodowo?

Licencja spedytora ma charakter uniwersalny – nie jest podzielona na krajową i międzynarodową. Przedsiębiorca, który uzyskał licencję w Polsce, może wykorzystywać ją również na terytorium innych krajów Unii Europejskiej. To znacząca zaleta dla firm planujących ekspansję na rynki międzynarodowe.

Należy jednak pamiętać o ważnych ograniczeniach: licencji nie można odstępować osobom trzecim ani przenosić praw z niej wynikających. Licencja wygasa w określonych sytuacjach, takich jak upływ okresu ważności, zrzeczenie się uprawnień, śmierć posiadacza lub likwidacja przedsiębiorstwa.

Więcej o definicji licencji spedycyjnej przeczytasz w naszym artykule: Czym jest licencja spedycyjna?

Licencja spedycyjna a licencja transportowa

Licencja spedycyjna a licencja transportowa to dwa oddzielne dokumenty. Licencja spedytora pozwala wyłącznie na organizację i pośrednictwo w przewozach, natomiast licencja transportowa uprawnia do samodzielnego wykonywania transportu towarów lub pasażerów. Spedytor koordynuje proces przewozu, a przewoźnik faktycznie realizuje transport.

Istnieją dwa rodzaje licencji transportowych, o których przeczytasz w naszych artykułach:

• Czym Jest Licencja Transportowa Krajowa? Poradnik na 2025 rok
• Licencja Transportowa Międzynarodowa - Czym jest i jak ją zdobyć?

Jak uzyskać licencję spedycyjną? Krok 2: Sprawdź, czy spełniasz wymagania

Zanim przejdziesz do składania wniosku o licencję spedytora, konieczne jest dokładne sprawdzenie, czy Twoja firma spełnia wszystkie wymogi formalne, aby uzyskać licencję spedycyjną. Proces weryfikacji obejmuje trzy główne obszary: wymogi prawne i reputacyjne, zdolność finansową oraz kompetencje zawodowe.

Wymagania finansowe licencji spedycyjnej - 50 000 euro

Drugi kluczowy wymóg to wymagania finansowe licencji spedycyjnej. Przedsiębiorca musi wykazać dysponowanie środkami lub majątkiem w wysokości co najmniej 50 000 euro. Kwotę tę przelicza się według średniego kursu NBP obowiązującego 31 grudnia roku poprzedzającego rok oceny.

Sytuację finansową można udokumentować następującymi sposobami:

• Rocznym sprawozdaniem finansowym;
• Potwierdzeniem posiadania środków pieniężnych w gotówce lub na rachunkach bankowych;
• Zaświadczeniem o posiadaniu akcji, udziałów lub innych zbywalnych papierów wartościowych;
• Gwarancjami lub poręczeniami bankowymi;
• Dokumentami potwierdzającymi własność nieruchomości.

Powyższą dokumentację finansową warto przygotować z wyprzedzeniem, ponieważ jej kompletność bezpośrednio wpływa na szybkość rozpatrzenia wniosku.

Warunki uzyskania licencji transportowej - Certyfikat Kompetencji Zawodowych

Trzecim wymogiem jest posiadanie przez co najmniej jedną osobę w firmie odpowiedzialną za zarządzanie transportem Certyfikatu Kompetencji Zawodowych (CKZ). Certyfikat potwierdza kwalifikacje niezbędne do prowadzenia działalności transportowej.

Certyfikat Kompetencji Zawodowych wymagany do wydania licencji spedycyjnej otrzymuje się poprzez zdanie państwowego egzaminu organizowanego przez Instytut Transportu Samochodowego. Egzamin składa się z części teoretycznej oraz problemowej. Łączny koszt egzaminu i wydania certyfikatu wynosi 800 zł.

Istnieje możliwość zwolnienia z egzaminu dla osób posiadających:

• Dyplom studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich;
• Świadectwo ukończenia studiów podyplomowych, których program obejmował zagadnienia wymienione w rozporządzeniu UE nr 1071/2009.

W przypadku zwolnienia z całości egzaminu opłata wynosi jedynie 300 zł.

Spełnienie wszystkich powyższych wymogów jest warunkiem koniecznym do przejścia do kolejnego etapu - przygotowania dokumentacji i złożenia wniosku.

Jak uzyskać licencję spedycyjną? Krok 3: Przygotuj dokumenty i złóż wniosek

Po weryfikacji wszystkich wymogów formalnych nadchodzi czas na przygotowanie kompletnej dokumentacji i złożenie wniosku. Ten etap wymaga szczególnej staranności – niepełna lub niepoprawna dokumentacja może znacznie wydłużyć czas oczekiwania na decyzję lub skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpatrzenia.

Gdzie uzyskać licencję spedycyjną i kto wydaje licencję spedycyjną?

Wniosek o licencję spedycyjną składa się w organie samorządu terytorialnego właściwym dla siedziby przedsiębiorstwa, a organ udzielający licencji to:

• Urząd miasta – w przypadku miast na prawach powiatu;
• Starostwo powiatowe – we wszystkich pozostałych przypadkach.

Chcąc określić właściwy urząd, należy sprawdzić adres siedziby firmy wpisany w KRS lub CEiDG.

Aby uzyskać licencję spedycyjną, dokumenty należy złożyć na jeden z trzech sposobów:

• Osobiście w urzędzie;
• Przesłać pocztą;
• Przekazać elektronicznie przez platformę ePUAP.

Warto podkreślić, że wybierając metodę elektroniczną, dokumenty muszą być podpisane podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym.

Jakie są wymagane dokumenty do uzyskania licencji spedycyjnej?

