Czym jest licencja spedycyjna?

Co to jest licencja spedycyjna i czym różni się od transportowej? Definicja licencji spedycyjnej

Licencja spedycyjna, która formalnie nazywa się "licencją na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy", to dokument uprawniający przedsiębiorcę do pośredniczenia przy organizowaniu przewozów. Jest to podstawa prawna działalności dla firm zajmujących się organizacją transportu towarów. Warto zauważyć, że dokument ten jest wydawany na okres nie krótszy niż 2 lata oraz nie dłuższy niż 50 lat. Na jego podstawie firma może planować i organizować przewozy dla innych podmiotów, natomiast nie daje on uprawnień do samodzielnego przewożenia towarów.

Kiedy i kto musi uzyskać licencję spedycyjną?

Obowiązek posiadania licencji spedycyjnej dotyczy wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność organizacyjną w transporcie drogowym na zlecenie innych podmiotów. Przez to rozumie się między innymi: organizowanie transportu, przygotowywanie instrukcji dla przewoźników, organizowanie odpraw celnych, opracowywanie optymalnych tras przewozu, dobór odpowiedniej floty, zawieranie umów z podwykonawcami oraz przygotowywanie dokumentacji całego procesu.

Wymóg posiadania licencji spedycyjnej obejmuje zarówno przedsiębiorców indywidualnych wpisanych do CEIDG, jak i spółki zarejestrowane w KRS.

Warto podkreślić, że działalność spedytora nie byłaby możliwa bez współpracy z przewoźnikiem posiadającym licencję transportową. Choć zakres działalności firmy spedycyjnej jest znacznie szerszy niż firmy transportowej, to spedytor nie może samodzielnie realizować przewozu towarów - jego rola polega na zapewnieniu, że ładunki zostaną dostarczone od punktu A do punktu B przez uprawnionych przewoźników.

Kto nie musi mieć licencji spedycyjnej?

Licencja nie jest wymagana jedynie w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które sporadycznie organizują przewozy towarów.

Czy licencja spedycyjna działa międzynarodowo?

Licencja spedycyjna ma charakter uniwersalny – nie jest podzielona na krajową i międzynarodową. Przedsiębiorca, który uzyskał licencję w Polsce, może wykorzystywać ją również na terytorium innych krajów Unii Europejskiej. To znacząca zaleta dla firm planujących ekspansję na rynki międzynarodowe.

Należy jednak pamiętać o ważnych ograniczeniach: licencji nie można odstępować osobom trzecim ani przenosić praw z niej wynikających. Licencja wygasa w określonych sytuacjach, takich jak upływ okresu ważności, zrzeczenie się uprawnień, śmierć posiadacza lub likwidacja przedsiębiorstwa.

Licencja spedycyjna a licencja transportowa

Warto podkreślić, że licencja spedycyjna to nie to samo, co licencja transportowa.

Zasadnicza różnica między licencją spedycyjną a transportową dotyczy zakresu uprawnień. Licencja transportowa pozwala na bezpośrednie wykonywanie usług transportowych, włączając w to przewóz towarów lub pasażerów własnym lub wynajętym pojazdem. Przewoźnik dysponujący taką licencją odpowiada za załadunek, transport i rozładunek ładunków oraz za ich bezpieczeństwo podczas przewozu.

Natomiast licencja spedycyjna umożliwia jedynie organizację i koordynację przewozu - spedytor działa jako pośrednik między nadawcą a przewoźnikiem. W przeciwieństwie do licencji transportowej, licencja spedycyjna nie jest ograniczona tonażem ani trasą przewozu - obowiązuje zarówno przy pośrednictwie krajowym, jak i międzynarodowym.

Więcej o licencjach transportowych przeczytasz w naszych artykułach:

• Czym Jest Licencja Transportowa Krajowa? Poradnik na 2025 rok
• Licencja Transportowa Międzynarodowa - Czym jest i jak ją zdobyć?

Wymagania do uzyskania licencji spedycyjnej

Warunki uzyskania licencji spedycyjnej są określone w Ustawie o transporcie drogowym. Zarówno przedsiębiorcy indywidualni, jak i spółki prawa handlowego muszą dopełnić tych samych formalności, aby móc legalnie prowadzić działalność w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy.

Wymóg dobrej reputacji

Dobra reputacja firmy stanowi fundament działalności spedycyjnej. Aby spełnić ten wymóg, przedsiębiorca indywidualny lub osoby zarządzające firmą (członkowie zarządu, wspólnicy spółek osobowych) nie mogą być skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa karne skarbowe lub przestępstwa umyślne przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów, środowisku lub warunkom pracy i płacy oraz inne związane z wykonywaniem zawodu.

Ponadto, wobec tych osób nie może być wydane prawomocne orzeczenie zakazujące wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego.

Do wniosku o licencję należy dołączyć oświadczenie o spełnianiu wymogu dobrej reputacji, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.

Certyfikat Kompetencji Zawodowych

Kolejnym niezbędnym warunkiem jest posiadanie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych w transporcie drogowym przez przynajmniej jedną osobę zarządzającą transportem w przedsiębiorstwie. Certyfikat ten potwierdza posiadanie wiedzy niezbędnej do wykonywania działalności transportowej.

