Transparentność wynagrodzeń w firmie – co obowiązuje i jak przygotować się na dyrektywę UE 2023/970?

Transparentność wynagrodzeń – czym jest i na jakiej podstawie prawnej działa?

Transparentność wynagrodzeń oznacza obowiązek ujawniania widełek płacowych kandydatom do pracy, udostępniania pracownikom informacji o średnich zarobkach na porównywalnych stanowiskach oraz raportowania różnic płacowych między kobietami a mężczyznami.

Podstawą prawną jest dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości poprzez mechanizmy przejrzystości wynagrodzeń i mechanizmy egzekwowania.

Wspomniana Dyrektywa weszła w życie 6 czerwca 2023 r., termin na jej transpozycję do polskiego porządku prawnego upłynął 7 czerwca 2026 r., jednak Polska nadal nie wdrożyła przepisów w pełni.

Celem dyrektywy jest wzmocnienie zasady „równa płaca za pracę o jednakowej wartości” oraz ograniczenie luki płacowej między kobietami a mężczyznami, która w UE nadal wynosi średnio ok. 11% (w Polsce – ok. 4% według danych za 2024 r.).

Jaki jest aktualny stan wdrożenia przepisów w Polsce?

Polska wdraża dyrektywę dwuetapowo, i tylko pierwszy etap jest dziś prawem obowiązującym.

1. Etap 1 – już obowiązuje. Ustawa z 4 czerwca 2025 r. nowelizująca Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807) wprowadziła od 24 grudnia 2025 r. obowiązek podawania widełek płacowych kandydatom oraz zakaz pytania o historię zarobków. To wdrożenie art. 5 dyrektywy – dotyczy wyłącznie procesu rekrutacji.
2. Etap 2 – wciąż projekt. Pozostałe obowiązki (raportowanie luki płacowej, wartościowanie stanowisk, prawo pracownika do informacji o zarobkach, zakaz klauzul poufności płacowej, sankcje) wprowadzi odrębna ustawa – projekt UC127 „o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet…”. Pierwsza wersja projektu trafiła do Rządowego Centrum Legislacji 16 grudnia 2025 r., a zaktualizowana wersja z 29 kwietnia 2026 r. została skierowana do konsultacji publicznych 4 maja 2026 r.
3. Nowy termin wejścia w życie. Zaktualizowany projekt zrezygnował ze sztywnej daty 7 czerwca 2026 r. na rzecz vacatio legis wynoszącego 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. W praktyce oznacza to, że etap 2 realnie wejdzie w życie najprawdopodobniej dopiero na przełomie 2026 i 2027 roku, choć projekt wciąż może się zmieniać.

Co to oznacza dla pracodawcy już dziś? Obowiązek jawności widełek w rekrutacji trzeba spełniać już teraz. Pozostałe obowiązki – wartościowanie stanowisk, gotowość do raportowania luki płacowej – warto przygotowywać z wyprzedzeniem, bo okres referencyjny do pierwszego sprawozdania zacznie biec, gdy tylko ustawa wejdzie w życie, a firmy bez wcześniejszego przygotowania będą gonić terminy w pośpiechu.

Na czym polega przejrzystość wynagrodzeń w praktyce?

Przejrzystość wynagrodzeń nie oznacza ujawniania indywidualnych pensji konkretnych pracowników. Oznacza natomiast obowiązek udostępniania widełek płacowych w ofertach pracy, informowania o strukturze wynagrodzeń i kryteriach ich ustalania oraz zapewnienia, że różnice w płacach wynikają z obiektywnych czynników – kompetencji, doświadczenia, zakresu odpowiedzialności czy wyników pracy.

W praktyce wdrożenie obejmuje również wartościowanie stanowisk pracy, raportowanie różnic płacowych i wykorzystanie wskaźników porównawczych do analizy średnich wynagrodzeń. Wiele organizacji będzie musiało zaktualizować zasady awansów i podwyżek, tak aby dało się je uzasadnić przed pracownikiem, Państwową Inspekcją Pracy i – w razie sporu – sądem.

Obowiązki pracodawców wobec kandydatów – jawność wynagrodzeń w rekrutacji (już obowiązuje)

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca ma obowiązek poinformować kandydata o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale, opartym na obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriach. Informacja musi obejmować wszystkie składniki płacy, w tym premie i benefity, i może zostać przekazana:

• w ogłoszeniu o pracę,
• przed rozmową kwalifikacyjną,
• przed zawarciem umowy.

Dodatkowo rekruterzy nie mogą pytać kandydatów o wysokość ich dotychczasowych zarobków. Zgodnie z art. 18[3ca] Kodeksu pracy sam brak widełek w treści ogłoszenia nie jest jeszcze naruszeniem – problemem prawnym staje się dopiero zatajenie tej informacji na kolejnych etapach rekrutacji.

Prawo pracowników do informacji o wynagrodzeniach

Docelowo – po wejściu w życie ustawy wdrażającej etap 2 – każdy pracownik będzie mógł wystąpić o informację o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich wynagrodzeniach w swojej kategorii pracowników, z podziałem na płeć. Zgodnie z art. 7 dyrektywy 2023/970 pracodawca będzie musiał odpowiedzieć w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 2 miesięcy od złożenia wniosku.

To prawo wymaga od pracodawców prowadzenia uporządkowanych, aktualnych danych płacowych – bez tego przygotowanie odpowiedzi w terminie może być trudne, zwłaszcza w firmach zatrudniających kilkudziesięciu pracowników na podobnych stanowiskach.

