System SENT - Co musisz o nim wiedzieć?

System SENT – czym jest i dlaczego został wprowadzony w Polsce?

System SENT – System Elektronicznego Nadzoru Transportu funkcjonuje w Polsce od 2017 roku, jednak w praktyce wiele firm transportowych i przewoźników nadal nie zna w pełni zasad jego działania oraz obowiązków, jakie nakłada system monitorowania transportu towarów. Prawidłowe zrozumienie, czym jest system SENT, jaki jest jego zakres oraz jakie towary podlegają monitorowaniu, ma kluczowe znaczenie zwłaszcza dla podmiotów realizujących przewozy towarów wrażliwych.

Co to jest system SENT? Definicja, funkcje i zakres działania

System Elektronicznego Nadzoru Transportu SENT to teleinformatyczny system monitorowania przewozu drogowego i kolejowego oraz obrotu paliwami opałowymi, stworzony przez Krajową Administrację Skarbową. Jego celem jest monitorowanie transportu towarów wrażliwych oraz innych towarów podlegających obowiązkowi zgłoszenia. System działa w ramach Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC) i umożliwia elektroniczne zgłaszanie przewozów oraz bieżący nadzór nad ich realizacją.

W ramach systemu SENT monitorowany jest przewóz towarów na terytorium Polski w następujących przypadkach:

• Transport rozpoczyna się i kończy na terytorium Polski;
• Przewóz towarów rozpoczyna się w Polsce i kończy poza jej granicami;
• Transport rozpoczyna się poza Polską i kończy na terytorium RP;
• Przewóz rozpoczyna się i kończy poza Polską, ale obejmuje tranzyt przez Polskę.

Oznacza to, że monitorowaniu SENT podlega nie tylko krajowy przewóz towarów, lecz również transport międzynarodowy i tranzytowy, jeżeli spełnia warunki określone w przepisach.

Dla przewoźnika system SENT oznacza konkretne obowiązki związane z monitorowaniem transportu towarów, w szczególności:

• Dokonanie zgłoszenia przewozu w systemie SENT;
• Bieżące uzupełnianie i aktualizowanie danych zgłoszenia;
• Posiadanie numeru SENT i potwierdzenia zgłoszenia przez cały czas trwania przewozu towarów.

Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować dotkliwymi sankcjami administracyjnymi i finansowymi.

Cel systemu SENT oraz podstawa prawna

System SENT, jako elektroniczny system nadzoru transportu, opiera się na Ustawie z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Przepisy te weszły w życie 18 kwietnia 2017 r., przy czym część regulacji zaczęła obowiązywać od 1 maja 2017 r. i do dziś stanowi podstawę funkcjonowania systemu monitorowania przewozu.

Do głównych celów wprowadzenia systemu monitorowania SENT należą:

• Uszczelnienie systemu podatkowego, w szczególności w zakresie VAT i akcyzy;
• Stworzenie bezpiecznych warunków dla legalnej działalności gospodarczej;
• Zmiana modelu kontroli z formalnej kontroli dokumentów na monitorowanie przewozu w czasie rzeczywistym;
• Zwiększenie przejrzystości i kontroli nad obrotem towarami wrażliwymi.

Jakie problemy w transporcie i podatkach rozwiązuje system SENT?

System SENT został wdrożony jako odpowiedź na nadużycia podatkowe i nieskuteczność wcześniejszych, rozproszonych form kontroli. Tradycyjne metody, oparte głównie na dokumentach papierowych, nie zapewniały skutecznego nadzoru nad faktycznym przemieszczaniem towarów.

Dzięki systemowi monitorowania przewozu towarów SENT możliwe jest m.in.:

• Ograniczenie wyłudzeń podatku VAT i akcyzy, zwłaszcza w zakresie paliw i wyrobów akcyzowych;
• Redukcja szarej strefy w transporcie i handlu;
• Zapobieganie wprowadzaniu do obrotu towarów nieznanego pochodzenia;
• Skuteczne monitorowanie transportu i geolokalizacja przewozu w czasie rzeczywistym.