Wniosek o udzielenie licencji musi zawierać podstawowe informacje o firmie:

• Dane osobowe i adresowe siedziby przedsiębiorstwa;
• Informacje kontaktowe;
• Numer NIP oraz dane o wpisie do CEiDG lub KRS;
• Wskazanie okresu ważności licencji (od 2 do 50 lat).

Do wniosku należy dołączyć następującą dokumentację:

• Oświadczenie osoby zarządzającej transportem;
• Oświadczenie o spełnieniu wymogu dobrej reputacji;
• Kopię Certyfikatu Kompetencji Zawodowych;
• Dokumenty potwierdzające zdolność finansową (sprawozdanie finansowe, potwierdzenie środków na rachunkach bankowych, akty własności nieruchomości, gwarancje bankowe);
• Oświadczenia członków zarządu lub osoby zarządzającej;
• Dowód wpłaty opłaty za licencję spedytora.

Warto pamiętać, że dokumenty składane elektronicznie wymagają opatrzenia podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym.

Czas oczekiwania na decyzję o wydanie licencji spedytora

Organ wydający licencję spedytora ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku. Jednak wydanie licencji spedycyjnej w uzasadnionych przypadkach może zostać przedłużone do 2 miesięcy, o czym wnioskujący jest wcześniej poinformowany.

Jeżeli wniosek zawiera braki formalne, urząd wzywa do ich uzupełnienia w terminie co najmniej 7 dni. Brak reakcji lub nieusunięcie braków w wyznaczonym terminie oznacza pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia. Z tego powodu kluczowe jest dokładne sprawdzenie kompletności wszystkich dokumentów przed ich złożeniem.

Jak uzyskać licencję spedycyjną? Krok 4: Koszty, ważność i dalsze obowiązki

Po przejściu przez proces aplikacyjny przedsiębiorca musi mieć na uwadze koszt uzyskania licencji, okres jej ważności oraz obowiązki, które będą towarzyszyć wnioskującemu przez cały czas posiadania uprawnień.

Koszt licencji spedycyjnej

Koszt uzyskania licencji spedycyjnej jest ściśle uzależniony od okresu, na jaki zostanie wydana:

• 800 zł za licencję ważną od 2 do 15 lat
• 900 zł za licencję ważną od 15 do 30 lat
• 1000 zł za licencję ważną od 30 do 50 lat

Opłatę należy wpłacić na konto urzędu właściwego dla rozpatrzenia wniosku. Warto zaznaczyć, że jeżeli dokumenty składa pełnomocnik, dodatkowo pobierana jest opłata skarbowa wynosząca 17 zł, chyba że pełnomocnictwo zostało udzielone osobie z rodziny.

Na jaki okres można uzyskać licencję spedycyjną?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, licencja spedycyjna wydawana jest na okres wskazany we wniosku - nie krótszy niż 2 lata i nie dłuższy niż 50 lat. Decyzję o długości okresu ważności podejmuje przedsiębiorca składający wniosek, biorąc pod uwagę plany rozwoju swojej działalności.

Zgłaszanie zmian - kluczowe obowiązki posiadacza licencji

Zmiana danych w licencji spedycyjnej to obowiązek posiadacza licencji spedytora. Musi on zostać spełniony w terminie 28 dni od ich zaistnienia. Do najważniejszych zmian, które wymagają zgłoszenia, należą:

• Zmiana nazwy lub adresu siedziby firmy;
• Zmiana osoby zarządzającej transportem;
• Zmiany dotyczące bazy eksploatacyjnej.

Za każdą zmianę danych w licencji pobiera się opłatę w wysokości 10% opłaty podstawowej. Co więcej, niezgłoszenie zmian w wymaganym terminie może skutkować karą pieniężną wynoszącą 800 zł za każdą zmianę.

Czy można przekazać lub zawiesić licencję spedycyjną?

Zgodnie z art. 13 ust. 1 Ustawy o transporcie drogowym, licencji nie można odstępować osobom trzecim ani przenosić wynikających z niej praw. Jednakże organ udzielający licencji może przenieść prawa do niej w szczególnych przypadkach, takich jak połączenie, podział, przekształcenie lub sprzedaż przedsiębiorstwa.

W przypadku licencji transportowych przewoźnik ma prawo zawiesić działalność nawet na 12 miesięcy, zgłaszając ten fakt do organu wydającego licencję. W spedycji przepisy wyglądają inaczej – ustawa nie przewiduje formalnego zawieszenia licencji spedycyjnej. Jeśli przedsiębiorca przez ponad 6 miesięcy nie prowadzi działalności w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy, organ może wszcząć postępowanie i cofnąć licencję.

Oznacza to, że spedytor nie ma tak elastycznej możliwości zawieszenia działalności jak przewoźnik, dlatego każda dłuższa przerwa w prowadzeniu firmy wiąże się z ryzykiem utraty uprawnień.

Licencja spedytora – Kluczowe informacje na zakończenie

Licencja spedycyjna – jak uzyskać ją w 2025 roku? Aby otrzymać uprawnienia, przedsiębiorca musi spełnić trzy warunki: posiadać dobrą reputację, wykazać zdolność finansową min. 50 000 euro oraz mieć w firmie osobę posiadającą Certyfikat Kompetencji Zawodowych w transporcie drogowym.

Wniosek o wydanie licencji spedycyjnej składa się w starostwie powiatowym lub urzędzie miasta, a koszt licencji wynosi od 800 do 1000 zł w zależności od okresu ważności (2–50 lat). Licencja spedycyjna obowiązuje również w całej UE, co umożliwia prowadzenie działalności międzynarodowej.

Jeżeli prowadzisz firmę transportową i potrzebujesz wsparcia w księgowości w branży transportowej czy rozliczaniu czasu pracy kierowców, chętnie pomożemy! Skontaktuj się z nami, a i pozwól zespołowi Evotax pomóc Twojej firmie!