Jak Założyć Firmę Transportową w 2025: Praktyczny Poradnik Krok po Kroku

Jak zacząć firmę transportową? Pierwsze kroki

Właściwe zaplanowanie działalności transportowej stanowi fundament przyszłego sukcesu przedsiębiorstwa. Dokładne przygotowanie na etapie wstępnym znacząco wpływa na późniejsze funkcjonowanie firmy i może zadecydować o jej konkurencyjności na rynku.

Przewóz drogowy - Jak określić zakres usług i zasięg działania?

Usługi transportowe obejmują zorganizowaną działalność polegającą na przemieszczaniu towarów z jednego miejsca w drugie przy użyciu różnych środków transportu, dlatego chcąc otworzyć firmę transportową, pierwszym istotnym krokiem jest określenie zakresu usług transportowych oraz zasięgu działania.

Szczególnie istotne jest zdefiniowanie rodzaju przewozów drogowych:

• FTL (całopojazdowe);
• LTL (częściowe);
• Ekspresowe;
• Specjalistyczne (np. chłodnicze).

Równie ważnym elementem planowania jest ustalenie zasięgu geograficznego działalności. Decyzja o funkcjonowaniu lokalnym, krajowym czy międzynarodowym bezpośrednio wpływa na wymóg posiadania licencji transportowej i zezwoleń, które należy uzyskać.

Jakie koszty wiążą się z założeniem firmy transportowej? - Budżet i analiza kosztów

Rozpoczęcie działalności transportowej wymaga znacznych nakładów finansowych. Dla mniejszych przedsięwzięć minimalna kwota startowa wynosi około 50 tysięcy złotych, natomiast większe operacje mogą wymagać nawet kilkuset tysięcy złotych.

Struktura kosztów początkowych obejmuje:

• Leasing pojazdów;
• Ubezpieczenia;
• Opłaty urzędowe;
• Oprogramowanie i systemy GPS;
• Rejestrację działalności.

Kluczowym wymogiem prawnym jest wykazanie zdolności finansowej w wysokości co najmniej 9000 EUR na pierwszy pojazd oraz 5000 EUR na każdy dodatkowy pojazd o DMC większej niż 3,5 tony. Te kwoty stanowią zabezpieczenie działalności przewoźnika i muszą być udokumentowane, aby uzyskać licencję transportową.

Firmy transportowe w Polsce - Formalności i rejestracja działalności

Po przygotowaniu koncepcji biznesowej nadchodzi moment formalizacji przedsięwzięcia. Rejestracja firmy transportowej wymaga dopełnienia określonych procedur prawnych i administracyjnych, które różnią się w zależności od wybranej formy działalności.

Wybór formy prawnej i rejestracja w CEIDG lub KRS

Przedsiębiorcy mają do wyboru kilka form prawnych prowadzenia działalności transportowej. Najpopularniejszym rozwiązaniem pozostaje jednoosobowa działalność gospodarcza, choć możliwe są również spółki cywilne oraz spółki prawa handlowego – zarówno osobowe, jak i kapitałowe. Warto zaznaczyć, że spółka partnerska nie może wykonywać działalności transportowej.

Założenie własnej firmy transportowej w formie jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki cywilnej ma miejsce w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Proces ten obejmuje wypełnienie formularza CEIDG-1, który można podpisać osobiście w urzędzie miasta lub gminy, przesłać elektronicznie z podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, albo wysłać listem poleconym.

Z kolei rejestracja spółki prawa handlowego – spółki jawnej, spółki komandytowej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjnej – wymaga rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Należy pamiętać, że spółki kapitałowe wymagają kapitału zakładowego, który dla spółki z o.o. wynosi minimum 5000 zł.

Kod PKD dla firmy transportowej

Elementem założenia własnej firmy transportowej jest właściwy dobór kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), które wskazują na właściwy transport drogowy towarów oraz transport drogowy osób.

