Tachograf w busie do 3,5 t DMC: Praktyczny poradnik na 2026 Rok

Tachograf w busie do 3,5t - Kiedy jest obowiązkowy?

Tachograf w busie do 3,5t będzie obowiązkowy od 1 lipca 2026 roku. Warto mieć jednak na uwadze, że wymóg ten nie będzie dotyczył wszystkich przewoźników drogowych - jedynie tych, którzy wykonują określony rodzaj przewozu.

Charakter przewozu: zarobkowy czy prywatny

Obowiązek montażu tachografów w busach do 3,5 t DMC będzie dotyczył busów używanych do zarobkowego transportu towarów. Natomiast przewóz niehandlowy, czyli taki, za który nie otrzymuje się wynagrodzenia i który nie generuje dochodu, nie będzie objęty tym obowiązkiem.

Warto pamiętać, że pojęcie "przewozu na potrzeby własne" różni się od "przewozu prywatnego". Transport na potrzeby własne oznacza przewóz wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej. W takim przypadku kierowca musi być pracownikiem przedsiębiorcy, a przedsiębiorca musi mieć tytuł prawny do dysponowania pojazdem.

Trasy międzynarodowe vs krajowe

Kluczowe znaczenie ma również zasięg geograficzny przewozów. Od 1 lipca 2026 roku tachograf w busach będzie obowiązkowy wyłącznie w pojazdach wykonujących międzynarodowy transport drogowy lub przewozy kabotażowe. Busy wykorzystywane jedynie do przewozów na terenie Polski będą zwolnione z tego obowiązku.

Firmy posiadające mieszaną flotę mogą rozważyć strategiczne przypisanie pojazdów do konkretnych tras – pojazdy z nowszymi tachografami G2V2 do tras międzynarodowych, a starsze modele do przewozów krajowych.

DMC pojazdu i zestawu z przyczepą

Obowiązek montażu tachografu zależy także od dopuszczalnej masy całkowitej (DMC) pojazdu:

• Do 1 lipca 2026: busy o DMC do 3,5 tony nie muszą mieć tachografów;
• Od 1 lipca 2026: tachografy będą wymagane w pojazdach o DMC powyżej 2,5 tony wykonujących międzynarodowy transport towarów

Szczególną uwagę należy zwrócić na zestawy z przyczepą. Już teraz, jeśli bus z przyczepą ma łączną DMC przekraczającą 3,5 tony, tachograf jest obowiązkowy. Za brak urządzenia w takim przypadku grozi kara 10 000 zł.

W przypadku przewozu zespołem pojazdów o DMC do 7,5 tony na potrzeby własne w promieniu 100 km od siedziby firmy, istnieje możliwość zwolnienia z obowiązku stosowania tachografu.

Więcej na temat obowiązkowego tachografu w busie do 3,5t w przewozach międzynarodowych przeczytasz w naszym artykule: Tachografy w busach: Nowe regulacje UE od 1 lipca 2026

Jak wybrać odpowiedni tachograf do busa?

Wybór odpowiedniego tachografu do busa wymaga dokładnego zapoznania się z dostępnymi opcjami oraz przyszłymi wymogami prawnymi. Decyzja ta ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców planujących międzynarodowy transport towarów.

Funkcje tachografu G2V2

Tachografy G2V2 oferują znacząco rozszerzone możliwości w porównaniu do poprzednich modeli. Przede wszystkim automatycznie rejestrują przekroczenia granic państwowych, co eliminuje potrzebę zatrzymywania pojazdu i ręcznego wprowadzania tych danych. Ponadto zapisują dane lokalizacyjne co trzy godziny oraz informacje o załadunku i rozładunku.

Urządzenia te są wyposażone w interfejs Bluetooth, który umożliwia integrację z zewnętrznymi systemami zarządzania flotą. Dodatkowo posiadają zwiększoną pamięć, pozwalającą na przechowywanie danych o aktywności kierowcy przez 56 dni (w porównaniu do wcześniejszych 28 dni).

