Czym jest zaświadczenie A1 i jakie ma znaczenie dla kierowcy zawodowego?

Co to jest zaświadczenie A1 i kto ją wydaje?

Zaświadczenie A1 to formularz potwierdzający, że pracownik wykonujący obowiązki za granicą podlega nadal polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych i odprowadza składki w Polsce. Dokument ten wydaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) na wniosek pracodawcy lub osoby samozatrudnionej.

Formularz A1 – co to jest i do czego służy?

Aktualne zaświadczenie A1 to dokument potwierdzający, któremu ustawodawstwu dotyczącemu zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba pracująca na terenie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii. Zaświadczenie A1 potwierdza, że posiadacz podlega ubezpieczeniu społecznemu w Polsce i jest zwolniony z obowiązku opłacania składek w kraju, w którym wykonuje pracę. Mówiąc prościej, zaświadczenie A1 udowadnia, że podczas pracy za granicą pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń, a nie systemowi kraju, w którym aktualnie świadczy usługi.

Zaświadczenie A1 ma charakter deklaratoryjny – nie tworzy prawa, a jedynie potwierdza istnienie prawa w konkretnym przypadku. Jest wiążące dla instytucji zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym praca jest wykonywana. Ponadto stanowi podstawę do wydania Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), która umożliwia korzystanie ze świadczeń opieki zdrowotnej w innych krajach UE.

Podstawa prawna: rozporządzenia UE 883/04 i 987/09

Formularz A1 to zaświadczenie wydawane na podstawie dwóch kluczowych aktów prawnych Unii Europejskiej:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (tzw. rozporządzenie podstawowe)
• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 (tzw. rozporządzenie wykonawcze)

Te unijne przepisy umożliwiają swobodne czasowe świadczenie usług przy jednoczesnym uniknięciu zbędnych trudności, takich jak pomieszanie składek i zobowiązań, które stanowiłyby wynik równoczesnego czy naprzemiennego stosowania kilku ustawodawstw.

Kto wydaje dokument A1 w Polsce?

W Polsce instytucją odpowiedzialną za wydawanie formularza A1 jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Zaświadczenie może być wystawione maksymalnie na okres 12  miesięcy dla jednego pracownika. Wniosek o zaświadczenie A1 ma prawo złożyć zarówno pracownik, pracodawca, jak i osoba pracująca na własny rachunek.

Przed wydaniem zaświadczenia A1 muszą zostać spełnione określone warunki, m.in.:

• Przedsiębiorca musi prowadzić znaczną część działalności w Polsce;
• Pracownik będzie oddelegowany na okres krótszy niż 24 miesiące;
• Pracownik nie może zastępować innego delegowanego pracownika;
• Delegowany pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych dłużej niż miesiąc przed rozpoczęciem pracy za granicą.

Warto zaznaczyć, że od 31 marca 2022 r. ZUS opublikował wytyczne dotyczące wydawania zaświadczeń A1 dla obcokrajowców spoza UE, EOG i Szwajcarii, którzy muszą spełnić dodatkowe warunki, w tym udowodnić legalność zamieszkania w Polsce.

Kto może otrzymać zaświadczenie A1?

Zgodnie z przepisami unijnymi, zaświadczenie A1 może być wydane różnym grupom osób pracujących na terenie Unii Europejskiej. Rozporządzenie UE nr 883/04 oraz Rozporządzenie UE nr 987/09 dokładnie określają, kto może ubiegać się o ten dokument, a są to:

Pracownik delegowany

Pracownik delegowany to osoba wykonująca pracę w innym państwie członkowskim w imieniu polskiego pracodawcy. Aby otrzymać zaświadczenie A1, muszą być spełnione określone warunki:

• Praca za granicą musi być wykonywana w imieniu przedsiębiorstwa delegującego, a okres delegowania pracowników nie może przekraczać 24 miesięcy;
• Cudzoziemcy z krajów trzecich nie mogą być wysłani w celu zastąpienia innej osoby delegowane;

W przypadku osób zatrudnionych specjalnie do delegowania pracowników, konieczne jest wcześniejsze podleganie polskiemu ustawodawstwu przez co najmniej miesiąc.

