System SENT - Co musisz o nim wiedzieć?

Czym jest system SENT i dlaczego przewoźnik musi go znać?

System SENT to teleinformatyczny rejestr przewozów towarów wrażliwych, który działa na podstawie Ustawy z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi (Dz.U. 2017 poz. 708). Celem systemu jest uszczelnienie VAT i akcyzy przez monitorowanie transportu w czasie rzeczywistym — zastąpił on wcześniejsze, papierowe kontrole dokumentów.

System SENT obejmuje przewozy towarów objętych monitorowaniem na terytorium Polski, w tym:

• Transport krajowy (start i koniec w Polsce),
• Przywóz z zagranicy (koniec w Polsce),
• Wywóz za granicę (start w Polsce),
• Tranzyt przez Polskę.

Kluczowa informacja dla przewoźnika: To nie tylko problem nadawcy czy odbiorcy. Przewoźnik ma w systemie SENT własne, niezależne obowiązki — i może zostać ukarany niezależnie od innych uczestników przewozu.

SENT w 60 sekund — najważniejsze fakty

• Działa od 18 kwietnia 2017 r. (część przepisów od 1 maja 2017 r.)
• Obsługiwany przez platformę PUESC (puesc.gov.pl)
• Obejmuje: paliwa, alkohol, susz tytoniowy, wybrane oleje, odpady i — od 17 marca 2026 r. — odzież i obuwie
• Numer referencyjny SENT ważny jest przez 10 dni
• Kary: od 2 000 zł za drobne uchybienia do 100 000 zł za niedostarczenie towaru

Jakie towary podlegają zgłoszeniu?

Obowiązek zgłoszenia dotyczy następujących grup towarów:

* Odpady z tzw. zielonej listy: wymagają zgłoszenia, jeśli masa >20 kg

Od 17 marca 2026 r. katalog SENT rozszerzono rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 10 września 2025 r. (Dz.U. poz. 1244) o odzież i obuwie — zmiana dotyczy branży e-commerce, retail i logistyki.

Przewozy zwolnione z obowiązku zgłoszenia SENT:

Wśród towarów zwolnionych z obowiązkowych zgłoszeń do systemu SENT znajdują się:

• Towary konfekcjonowane w opakowaniach jednostkowych <11 litrów (przy spełnieniu warunków wyłączenia)'
• Transport objęty procedurą celną tranzytu, składowania lub odprawy czasowej (weryfikować indywidualnie — dla odzieży i obuwia T1 nie zawsze zwalnia)'
• Towary objęte procedurą zawieszenia poboru akcyzy (e-AD)'
• Przesyłki operatorów pocztowych (paczki pocztowe)'
• Przewóz do osób fizycznych (z wyjątkiem paliw opałowych)'
• Podmioty ze statusem AEO lub objęte umową o współdziałanie z Szefem KAS.

Obowiązki przewoźnika w systemie SENT — krok po kroku

Obowiązki przewoźnika w SENT są odrębne od obowiązków nadawcy i odbiorcy. Przewoźnik nie dokonuje co do zasady zgłoszenia (robi to nadawca lub odbiorca), ale musi uzupełnić zgłoszenie o swoje dane i zapewnić geolokalizację przez całą trasę.

Krok 1: Rejestracja na platformie PUESC

Przewoźnik musi być zarejestrowany na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC) pod adresem puesc.gov.pl. Podstawowy poziom dostępu wystarczy do uzupełniania i aktualizacji zgłoszeń jako przewoźnik.

Proces rejestracji obejmuje:

1. Rejestrację danych osoby fizycznej (lub podmiotu)
2. Wprowadzenie danych firmy (NIP, REGON)
3. Ustanowienie reprezentacji — formalnie przypisanie uprawnień do konta

Ważne: Ministerstwo Finansów zaleca rejestrację z wyprzedzeniem, przed pierwszym transportem objętym SENT. Warto też zapoznać się z modułem „Monitorowanie przewozu".

Krok 2: Zgłoszenie przewozu — co wypełnić

Co do zasady zgłoszenia dokonuje:

• podmiot wysyłający — gdy transport zaczyna się w Polsce,
• podmiot odbierający — przy przywozie z UE lub państw trzecich,
• przewoźnik — przy tranzycie przez Polskę.

Zgłoszenie zawiera: dane nadawcy i odbiorcy, szczegółowy opis towaru (kod CN, masa, objętość), trasę przewozu, planowaną datę i miejsce wyjazdu.