Aby uzyskać certyfikat, należy zdać egzamin organizowany przez Instytut Transportu Samochodowego. Koszt całej procedury wynosi 800 zł – 500 zł za egzamin oraz 300 zł za wydanie dokumentu. Istnieje również możliwość zwolnienia z egzaminu dla osób posiadających odpowiednie wykształcenie wyższe, obejmujące zagadnienia wymienione w załączniku I do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009.

Czy licencja spedycyjna obowiązuje w przypadku pojazdów z DMC do 3,5t?

W przeciwieństwie do licencji transportowej, licencja spedycyjna nie jest powiązana z tonażem pojazdów. Dotyczy ona wyłącznie pośrednictwa przy przewozie rzeczy, niezależnie od rodzaju i wielkości transportowanych towarów.

Natomiast w przypadku licencji transportowej, od 21 maja 2022 roku przewoźnicy wykorzystujący pojazdy o DMC powyżej 2,5 tony, a poniżej 3,5 tony w transporcie międzynarodowym muszą posiadać licencję wspólnotową.

Gdzie uzyskać licencję spedycyjną?

Licencję spedycyjną wydaje starosta właściwy dla siedziby przedsiębiorcy. Wniosek wraz z wymaganymi dokumentami (m.in. oświadczenia, zaświadczenia i potwierdzenie opłaty) należy złożyć w starostwie powiatowym lub urzędzie miasta na prawach powiatu.

Jaki jest okres ważności licencji spedycyjnej?

Ważność licencji spedycyjnej to minimum 2 lata, a maksymalny okres, po którym licencja spedycyjna wygasa to 50 lat. Okres jej ważności określa sam wnioskujący we wniosku, biorąc pod uwagę swoje plany biznesowe. Po upływie tego terminu konieczne jest złożenie wniosku o przedłużenie.

Jak złożyć wniosek o licencję spedycyjną?

Proces składania wniosku o licencję spedycyjną jest sformalizowany i wymaga przygotowania odpowiednich dokumentów oraz złożenia ich we właściwym urzędzie. Prawidłowe dopełnienie formalności znacząco przyspieszy uzyskanie uprawnienia do prowadzenia działalności spedycyjnej.

Wniosek o licencję spedycyjną należy złożyć w starostwie powiatowym lub urzędzie miasta właściwym ze względu na siedzibę przedsiębiorstwa na jeden z trzech sposobów:

• Osobiście;
• Listownie;
• Elektronicznie - przez ePUAP, z uwzględnieniem, że wszystkie dokumenty muszą mieć formę dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym.

Licencja spedycyjna - dokumenty wymagane

Wymagane dokumenty do wniosku o licencję spedycyjną to m.in.:

• Wypełniony wniosek zawierający dane przedsiębiorcy, adres siedziby, NIP, informację o wpisie do CEiDG lub KRS oraz określenie okresu, na jaki licencja ma zostać wydana (od 2 do 50 lat)
• Kopię Certyfikatu Kompetencji Zawodowych osoby zarządzającej transportem;
• Oświadczenie o spełnieniu wymogu dobrej reputacji.

Zgłaszanie zmian w licencji spedycyjnej

Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić wszelkie zmiany danych w licencji spedycyjnej w terminie 28 dni od dnia ich powstania. Jeżeli zmiany dotyczą informacji zawartych w samej licencji, konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku o zmianę. Niezgłoszenie zmian w wymaganym terminie podlega karze pieniężnej wynoszącej 800 zł za każdą zmianę.

Kiedy licencja spedycyjna wygasa lub może być cofnięta?

Licencja spedycyjna traci ważność w przypadku:

• Upływu okresu, na który została wydana;
• Zrzeczenia się jej przez przedsiębiorcę;
• Śmierci posiadacza;
• Likwidacji działalności lub ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy.

Ponadto, możliwe jest cofnięcie licencji spedycyjnej. Taka sytuacja jest możliwa, jeśli przedsiębiorca nie spełnia już wymagań uprawniających do wykonywania działalności, rażąco naruszył warunki licencji lub nie podjął działalności w ciągu 6 miesięcy od jej wydania. W takim przypadku nie może ona być ponownie udzielona wcześniej niż po upływie 3 lat od dnia, w którym decyzja o cofnięciu stała się ostateczna.

Licencja spedycyjna 2025 - Podsumowanie

Licencja spedycyjna to obowiązkowy dokument dla firm zajmujących się organizacją przewozów, wydawany na okres od 2 do 50 lat i ważny w całej UE. Jej uzyskanie wymaga spełnienia określonych warunków, w tym dobrej reputacji, certyfikatu kompetencji zawodowych i zabezpieczenia finansowego. Jeśli planujesz rozpocząć działalność spedycyjną, sprawdź wszystkie wymagania i zadbaj o legalne podstawy swojego biznesu.

Jeżeli natomiast potrzebujesz wsparcia w różnych aspektach prowadzenia firmy, takich jak rozliczanie czasy pracy kierowców, kwestie kadrowo-płacowe, czy też prowadzenie księgowości, chętnie pomożemy!