Osoba pracująca w kilku krajach UE

Zaświadczenie A1 przysługuje także osobom, które normalnie wykonują pracę najemną w dwóch lub więcej państwach UE. W takiej sytuacji osoba podlega ustawodawstwu państwa, w którym ma miejsce zamieszkania, jeśli wykonuje tam znaczną część pracy. Natomiast jeśli nie wykonuje znacznej części pracy w kraju zamieszkania, wówczas podlega ustawodawstwu państwa, w którym znajduje się siedziba pracodawcy.

Samozatrudniony wykonujący usługi za granicą

Przedsiębiorca świadczący usługi za granicą tymczasowo, ale prowadzący działalność gospodarczą w Polsce, również może ubiegać się o zaświadczenie A1. Warunkiem koniecznym jest wykazanie, że Polska pozostaje głównym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, mimo wykonywania pracy za granicą. Samozatrudniony cudzoziemiec z krajów trzecich musi prowadzić działalność w Polsce przez co najmniej dwa miesiące przed rozpoczęciem pracy za granicą oraz zachować infrastrukturę w kraju, umożliwiającą kontynuowanie działalności po powrocie.

Jak uzyskać zaświadczenie A1 z ZUS?

Uzyskanie zaświadczenia A1 wymaga złożenia odpowiedniego wniosku do ZUS. Proces ten wymaga przygotowania właściwych dokumentów i przestrzegania określonych procedur.

Jak złożyć wniosek o formularz A1 w ZUS?

Od 1 kwietnia 2022 r. ZUS przyjmuje wnioski o zaświadczenie A1 wyłącznie w formie elektronicznej. Warto zaznaczyć, że system PUE ZUS umożliwia nie tylko złożenie wniosku, ale również monitorowanie jego statusu.

Wymagane dokumenty: umowa, legalność pobytu, rezydencja

Do wniosku o zaświadczenie A1 należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że pracownik wykonuje pracę lub prowadzenie działalności:

• Paszport;
• Zaświadczenie o delegowaniu (dla pracowników oddelegowanych);
• Dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej (dla przedsiębiorców).

W przypadku obywateli państw trzecich (spoza UE, EOG i Szwajcarii) niezbędne jest również udokumentowanie legalnego zamieszkania w Polsce. ZUS uznaje za legalnie zamieszkującego osobę posiadającą certyfikat rezydencji podatkowej oraz jeden z dokumentów takich jak: zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE, zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt czasowy oraz pracę, wiza Schengen lub wiza krajowa.

Formularze US-54, US-55 i inne

Wybór właściwego formularza zależy od konkretnej sytuacji wnioskodawcy:

• US-1 – dla przedsiębiorców delegujących się do pracy za granicą;
• US-2 – dla osób prowadzących działalność, które będą pracować naprzemiennie w kilku krajach;
• US-3, US-4 – dla innych przypadków określonych w przepisach – W przypadku kierowców będzie to formularz US-4.

Od 2 maja 2018 roku obywatele państw trzecich muszą dodatkowo dołączyć formularz US-54 "Informacja o legalności zamieszkania obywatela państwa trzeciego". Dokument ten potwierdza spełnienie warunku legalnego zamieszkiwania, co jest niezbędne do objęcia unijnymi przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Czas oczekiwania i potwierdzenie złożenia wniosku

Standardowy czas oczekiwania na wydanie zaświadczenia A1 wynosi około 30 dni (czas oczekiwania jest zależny od wewnętrznych kolejek w danym oddziale ZUS), natomiast w przypadkach wyjątkowo skomplikowanych proces może trwać do 2 miesięcy. Po złożeniu wniosku przez PUE ZUS można na bieżąco monitorować jego status w systemie elektronicznym. Status "wniosek w trakcie rozpatrywania" oznacza, że ZUS analizuje dokumenty. Pozytywne rozpatrzenie wniosku skutkuje zmianą statusu na "Zaświadczenie A1 – wydane".

