Zasady rachunkowości - czym są i jakie obowiązują?

Co to są zasady rachunkowości?

Zasady rachunkowości to zbiór reguł i standardów, które określają sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych. W praktyce muszą one być stosowane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów podatkowych, w tym dotyczących VAT i CIT. Stanowią one fundament prawidłowego systemu finansowo-księgowego w firmie – gwarantują rzetelne, porównywalne i przejrzyste informacje o sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku działalności przedsiębiorstwa.

Podział zasad rachunkowości według ustawy

Ustawa o rachunkowości wprowadza precyzyjną kategoryzację zasad rachunkowości, co umożliwia ich systematyczne stosowanie w praktyce księgowej. Ten uporządkowany system gwarantuje spójność prowadzenia ksiąg rachunkowych we wszystkich jednostkach gospodarczych, a podział zasad rachunkowości obejmuje:

• Zasady uniwersalne - stosowane międzynarodowo, niezależnie od ustroju politycznego czy systemu gospodarczego panującego w danym kraju;
• Zasady nadrzędne (podstawowe) - ustalane na podstawie regulacji prawnych obowiązujących w danym państwie;
• Zasady szczegółowe (podrzędne) - precyzujące sposób praktycznego stosowania zasad nadrzędnych i uniwersalnych.

Warto zaznaczyć, że zasady rachunkowości wzajemnie się uzupełniają, tworząc kompletny system wytycznych dla jednostek gospodarczych. Zasady uniwersalne stanowią fundament rachunkowości na poziomie globalnym, podczas gdy zasady nadrzędne i szczegółowe mogą różnić się w zależności od lokalnych przepisów.

Należy również podkreślić, że szczegółowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych mają na celu uściślenie zasad nadrzędnych oraz uniwersalnych. Dzięki temu tworzą spójny system reguł dla przedsiębiorstw, który zapewnia jednolitość prowadzenia dokumentacji księgowej.

Kto ma obowiązek stosowania zasad rachunkowości?

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki są zobowiązane stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Obowiązek ten dotyczy jednostek prowadzących pełne księgi rachunkowe, w szczególności:

• Spółek handlowych (osobowych i kapitałowych);
• Spółek cywilnych oraz innych osób prawnych;
• Osób fizycznych, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2,5 mln euro.

Warto zaznaczyć, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również gdy określone obowiązki zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Z kolei więcej informacji na temat tego, kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, znajdziesz w naszym artykule: Pełna księgowość - Co to jest i kogo dotyczy?

Na czym polegają zasady rachunkowości?

Zasady rachunkowości polegają na stosowaniu określonych reguł, które zapewniają rzetelne, jasne i porównywalne przedstawienie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Ich istotą jest takie prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań, aby dane odzwierciedlały rzeczywistość gospodarczą, a nie tylko same przepływy pieniężne.

Jak prowadzić księgi rachunkowe?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych polega na systematycznym i rzetelnym ujmowaniu wszystkich operacji gospodarczych firmy zgodnie z ustawą o rachunkowości i obowiązującymi standardami. Wśród tych znajdują się m.in. otwarcie ksiąg rachunkowych, opracowanie i stosowanie polityki rachunkowej, sporządzanie bilansów i konsekwentne oraz systematyczne prowadzenie różnych elementów ksiąg rachunkowych, takich jak konta pomocnicze, dziennik i księga główna czy też sporządzanie sprawozdań finansowych.

Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Jak Prowadzić Pełną Księgowość: Praktyczny Przewodnik Krok po Kroku

Zasady uniwersalne stosowane globalnie

Uniwersalne zasady rachunkowości to podstawowe reguły akceptowane na całym świecie, które zapewniają rzetelność, porównywalność i przejrzystość sprawozdań finansowych. Należą do nich m.in. zasada memoriału, współmierności przychodów i kosztów, ostrożności, kontynuacji działalności oraz istotności. Dzięki nim dane finansowe są wiarygodne zarówno dla organów podatkowych, jak i inwestorów czy kontrahentów, co ma kluczowe znaczenie w globalnym obrocie gospodarczym.

Uniwersalna zasada dwustronnego zapisu w księgach rachunkowych

Zasada dwustronnego zapisu stanowi jeden z fundamentów nowoczesnej rachunkowości. Zgodnie z tą regułą, każda operacja gospodarcza musi zostać zaksięgowana po dwóch stronach kont księgowych - po stronie Winien (Wn) oraz po stronie Ma. Dana transakcja powinna być ujęta na co najmniej dwóch kontach syntetycznych, przy czym kwota zapisana po obu stronach musi być identyczna. Dzięki temu możliwe jest zachowanie równowagi bilansowej, która zakłada, że suma wartości wszystkich składników majątku jest równa sumie wartości źródeł ich finansowania.

Uniwersalna zasada podmiotowości jednostki gospodarczej

Zasada podmiotowości określa, że ewidencje księgowe powinny być prowadzone w jednostkach gospodarczych określonych nazwą i wyodrębnionych pod względem majątkowym, organizacyjnym i prawnym. Każdą operację gospodarczą charakteryzuje się z punktu widzenia jej wpływu na sytuację majątkowo-finansową przedsiębiorstwa, w którym ta operacja zaistniała. Warto podkreślić, że ta sama transakcja nie może być księgowana jednocześnie w dwóch różnych podmiotach gospodarczych.