Podstawowym dla transportu drogowego towarów jest numer PKD 49.41.Z. Kod ten obejmuje przewóz różnorodnych ładunków – od dłużyc i inwentarza żywego, przez towary zamrożone i ciężkie, aż po masowe, a także wynajem samochodów ciężarowych z kierowcą.

Jeżeli planowana działalność obejmuje również pośrednictwo przy przewozach, warto rozważyć dodanie kodu 52.29.C – działalność pozostałych agencji transportowych. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie ogranicza liczby kodów PKD, natomiast przy rejestracji w KRS można wskazać maksymalnie 10 kodów.

Numer NIP, REGON i rejestracja VAT

System rejestracji funkcjonuje w sposób zintegrowany – po złożeniu wniosku w CEIDG dane automatycznie trafiają do urzędu skarbowego (który nadaje NIP) oraz do GUS (który przydziela numer REGON). Wpis w ewidencji pojawia się najpóźniej następnego dnia roboczego, przy czym działalność można rozpocząć już w dniu złożenia wniosku.

Warto dodać, że przedsiębiorcy z przewidywanymi obrotami nieprzekraczającymi 200 000 złotych rocznie mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Przekroczenie tego progu obliguje do rejestracji jako podatnik VAT przy użyciu druku VAT-R.

W przypadku otwarcia spółki z o.o. należy nie zapomnieć o obowiązku złożenia odpowiednich formularzy NIP-8, PCC-3 oraz zgłoszenia do rejestru beneficjentów rzeczywistych CRBR.

Wymogi firm transportowych: Licencje, certyfikaty i baza operacyjna

Po dopełnieniu formalności rejestracyjnych nadchodzi czas na uzyskanie wymaganych uprawnień oraz spełnienie wymogów prawnych. Legalnie prowadzona działalność transportowa wymaga uzyskania certyfikatu kompetencji zawodowych oraz odpowiedniej licencji transportowej - licencji krajowej (czyli zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego) lub licencji wspólnotowej.

Certyfikat Kompetencji Zawodowych

Certyfikat kompetencji zawodowych stanowi dokument potwierdzający posiadanie kwalifikacji niezbędnych do wykonywania działalności transportowej i jest warunkiem koniecznym uzyskania licencji. Firma transportowa powinna zgłosić do licencji osobę zarządzającą transportem, która legitymuje się takim certyfikatem, jednak nie musi to być koniecznie właściciel firmy czy członek zarządu spółki.

Proces uzyskania certyfikatu kompetencji zawodowych obejmuje zdanie egzaminu państwowego składającego się z dwóch części:

• Część teoretyczna – 64 pytania testowe;
• Część praktyczna – zadanie egzaminacyjne.

Egzaminy przeprowadza Instytut Transportu Samochodowego w Warszawie oraz w wybranych miastach Polski. Całkowity koszt wynosi 800 zł, w tym 500 zł za egzamin i 300 zł za wydanie certyfikatu. Warto zaznaczyć, że osoby posiadające odpowiednie wykształcenie mogą być częściowo lub całkowicie zwolnione z egzaminu.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, jak uzyskać certyfikat kompetencji zawodowych lub szukasz informacji na jego temat, zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem: Certyfikat Kompetencji Zawodowych w 2025 roku - Co musisz wiedzieć?

Licencja transportowa krajowa

Uzyskanie krajowej licencji transportowej, czyli zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, jest obowiązkowe dla polskich firm transportowych, które zamierzają wykonywać:

• Transport drogowy towarów w celach zarobkowych przy użyciu pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony;
• Transport drogowy osób pojazdami zaprojektowanymi do przewozu więcej niż 9 osób, łącznie z kierowcą.

Ponadto, chcąc uzyskać zezwolenie, przewoźnik drogowy musi złożyć odpowiedni wniosek wraz z dokumentami we właściwym Starostwie Powiatowym oraz musi liczyć się z kosztem rzędu 800 - 1000 PLN, w zależności od okresu ważności zezwolenia.