W efekcie nadzór nad przewozem towarów wrażliwych w systemie SENT stał się bardziej transparentny i efektywny, co realnie wspiera uczciwych przewoźników oraz firmy działające zgodnie z przepisami.

Towary objęte SENT i obowiązek zgłoszenia

Katalog towarów podlegających zgłoszeniu w systemie SENT wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. To właśnie ta regulacja określa, jakie towary podlegają monitorowaniu SENT oraz kiedy powstaje obowiązek zgłoszenia przewozu. Każdy przewoźnik realizujący przewóz towarów objętych monitoringiem powinien znać te zasady, aby uniknąć sankcji i kar finansowych za błędne lub niekompletne zgłoszenia SENT.

Jakie towary podlegają SENT? Towary wrażliwe i odpady

Systemowi SENT podlegają następujące grupy towarów:

• Paliwa silnikowe i opałowe oraz biodiesel;
• Oleje smarowe i preparaty smarowe;
• Alkohol etylowy skażony i nieskażony;
• Susz tytoniowy oraz produkty pomocnicze (bibułka papierosowa, taśmy formujące);
• Niektóre oleje roślinne i tłuszcze objęte obowiązkiem monitorowania SENT, wskazane w wykazie kodów CN;
• Produkty zawierające alkohol etylowy objęte obowiązkiem zgłoszenia zgodnie z klasyfikacją CN i przepisami akcyzowymi;
• Propan, butan i mieszaniny propanu-butanu (CN ex 2711);
• Rozpuszczalniki i rozcieńczalniki o kodzie CN 3814;
• Odpady farb i lakierów zawierających rozpuszczalniki, szlamy z usuwania farb, zmywacze oraz odpady klejów i szczeliw.

Towary objęte systemem SENT w 2026 roku

Od 17 marca 2026 r. katalog towarów objętych systemem SENT zostanie rozszerzony o nowe grupy produktów, które do tej pory nie były monitorowane lub były objęte SENT w ograniczonym zakresie:

• Artykuły odzieżowe i dodatki odzieżowe z dzianin (kod CN dział 61), jeżeli masa brutto przesyłki > 10 kg;
• Artykuły odzieżowe i dodatki odzieżowe inne niż z dzianin (kod CN dział 62), jeżeli masa brutto przesyłki > 10 kg;
• Odzież używana i pozostałe artykuły używane (kod CN 6309 00 00), jeżeli masa brutto > 10 kg;
• Obuwie (kod CN dział 64, z wyłączeniem części obuwia CN 6406), jeżeli w przesyłce jest więcej niż 20 sztuk obuwia (np. 10 par);
• Mieszane przesyłki odzieży i/lub obuwia (np. z działów 61, 62 i/lub 64), jeżeli łączna masa > 10 kg.

Limity wagowe i objętościowe w systemie SENT – kiedy wymagane jest zgłoszenie w systemie SENT?

Obowiązek zgłoszenia przewozu w systemie SENT zależy od dwóch kluczowych czynników: rodzaju przewożonego towaru oraz ilości ładunku objętego transportem.

W przypadku towarów wrażliwych objętych systemem SENT, takich jak paliwa, alkohol czy wyroby tytoniowe, zgłoszenie SENT jest wymagane, jeżeli masa brutto przesyłki przekracza 500 kg lub objętość przekracza 500 litrów. Są to towary szczególnie narażone na nadużycia podatkowe, dlatego podlegają ścisłemu monitorowaniu przewozu drogowego.

Odmienne zasady dotyczą przewozu odpadów objętych systemem monitorowania SENT. Co do zasady transport odpadów wskazanych w wykazie SENT podlega zgłoszeniu niezależnie od masy lub objętości. Wyjątek stanowią odpady z tzw. zielonej listy, w przypadku których obowiązek zgłoszenia nie występuje, jeśli masa przesyłki nie przekracza 20 kg.