Po złożeniu zgłoszenia system generuje numer referencyjny SENT (ważny 10 dni) oraz klucze uwierzytelniające dla wysyłającego, przewoźnika i odbiorcy. Nadawca ma obowiązek przekazać numer referencyjny i klucz przewoźnikowi przed wyjazdem. Bez tego numeru nie wolno rozpoczynać przewozu.

Krok 3: Uzupełnienie zgłoszenia przez przewoźnika

Przed wyjazdem przewoźnik uzupełnia zgłoszenie o:

• dane firmy przewozowej i numer licencji transportowej,
• numer rejestracyjny pojazdu i naczepy,
• datę rozpoczęcia i planowanego zakończenia przewozu.

Jeśli w trakcie przewozu zmieniają się jakiekolwiek dane (nowy pojazd, zmiana trasy, inna data zakończenia) — przewoźnik ma obowiązek niezwłocznej aktualizacji zgłoszenia w systemie SENT.

Krok 4: Geolokalizacja — obowiązek GPS

Przewoźnik musi przez cały czas trwania przewozu zapewniać przekazywanie aktualnych danych geolokalizacyjnych pojazdu do systemu. Można to zrobić na dwa sposoby:

1. Aplikacja mobilna e-TOLL PL lub dawna SENT-GEO — instalowana na smartfonie kierowcy. Ryzyko: przerwy w transmisji danych skutkują karą 10 000 zł, bez względu na powód awarii.
2. Zewnętrzny System Lokalizacji (ZSL) — certyfikowany lokalizator GPS zintegrowany z KAS i e-TOLL. Bezpieczniejsze rozwiązanie, jedno urządzenie obsługuje jednocześnie SENT i eTOLL.

Kluczowe: kara za brak geolokalizacji wynosi 10 000 zł dla przewoźnika i 5 000 – 7 500 zł mandatu dla kierowcy. Kary te są nakładane niezależnie od winy — nawet chwilowa przerwa w transmisji GPS jest podstawą sankcji (wyjątek: awaria systemu PUESC po stronie KAS).

Po zakończeniu przewozu odbiorca towaru ma obowiązek zamknąć zgłoszenie w systemie SENT najpóźniej w następnym dniu roboczym, potwierdzając faktyczną ilość odebranego towaru.

Kary za naruszenia SENT — ile zapłacisz? [tabela]

System SENT przewiduje kary administracyjne nakładane bez względu na winę — wystarczy obiektywne naruszenie przepisu. Kontrole prowadzą: ITD (Inspekcja Transportu Drogowego), KAS (Krajowa Administracja Skarbowa), Straż Graniczna i Policja — zarówno na drodze, jak i zdalnie na podstawie danych z systemu.

Tabela kar za naruszenia SENT (stan prawny: 2026 r.)

Ważne: Przy przewozie odzieży i obuwia od 17 marca 2026 r. w pierwszym miesiącu obowiązywania przepisów KAS przeprowadziła 653 kontrole i nałożyła 34 mandaty na blisko 55 000 dokonanych zgłoszeń. Skarbówka działa aktywnie od pierwszego dnia — nie ma okresu przejściowego.

Kara za brak zgłoszenia SENT (do 100 000 PLN)

Najwyższa kara — 100 000 zł — grozi przewoźnikowi za niedostarczenie towaru do miejsca wskazanego w zgłoszeniu (art. 22 ustawy o SENT). Kara 46% wartości brutto towaru (min. 20 000 zł) jest nakładana na nadawcę lub odbiorcę za brak samego zgłoszenia lub rozbieżności w danych przekraczające 10%.

Kara za błędne dane w zgłoszeniu

Podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym (inna masa, inny rodzaj towaru, błędny kod CN) skutkuje karą 10 000 zł — niezależnie, czy błąd był celowy. Dotyczy to każdego uczestnika przewozu.

Kara za brak geolokalizacji

Brak aktywnego GPS przez choćby chwilę w trakcie objętego SENT przewozu to kara 10 000 zł dla przewoźnika i 5 000 – 7 500 zł dla kierowcy. Kara jest nakładana automatycznie na podstawie luki w danych — przerwa w sygnale telefonu nie jest usprawiedliwieniem. Jedynym wyjątkiem jest udokumentowana niedostępność systemu PUESC/SENT po stronie KAS.