Więcej na temat inteligentnych tachografów G2V2 przeczytasz w naszym artykule: Tachograf inteligentny 2 generacji: Praktyczny przewodnik dla przewoźników 2025

Kompatybilność z pojazdem i systemami GPS

Ważną kwestią jest fakt, że tachografy rejestrują dane lokalizacyjne, jednak nie oferują podglądu lokalizacji pojazdu w czasie rzeczywistym. Aby uzyskać taką funkcjonalność, konieczna jest instalacja dodatkowego systemu GPS z własnym oprogramowaniem.

Należy również zwrócić uwagę, że starsze systemy telematyczne mogą nie być kompatybilne z nowymi tachografami G2V2. Dlatego podczas wyboru urządzenia warto sprawdzić jego zgodność z posiadanym systemem zarządzania flotą.

Instalacja i koszty montażu tachografów w busach do 3,5t DMC

Finanse związane z instalacją tachografu stanowią istotny element planowania dla firm transportowych. Przygotowując się do nowych wymogów, warto dokładnie przeanalizować wszystkie koszty i formalności.

Montaż tachografu do busa – cena i serwis

Koszt montażu tachografu w busie jest zróżnicowany i zależy od kilku czynników. Całkowity wydatek waha się zazwyczaj od 3 000 do 5 500 zł netto. Na cenę wpływają przede wszystkim:

• Model urządzenia (VDO, Stoneridge);
• Dodatkowy osprzęt (antena DSRC, czujnik impulsowy);
• Wybór warsztatu montażowego.

Legalizacja i kalibracja urządzenia

Pierwszej kalibracji tachografu należy dokonać w ciągu 14 dni od rejestracji pojazdu. Jest to prawny wymóg niezależnie od tego, czy zakupiony samochód jest nowy czy używany. Legalizacja tachografu zachowuje ważność przez okres 24 miesięcy.

Sama usługa kalibracji kosztuje między 250 a 600 zł, jednakże cena może się różnić w zależności od warsztatu. Z kolei brak kalibracji wiąże się z poważnymi konsekwencjami - dla kierowcy oznacza to mandat w wysokości około 200 zł, natomiast dla firmy może to być kara nawet do 1000 zł.

Karta przedsiębiorstwa i kierowcy

W temacie tachografu w busie do 3,5t należy wspomnieć o karcie przedsiębiorstwa oraz karcie kierowcy, które bezpośrednio łącza się z tym obowiązkiem.

Karta przedsiębiorstwa jest niezbędnym dokumentem umożliwiającym identyfikację przewoźnika w systemie tachografów. Pozwala na pobieranie, wyświetlanie i zabezpieczenie danych z urządzenia. Wydaje ją Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych na okres 5 lat, a koszt uzyskania to 282,90 zł.

Ponadto każdy kierowca musi posiadać własną kartę kierowcy wydawaną również przez PWPW. Umożliwia ona rejestrację czasu pracy, odpoczynku oraz innych aktywności. W przeciwieństwie do karty przedsiębiorstwa, z której dane pobiera się co 90 dni, informacje z karty kierowcy należy zbierać co 28 dni.

Dane z tachografu pobierane zdalnie

Zdalne pobieranie danych z tachografu staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem. System ten umożliwia automatyczne przesyłanie informacji z tachografu i kart kierowców bezpośrednio do biura firmy.

Główne korzyści tego rozwiązania to oszczędność czasu, eliminacja konieczności fizycznego pobierania danych oraz automatyzacja procesu. Ponadto systematyczny zdalny odczyt zapewnia zgodność z przepisami, które wymagają pobierania danych z tachografu co 90 dni, a z kart kierowców co 28 dni.

Wdrożenie systemu zdalnego pobierania danych wymaga zainstalowania odpowiedniego terminala, który łączy się z tachografem. Pomimo dodatkowych kosztów początkowych, rozwiązanie to może okazać się opłacalne długoterminowo, szczególnie dla firm zarządzających większą flotą pojazdów.