Wartościowanie stanowisk i raportowanie luki płacowej

Wartościowanie stanowisk pracy to ocena wartości poszczególnych ról w organizacji na podstawie czterech neutralnych płciowo kryteriów: umiejętności, wysiłku, zakresu odpowiedzialności i warunków pracy. To fundament, na którym opiera się cała reszta systemu przejrzystości wynagrodzeń – bez rzetelnego wartościowania trudno wykazać, że różnice płacowe są obiektywnie uzasadnione.

Raportowanie luki płacowej obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników:

Jeżeli w danej kategorii pracowników luka płacowa przekroczy 5% i nie da się jej uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami, pracodawca będzie miał 6 miesięcy na jej wyeliminowanie. Brak działań naprawczych w tym czasie uruchamia obowiązek przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń razem z przedstawicielami pracowników.

Istotna zmiana, na którą warto się przygotować niezależnie od finalnego kształtu ustawy: odwrócony ciężar dowodu. W sporach o dyskryminację płacową to pracodawca – a nie pracownik – będzie musiał wykazać, że różnica w wynagrodzeniu wynika z obiektywnych, neutralnych płciowo przesłanek. Dokumentacja, której nie ma w dniu zgłoszenia roszczenia, nie chroni firmy nawet jeśli powstanie później.

Ile wynoszą kary za brak zgodności z przepisami o transparentności wynagrodzeń?

Ostateczna wysokość kar nie jest jeszcze przesądzona, ponieważ ustawa wdrażająca etap 2. wciąż jest w toku prac legislacyjnych. Wcześniejsze wersje projektu wspominały o karach od 3 000 do 50 000 zł, natomiast projekt UC127 w wersji z kwietnia 2026 r. mówi już o karach grzywny w przedziale od 2 000 do 60 000 zł, przy czym kary mogłyby być nakładane za każde naruszenie osobno. Niezależnie od finalnej kwoty, już dziś – na podstawie obowiązującego Kodeksu pracy – grozi grzywna za zatajenie informacji o wynagrodzeniu wobec kandydata w procesie rekrutacji.

Dlatego też zamiast czekać na ostateczny kształt sankcji, warto jak najszybciej przeprowadzić audyt polityki płacowej – to koszt dużo niższy niż ryzyko kary i roszczeń odszkodowawczych.

Jak wdrożyć transparentność wynagrodzeń? 4 praktyczne kroki

Wdrożenie transparentności wynagrodzeń warto rozłożyć na cztery etapy, zaczynając od audytu, a kończąc na przygotowaniu ludzi w organizacji do nowych zasad.

Krok 1: Audyt struktury wynagrodzeń.

Sprawdź zgodność obecnego systemu płacowego z wymogami dyrektywy, zidentyfikuj różnice płacowe i zweryfikuj dokumentację płacową pod kątem ryzyk prawnych.

Krok 2: Wartościowanie stanowisk pracy.

Oceń stanowiska według czterech obiektywnych kryteriów (umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność, warunki pracy) i na tej podstawie ustal spójne widełki płacowe dla poszczególnych ról.

Krok 3: Przygotowanie danych do raportowania luki płacowej.

Sprawdź, czy obecne systemy kadrowo-płacowe pozwalają szybko wygenerować dane o wynagrodzeniach w podziale na płeć i kategorie stanowisk – to najczęstsze wąskie gardło przy pierwszym raportowaniu.

Krok 4: Szkolenie kadry HR i menedżerów.

Osoby prowadzące rozmowy płacowe muszą znać nowe zasady, żeby móc odpowiadać na pytania pracowników zgodnie z prawem i bez chaosu komunikacyjnego.

Kto pomoże wdrożyć transparentność wynagrodzeń w Twojej firmie?

Samodzielne przejście przez audyt, wartościowanie stanowisk i przygotowanie do raportowania luki płacowej to proces, który łatwo się przeciąga – zwłaszcza gdy jednocześnie trzeba prowadzić bieżące listy płac i rozliczenia z ZUS.

Zespół Evotax na co dzień zajmuje się dokumentacją pracowniczą, listami płac i rozliczeniami z ZUS dla firm o różnej skali – od kilkuosobowych zespołów po organizacje zatrudniające tysiące pracowników. Pomożemy także Twojej firmie! Skontaktuj się z nami i zleć naszym specjalistom obsługę kadr i płac, zyskując przy tym:

1. Uporządkowaną dokumentację płacową – punkt wyjścia do audytu i wartościowania stanowisk, bez którego trudno wykazać obiektywność kryteriów płacowych.
2. Dedykowanego opiekuna, który zna specyfikę Twojej branży i nie trzeba mu tłumaczyć podstaw działania firmy.
3. Reprezentację przed urzędami (PIP, ZUS, US) – przy ewentualnej kontroli związanej z wynagrodzeniami jesteśmy po Twojej stronie.

Jeśli prowadzisz firmę transportową, sprawdź też ofertę optymalizacji wynagrodzeń kierowców dopasowaną do specyfiki branży TSL!

Transparentność wynagrodzeń w firmie – podsumowanie

Transparentność wynagrodzeń w Polsce to dziś stan przejściowy: obowiązek jawności widełek w rekrutacji już obowiązuje, a raportowanie luki płacowej i prawo pracowników do informacji o zarobkach wciąż czekają na finalną ustawę.

Firmy, które już teraz przeprowadzą audyt i wartościowanie stanowisk, unikną pośpiechu i ryzyka kar, gdy druga część przepisów wejdzie w życie.