Kto kontroluje SENT? ITD, KAS, Straż Graniczna

Kontrole SENT przeprowadzają:

• ITD — zatrzymanie pojazdu na drodze, weryfikacja numeru SENT i działania GPS,
• KAS (Służba Celno-Skarbowa) — kontrole na drodze i zdalne, na podstawie danych z systemu,
• Straż Graniczna — przewozy transgraniczne i tranzyt,
• Policja — w ramach wspólnych akcji.

Organ może zatrzymać pojazd lub towar do czasu wyjaśnienia sprawy. Zatrzymanie generuje dodatkowe koszty: przechowywanie pojazdu, opóźnienia kontraktowe, spory z kontrahentami.

Najczęstsze błędy firm transportowych w SENT

Analiza praktyki kontrolnej wskazuje na kilka powtarzających się błędów, które kosztują przewoźników dziesiątki tysięcy złotych.

Błąd #1: Niezgłoszenie towaru wrażliwego w tranzycie

Wiele firm zakłada, że tranzyt w procedurze celnej T1 zwalnia z obowiązku SENT. To błędne przekonanie — szczególnie w przypadku odzieży i obuwia. Samo powołanie się na T1 nie wystarczy. Dla towarów z nowego katalogu (działy 61, 62, 64 CN) każdy przypadek tranzytu należy weryfikować indywidualnie. Przy tranzycie przez Polskę obowiązek zgłoszenia spoczywa na przewoźniku.

Błąd #2: Brak aktualizacji zgłoszenia po zmianie trasy

Zmiana pojazdu, naczepy, daty dostarczenia lub trasy przewozu wymaga niezwłocznej aktualizacji zgłoszenia SENT. Dane w systemie muszą być zgodne ze stanem faktycznym przez cały czas trwania transportu. Brak aktualizacji = kara 10 000 zł.

Błąd #3: Niesprawne urządzenie GPS

Telefon z aplikacją SENT-GEO lub e-TOLL PL to rozwiązanie ryzykowne. Chwilowa utrata zasięgu, rozładowanie baterii, błąd aplikacji — każda przerwa w przekazywaniu danych to potencjalna kara 10 000 zł, której nie da się uniknąć argumentami technicznymi. Rekomendowanym rozwiązaniem jest certyfikowany lokalizator ZSL — urządzenie montowane w pojeździe, które jednocześnie obsługuje GPS dla SENT i eTOLL.

Jak Evotax wspiera firmy transportowe w zakresie SENT?

Compliance w SENT to nie tylko rejestracja na PUESC. To ciągłe monitorowanie zmian w przepisach (ostatnio: odzież od marca 2026 r.), weryfikacja kodów CN towarów, procedury dla kierowców i dyspozytorów, a w razie kontroli — odpowiedź na decyzję organu.

Evotax specjalizuje się w obsłudze firm z branży TSL. Wiemy, że dla przewoźnika rejestr SENT to jeden z wielu obszarów compliance — obok rozliczania czasu pracy kierowców, VAT od paliwa zagranicznego, rozliczeń kabotażu i dokumentacji kadrowej.

Audyt compliance — sprawdzamy czy Twoja firma jest zgodna z SENT

Audyt obejmuje weryfikację procedur zgłoszeniowych, ocenę ryzyka dla transportowanych towarów (kody CN, progi wagowe), sprawdzenie konfiguracji geolokalizacji oraz identyfikację luk, które podczas kontroli ITD lub KAS mogłyby skutkować karą.

Wsparcie bieżące — co robimy w ramach księgowości transportowej?

W ramach stałej współpracy z Evotax możesz liczyć na:

• Informowanie o zmianach w przepisach SENT i dostosowanie procedur;
• Wsparcie przy rejestracji i konfiguracji PUESC;
• Pomoc w przygotowaniu dokumentacji na potrzeby kontroli;
• Obsługę księgową i kadrową specyficzną dla TSL: czas pracy kierowców, wynagrodzenia zagraniczne, VAT transportowy.

Nie tłumaczysz nam, czym jest kabotaż ani co to e-AD — my to wiemy. Twoje rozliczenia są przygotowane na kontrolę, zanim ona nastąpi! Jeśli jesteś zainteresowany, skontaktuj się z nami i zleć specjalistom rozliczenia czasu pracy kierowców czy też księgowość dla transportu w Twojej firmie i inne procesy, które wymagają wsparcia!