Więcej na temat procesu uzyskania tego dokumentu przeczytasz w naszym artykule: Czym Jest Licencja Transportowa Krajowa? Poradnik na 2025 rok

Licencja transportowa międzynarodowa

O ile założenie działalności gospodarczej w branży transportowej działającej jedynie na polskim rynku wymaga uzyskania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (licencji krajowej), o tyle chcąc dokonać ekspansji na rynki europejskie, przewoźnicy drogowi będą musieli zdobyć także licencję wspólnotową, zwaną również międzynarodową licencją transportową.

Jest to podstawowy dokument uprawniający polskie firmy do świadczenia usług transportu drogowego rzeczy lub osób poza granicami Polski, na terenie innych krajów Unii Europejskiej oraz państw objętych umowami międzynarodowymi.

Aby uzyskać licencję wspólnotową, konieczne jest posiadanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (tzw. licencji krajowej) oraz złożenie kompletnego wniosku do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Koszt wydania licencji międzynarodowej to 4000 PLN lub 8000 PLN (zależnie od okresu ważności). Przedsiębiorcy otrzymują również wypisy z licencji dla każdego pojazdu — to one stanowią fizyczny dowód posiadania uprawnień podczas kontroli drogowej, jednak ich wydanie jest dodatkowo płatne za każdy pojazd.

Więcej na temat licencji wspólnotowej przeczytasz w: Licencja Transportowa Międzynarodowa - Czym jest i jak ją zdobyć?

Wymogi dotyczące bazy eksploatacyjnej

Przedsiębiorcy, którzy chcą otworzyć firmę transportową w Polsce muszą mieć na uwadze, że od stycznia 2023 roku obowiązują zaktualizowane przepisy dotyczące bazy eksploatacyjnej. Zgodnie z nowymi regulacjami, baza eksploatacyjna musi spełniać następujące warunki:

• Siedziba firmy transportowej – na terytorium Polski;
• Organizacja działalności – przystosowana do prowadzenia działalności w sposób zorganizowany i ciągły;
• Infrastruktura – zawierająca co najmniej jeden element: miejsce postojowe, miejsce załadunku/rozładunku lub miejsce konserwacji pojazdów.

Dodatkowo, baza musi dysponować miejscami postojowymi dla co najmniej 1/3 floty pojazdów zgłoszonych do licencji.

Należy podkreślić, że nieprzestrzeganie wymogów dotyczących bazy eksploatacyjnej może skutkować odmową wydania licencji lub jej cofnięciem.

Zarządzanie firmą i rozwój działalności

Skuteczne zarządzanie operacyjne stanowi fundament rentowności każdej firmy transportowej. Po dopełnieniu wszystkich formalności prawnych przychodzi czas na codzienne aspekty prowadzenia przedsiębiorstwa transportowego.

Zatrudnianie kierowców i obowiązki pracodawcy

Proces rekrutacji kierowcy zawodowego wymaga weryfikacji kilku kluczowych dokumentów. Pracodawca musi sprawdzić nie tylko ważne prawo jazdy, ale także kod 95 potwierdzający kwalifikacje zawodowe oraz aktualne orzeczenia lekarskie i psychologiczne. Przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania kopii tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia.

Ponadto, pracodawca ma obowiązek kierować pracowników na badania lekarskie i psychologiczne, pokrywając koszty tych badań, oraz zapewniać szkolenia okresowe. Zatrudniając kierowcę spoza Unii Europejskiej, konieczne jest dodatkowo uzyskanie świadectwa kierowcy i karty kwalifikacji kierowcy.

Warto pamiętać, że odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy kierowców spoczywa na pracodawcy, który musi zapewnić odpowiednie systemy monitorowania i ewidencjonowania aktywności zawodowej swoich pracowników.