Wymiana tachografów - Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Do najczęstszych błędów należą przy procesie wymiany i montażu tachografów, na które należy zwrócić uwagę także przy montażu tachografów w busach do 3,5t DMC, należą:

• Zbyt późna instalacja tachografu, która grozi unieruchomieniem pojazdu ze względu na ograniczoną liczbę warsztatów;
• Brak szkoleń kierowców skutkujący kosztownymi pomyłkami podczas obsługi urządzenia;
• Nieprawidłowe pobieranie danych z tachografu i kart kierowcy, w tym wybór niewłaściwego zakresu dni czy użycie złej karty przedsiębiorcy;
• Ignorowanie harmonogramu wdrożenia tachografów G2V2.

Zbyt późna instalacja tachografu

Odkładanie montażu tachografu w busie do 3.5t na ostatnią chwilę stanowi poważne ryzyko. Szacuje się, że w Polsce nawet 40 000 pojazdów będzie wymagało doposażenia w tachograf G2V2. Wobec ograniczonej liczby certyfikowanych warsztatów, terminarz montażu może być zapełniony na wiele miesięcy przed terminem. Planując wcześniej, unikniesz unieruchomienia pojazdu z powodu braku wymaganego urządzenia.

Brak szkoleń dla kierowców

Niedostateczne przygotowanie kierowców to częsty problem prowadzący do kosztownych pomyłek. Kierowcy rozpoczynający pracę bez odpowiedniego przeszkolenia popełniają błędy, które mogą skutkować karami finansowymi sięgającymi nawet kilku tysięcy złotych. Profesjonalne szkolenia pozwalają nauczyć się prawidłowej obsługi urządzenia, wykonywania wpisów manualnych oraz postępowania w przypadku awarii tachografu.

Nieprawidłowe pobieranie danych

Podczas odczytywania danych z tachografów występują typowe błędy:

• Wybór niewłaściwego zakresu dni przy ręcznym wyborze okresu;
• Używanie niewłaściwej karty przedsiębiorcy;
• Problemy z połączeniem czytnika z tachografem.

Dane z karty kierowcy należy pobierać co 28 dni, natomiast z tachografu co 90 dni. Zaniedbanie tego obowiązku grozi karami do 2000 zł.

Ignorowanie harmonogramu wdrożenia

Nieznajomość harmonogramu wprowadzania tachografów G2V2 prowadzi do poważnych konsekwencji. Kluczowe daty to:

• 21 sierpnia 2023 r. – od tego dnia nowe pojazdy powyżej 3,5t muszą mieć tachograf G2V2;
• 31 grudnia 2024 r. – wymiana starszych tachografów na G2V2 (okres przejściowy do 28 lutego 2025 r.);
• 1 lipca 2026 r. – tachograf G2V2 wymagany we wszystkich busach do 3,5t w przewozach drogowych w transporcie międzynarodowym.

Po zakończeniu okresu przejściowego brak tachografu skutkuje mandatem do 12 000 zł w Polsce, a we Francji karą do 30 000 euro.

Obowiązek stosowania tachografów w busach do 3,5t - Podsumowanie

Od 1 lipca 2026 r. tachograf G2V2 będzie obowiązkowy w busach powyżej 2,5 t wykonujących międzynarodowy transport zarobkowy. Busy jeżdżące wyłącznie w kraju lub wykorzystywane prywatnie pozostają zwolnione. Warto już teraz zaplanować montaż, przeszkolić kierowców i sprawdzić kompatybilność floty, aby uniknąć wysokich kar i przestojów.

Jeżeli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia z rozliczaniem czasu pracy kierowców busów lub ewidencją czasu pracy kierowców, zespół Evotax służy pomocą! Skontaktuj się z nami i wskaż, co stanowi problem, a nasi specjaliści zajmą się resztą!