Znaczenie zaświadczenia A1 dla kierowców

Dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe zaświadczenie A1 stanowi kluczowy element dokumentacji. Jego znaczenie w transporcie drogowym stale rośnie, co potwierdza dynamiczny wzrost liczby wydawanych zaświadczeń. Z kolei brak zaświadczenia A1 może skutkować odmową uznania delegowania pracownika przez zagraniczne służby kontrolne, czego efektem jest obowiązek zapłaty składek w kraju wykonywania pracy.

Obowiązek posiadania zaświadczenia A1 w transporcie międzynarodowym

Kierowcy ciężarówek pracujący w transporcie międzynarodowym mają obowiązek posiadania zaświadczenia A1 podczas wykonywania przewozów do wielu krajów Unii Europejskiej, EOG oraz Szwajcarii. Dokument ten jest szczególnie wymagany przy przejazdach do Niemiec, Francji, Włoch oraz Belgii, a odpowiedzialność za wystąpienie do ZUS o wydanie zaświadczenia, które potwierdza ważne ubezpieczenie zdrowotne kierowcy w Polsce, ciąży na pracodawcy.

Kontrole zagraniczne i kary za brak dokumentu

W przypadku kontroli zagranicznej, brak zaświadczenia A1 może skutkować poważnymi konsekwencjami. Przewoźnikom grożą kary finansowe, a nawet zawieszenie możliwości świadczenia usług w danym państwie. We Francji kara nie będzie zastosowana jedynie wtedy, gdy w trakcie kontroli zostanie dostarczony dowód złożenia wniosku o formularz, a sam dokument będzie wydany w ciągu dwóch miesięcy od kontroli.

Problemy z uzyskaniem zaświadczenia A1 dla obywateli spoza UE

ZUS coraz częściej odmawia wydania zaświadczenia A1 kierowcom cudzoziemcom z krajów trzecich legalnie zatrudnionym w Polsce. Główną przyczyną jest kwestionowanie legalności zamieszkania obywateli państw trzecich na terenie Polski. Poszczególne oddziały ZUS interpretują przepisy dotyczące miejsca zamieszkania w różny sposób, co prowadzi do niejednolitej praktyki.

Rola zaświadczenia A1 w uzyskaniu Karty EKUZ

Zaświadczenie A1 jest warunkiem wydania EKUZ, która jest istotna podczas wykonywania pracy za granicą. Bez zaświadczenia A1 i wydanej na jego podstawie karty EKUZ, kierowca ulegający wypadkowi za granicą musi pokryć cały rachunek za leczenie z własnej kieszeni.

Więcej o karcie EKUZ przeczytasz w naszym artykule Czym jest karta EKUZ dla kierowcy międzynarodowego i jak ją wyrobić?

Czym jest retroaktywne zaświadczenie A1?

Retroaktywne zaświadczenie A1 to dokument wydawany przez ZUS z datą wsteczną, który potwierdza, że pracownik był objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych w okresie pracy za granicą. Takie zaświadczenie A1 można uzyskać, gdy wniosek nie został złożony na czas — np. przy opóźnionej delegacji lub błędach administracyjnych. Cofnięte A1 pozwala uniknąć podwójnego opłacania składek w Polsce i w kraju wykonywania pracy, o ile wnioskodawca udowodni, że spełniał warunki podlegania polskiemu systemowi ubezpieczeń.

Jakie dokumenty są wymagane do uzyskania retroaktywnego zaświadczenia A1?

Do uzyskania retroaktywnego zaświadczenia A1 konieczne są dokumenty, takie jak: kopia paszportu cudzoziemca, dokument legalizujący pracę w Polsce oraz ważny dokument pobytowy (wiza, Karta Pobytu itp.).

Czym jest zaświadczenie A1? - Podsumowanie

A1 to zaświadczenie z ZUS potwierdzające podleganie polskim ubezpieczeniom podczas pracy za granicą. Chroni przed podwójnymi składkami, jest obowiązkowa dla kierowców delegowanych i stanowi podstawę do uzyskania karty EKUZ. Wydawana zwykle na do 12 miesięcy lub - w uzasadnionych przypadkach - dopuszczalna jest wersja retroaktywna.

Potrzebujesz wsparcia w uzyskaniu zaświadczenia A1 lub legalizacji pracy cudzoziemców z krajów trzecich w Polsce? Skontaktuj się z nami! Nasi specjaliści chętnie pomogą!