Budowa floty i finansowanie

Finansowanie floty transportowej stanowi jedno z największych wyzwań dla początkujących przedsiębiorców. Leasing oferuje atrakcyjną alternatywę dla zakupu pojazdu za gotówkę, umożliwiając korzystanie z nowych pojazdów bez konieczności inwestowania pełnej ich wartości.

Leasing wymaga zazwyczaj mniej formalności niż kredyt bankowy i często pozwala na niższą wpłatę własną, nawet od 10% wartości pojazdu. Przedsiębiorcy mogą wybierać między leasingiem operacyjnym, gdzie raty stanowią koszt uzyskania przychodu, a leasingiem finansowym, czy pożyczką leasingową.

Możliwości leasingu obejmują nie tylko ciągniki siodłowe, ale również naczepy, przyczepy oraz pojazdy specjalistyczne dostosowane do konkretnych potrzeb transportowych, a więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Jaki leasing na samochód ciężarowy wybrać? Porównanie dostępnych form finansowania

Jak prowadzić marketing firmy transportowej i pozyskiwać zlecenia?

Prowadzenie firmy transportowej wiąże się z pozyskiwaniem nowych zleceń, co nierzadko wymaga promocji i działań marketingowych, zarówno w formie online, jak i offline.

W zakresie marketingu internetowego warto inwestować w optymalizację SEO, kampanie Google Ads oraz aktywną obecność w mediach społecznościowych. Równocześnie tradycyjne metody promocji, takie jak oklejanie firmowych pojazdów czy dystrybucja materiałów drukowanych, nadal są powszechnie praktykowane.

Ponadto, stałe zlecenia transportowe można pozyskać poprzez korzystanie z giełd transportowych, uczestnictwo w targach transportowych i logistycznych (np. Monachium czy Warszawie), przetargach komercyjnych oraz budowanie pozytywnego wizerunku firmy opartego na referencjach od zadowolonych klientów.

Giełdy transportowe i budowanie relacji z klientami

Giełdy transportowe to internetowe platformy umożliwiające skuteczne dopasowanie ładunków do dostępnej przestrzeni transportowej. Codziennie można na nich znaleźć nawet do miliona ofert przewozowych, a systematyczne korzystanie z tych platform pozwala ograniczyć puste przebiegi i znacząco zwiększyć rentowność działalności.

Budowanie trwałych relacji z klientami to proces obejmujący rozpoznanie oczekiwań kontrahentów, dostarczenie odpowiednich rozwiązań transportowych oraz ciągłe doskonalenie jakości świadczonych usług. Wdrożenie systemu CRM może znacząco usprawnić komunikację z klientami i zwiększyć ich lojalność wobec firmy.

Założenie firmy transportowej w 2025 roku - Podsumowanie

Założenie firmy transportowej w 2025 roku to nie tylko administracyjna procedura, ale strategiczna decyzja biznesowa, która wymaga przemyślanego planu działania, kapitału oraz znajomości obowiązujących przepisów. Kluczem do sukcesu jest połączenie formalnej zgodności z dynamicznym zarządzaniem operacyjnym i umiejętnym dostosowywaniem się do wymagań rynku.

Branża transportowa, choć obciążona regulacjami, oferuje realne możliwości wzrostu — zarówno w segmencie lekkich pojazdów do 3,5 tony, jak i w pełnoskalowej działalności międzynarodowej. Wybór odpowiedniej strategii, zadbanie o odpowiednią bazę eksploatacyjną, siedzibę firmy transportowej oraz skuteczny model pozyskiwania klientów to elementy, które zdecydują o długofalowej rentowności i stabilności przedsiębiorstwa.

Jeśli planujesz otworzyć firmę transportową i potrzebujesz wsparcia w procesie zakładania działalności, licencjonowania lub organizacji operacyjnej – skontaktuj się z nami! Nasz zespół pomoże Ci przejść przez każdy etap profesjonalnie i zgodnie z aktualnymi wymogami prawa transportowego.