Uniwersalna zasada periodyzacji okresów sprawozdawczych

Zasada periodyzacji, nazywana również zasadą okresowych sprawozdań finansowych, polega na konieczności podziału operacji gospodarczych na okresy, których dotyczą. Zakłada ona ujmowanie działalności jednostek w wyznaczonych jednostkach czasu, takich jak rok obrotowy czy okres sprawozdawczy. Każda jednostka gospodarcza sama określa swój rok obrotowy oraz okresy sprawozdawcze, w trakcie których musi przestrzegać zasady memoriału oraz wiernego obrazu. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne ustalanie wyniku finansowego w ramach danego okresu oraz odzwierciedlanie operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem.

Podstawowe zasady rachunkowości (Nadrzędne zasady rachunkowości)

Podstawowe zasady rachunkowości to reguły nadrzędne, które zapewniają rzetelność i spójność danych finansowych. Obejmują one m.in. zasadę memoriału, współmierności przychodów i kosztów, ostrożności, istotności oraz kontynuacji działalności. Ich stosowanie gwarantuje, że księgi rachunkowe i sprawozdania wiernie odzwierciedlają sytuację majątkową i finansową przedsiębiorstwa.

Zasada ciągłości w rachunkowości

Definicja zasady ciągłości jest określona w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że przyjęte w jednostce zasady rachunkowości należy stosować w sposób niezmienny przez kolejne okresy sprawozdawcze. Dotyczy to jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów oraz dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Praktyczne zastosowanie tej zasady umożliwia porównywalność danych finansowych z różnych lat, co jest kluczowe dla analizy trendów finansowych przedsiębiorstwa.

Zasada przewagi treści nad formą

Zasada przewagi treści nad formą stanowi, że operacje gospodarcze należy ujmować w księgach rachunkowych zgodnie z ich rzeczywistą treścią ekonomiczną, a nie wyłącznie z formą prawną. Przykładowo, umowa leasingu finansowego powinna być prezentowana jako zobowiązanie i środek trwały, nawet jeśli formalnie prawo własności jeszcze nie przeszło na korzystającego. Dzięki tej zasadzie sprawozdania finansowe wierniej odzwierciedlają sytuację przedsiębiorstwa.

Zasada kontynuacji działania jednostki

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zakłada się kontynuację działalności jednostki w dającej się przewidzieć przyszłości w niezmniejszonym istotnie zakresie. Kierownik jednostki ma obowiązek oceny zdolności do kontynuacji działania, uwzględniając informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania dotyczące okresu nie krótszego niż rok od dnia bilansowego.

Zasada istotności w rachunkowości

Zasada istotności pozwala na stosowanie uproszczeń księgowych, jeżeli nie wywiera to ujemnego wpływu na rzetelność sprawozdania finansowego. Art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości stanowi, że jednostka może stosować uproszczenia, pod warunkiem że nie zniekształcają one obrazu sytuacji majątkowej i finansowej.

Zasada memoriału i jej zastosowanie

Wymogi zasady memoriału określają ujmowanie zdarzeń gospodarczych w momencie ich wystąpienia, niezależnie od terminu zapłaty. Oznacza to, że przychody i koszty ujmuje się w okresie, którego dotyczą, a nie w momencie przepływu środków pieniężnych.

Zasada współmierności przychodów i kosztów

Ta zasada nakazuje przyporządkowanie kosztów do przychodów, które te koszty wygenerowały. Umożliwia rzetelne ustalenie wyniku finansowego oraz przeprowadzenie analizy rentowności działalności przedsiębiorstwa.

Zasada ostrożności przy wycenie aktywów i pasywów

Zasada ostrożności nakłada obowiązek wyceny aktywów i pasywów z uwzględnieniem ryzyka oraz potencjalnych strat. Art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga uwzględniania zmniejszeń wartości składników aktywów, tworzenia rezerw na znane ryzyko oraz ujmowania wyłącznie niewątpliwych przychodów.

Zasada zakazu kompensaty wartości

Art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości zabrania kompensowania ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów. Zwiększa to przejrzystość sprawozdań finansowych i ułatwia analizę poszczególnych elementów.

Zasada wiarygodności danych księgowych

Zasada wiarygodności zobowiązuje do ujmowania w księgach rachunkowych wyłącznie zdarzeń gospodarczych odpowiednio udokumentowanych. Zwiększa to zaufanie do danych finansowych oraz umożliwia przeprowadzenie wiarygodnych audytów.

Zasada wiernego i rzetelnego obrazu

Zasada wiernego i rzetelnego obrazu to nadrzędna reguła rachunkowości, zgodnie z którą sprawozdania finansowe muszą wiernie odzwierciedlać sytuację majątkową i finansową jednostki. Oznacza to obowiązek prezentowania danych w sposób rzetelny, neutralny i kompletny – nawet jeśli wymaga to odejścia od szczegółowych zasad ewidencyjnych. Dzięki temu użytkownicy sprawozdań mogą podejmować trafne decyzje gospodarcze.

Szczegółowe zasady rachunkowości (podrzędne zasady rachunkowości)

Szczegółowe zasady rachunkowości to reguły podrzędne, które doprecyzowują sposób prowadzenia ksiąg zgodnie z nadrzędnymi zasadami. Obejmują m.in. zasadę ciągłości zapisów, periodyzacji, ostrożnej wyceny czy zakazu kompensat. Ich rolą jest zapewnienie spójności i przejrzystości ewidencji księgowej, a także ułatwienie prawidłowego sporządzania sprawozdań finansowych.

Zasada dokumentacji operacji gospodarczych

Każda operacja gospodarcza musi być odpowiednio udokumentowana za pomocą dowodów księgowych - faktur, rachunków czy umów. Dokumenty te stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych i muszą zawierać określone elementy:

• Rodzaj dowodu księgowego;
• Numer identyfikacyjny;
• Strony dokonujące operacji gospodarczych;
• Datę wykonania operacji gospodarczych;
• Opis operacji gospodarczej;
• Podpisy osób odpowiedzialnych.

Prawidłowa dokumentacja zwiększa wiarygodność danych oraz ułatwia przeprowadzanie audytów finansowych.

Zasada kompletności zapisów księgowych

Dokumentacja księgowa musi być zawsze kompletna. Oznacza to, że wszystkie operacje gospodarcze powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych w porządku chronologicznym i systematycznym. Zapewnia to rzetelność i bezbłędność prowadzonych ksiąg rachunkowych.

Zasada przejrzystości ewidencji

Ewidencja księgowa musi być prowadzona w sposób jasny i zrozumiały dla odbiorców sprawozdań finansowych. Przejrzysta dokumentacja zwiększa użyteczność raportów finansowych oraz wspiera komunikację z inwestorami i instytucjami nadzorczymi.

Zasada terminowości i aktualności danych

Ta zasada zobowiązuje do ujmowania zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych w momencie ich zaistnienia i zgodnie z aktualnym stanem faktycznym. Zapewnia ona aktualność informacji finansowych oraz umożliwia podejmowanie decyzji w oparciu o bieżące dane księgowe.

Zasada porównywalności sprawozdań finansowych

Zgodnie z art. 9 oraz art. 45 ust. 5 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Zasada ta umożliwia porównywanie sprawozdań finansowych zarówno w czasie - między okresami sprawozdawczymi - jak i między różnymi jednostkami gospodarczymi.

Warto podkreślić, że wszystkie wymienione szczegółowe zasady tworzą spójny system reguł, które przedsiębiorstwa muszą stosować w codziennej praktyce księgowej.

Standardy rachunkowości

Standardy rachunkowości to zbiory szczegółowych wytycznych, które określają, w jaki sposób należy ujmować, wyceniać, prezentować i ujawniać zdarzenia gospodarcze w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniach finansowych. Stanowią one uzupełnienie i rozwinięcie zasad rachunkowości wynikających z Ustawy o rachunkowości.

Wyróżnia się:

• Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR) – opracowane przez Komitet Standardów Rachunkowości, doprecyzowują przepisy polskiego prawa bilansowego;
• Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSR/MSSF/IFRS) – stosowane głównie przez spółki giełdowe i podmioty działające globalnie; zapewniają porównywalność danych w skali międzynarodowej.

Celem standardów rachunkowości jest ujednolicenie praktyki księgowej, zwiększenie przejrzystości sprawozdań finansowych i zapewnienie ich wiarygodności dla inwestorów, kontrahentów, banków i organów podatkowych.

Zasady rachunkowości, a zasady księgowości

Warto podkreślić, że termin zasady rachunkowości należy odróżnić od zasad księgowości.

Zasady rachunkowości to ogólne, prawnie uregulowane reguły (np. zasada memoriału, współmierności, ostrożności), które określają sposób prowadzenia ksiąg i sporządzania sprawozdań finansowych. Wynikają z Ustawy o rachunkowości oraz standardów krajowych i międzynarodowych.

Z kolei zasady księgowości odnoszą się do praktycznych metod ewidencji operacji gospodarczych – np. zasady podwójnego zapisu, systematyczności czy kompletności dokumentacji.

Zasady rachunkowości - Podsumowanie

Zasady rachunkowości to ogólne reguły prowadzenia ksiąg i sporządzania sprawozdań tak, aby dane były rzetelne, przejrzyste i porównywalne. Określają m.in. kiedy ujmować przychody i koszty, jak wyceniać aktywa i pasywa oraz jak zapewnić wierność obrazu sytuacji finansowej. Obowiązują jednostki prowadzące pełne księgi i wynikają z Ustawy o rachunkowości, KSR i – dla wybranych podmiotów – MSSF/IFRS.

Jeżeli szukasz pomocy z księgowością - szczególnie księgowością dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub księgowością w transporcie - skontaktuj się z nami, a zespół specjalistów Evotax chętnie udzieli wsparcia!