Wyjątki w systemie SENT – przewozy zwolnione z obowiązku zgłoszenia SENT

Obowiązek zgłoszenia nie dotyczy:

• Towarów konfekcjonowanych w opakowaniach jednostkowych mniejszych niż 11 litrów – o ile spełnione są warunki wyłączenia przewidziane w przepisach;
• Przewozów objętych procedurą celną tranzytu, składowania, odprawy czasowej;
• Towarów przemieszczanych w ramach procedury zawieszenia poboru akcyzy (z zastosowaniem e-AD);
• Przewozów realizowanych przez operatorów pocztowych w paczkach pocztowych;
• Przewozu do osób fizycznych (z wyjątkiem paliw opałowych).

Jak zgłosić przewóz w systemie SENT krok po kroku?

Prawidłowe zgłoszenie przewozu towarów wrażliwych w systemie SENT wymaga zachowania określonej procedury. Znajomość tych zasad jest kluczowa, ponieważ nawet drobne błędy w zgłoszeniach przewozów mogą skutkować karami finansowymi oraz odpowiedzialnością administracyjną przewoźnika.

Rejestracja w systemie SENT na platformie PUESC

Pierwszym krokiem w procedurze jest rejestracja w systemie SENT poprzez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Przewoźnicy mogą korzystać z podstawowego poziomu dostępu, natomiast podmioty wysyłające i odbierające towary objęte obowiązkiem zgłoszenia muszą uzyskać dostęp zaawansowany.

Proces rejestracji w systemie rejestracji SENT obejmuje:

• Rejestrację danych osoby fizycznej;
• Wprowadzenie danych podmiotu gospodarczego;
• Ustanowienie i rejestrację reprezentacji firmy.

Osoby fizyczne mogą dokonać rejestracji samodzielnie, natomiast przedsiębiorcy muszą formalnie przypisać reprezentację do konta w systemie.

Wypełnienie formularza zgłoszenia SENT

Po zalogowaniu się na platformie należy wybrać usługę „Przewóz towarów objętych monitorowaniem (SENT)”, a następnie odpowiedni formularz SENT. W zgłoszeniu wymagane są:

• Dane podmiotu wysyłającego i odbiorców towarów;
• Szczegółowe informacje o towarze podlegającym zgłoszeniu;
• Dane dotyczące trasy przewozu, miejsca rozpoczęcia i zakończenia transportu oraz planowanej daty wyjazdu.

Dobór właściwego formularza zależy od rodzaju przewozu oraz roli, jaką dany podmiot pełni w ramach systemu monitorowania przewozu towarów.

Numer referencyjny i klucze uwierzytelniające

Po poprawnym złożeniu formularza system SENT generuje numer SENT, czyli numer referencyjny zgłoszenia, który zachowuje ważność przez 10 dni. System tworzy również klucze uwierzytelniające dla wysyłającego, przewoźnika i odbiorcy.

Podmiot dokonujący zgłoszenia ma obowiązek przekazać numer SENT przewoźnikowi, a w przypadku transportu krajowego także odbiorcy towaru.

Aktualizacja danych przez przewoźnika

Kolejnym etapem jest uzupełnienie zgłoszenia przez przewoźnika. W tym zakresie przewoźnik wprowadza m.in. swoje dane, numer rejestracyjny pojazdu, informacje o posiadanej licencji oraz datę rozpoczęcia i planowanego zakończenia przewozu.

Jeżeli w trakcie monitorowania transportu nastąpi zmiana któregokolwiek z tych danych, przewoźnik ma obowiązek niezwłocznej aktualizacji zgłoszenia SENT.

Zamknięcie zgłoszenia przez odbiorcę

Ostatnim etapem w ramach systemu monitorowania SENT jest zamknięcie zgłoszenia przez odbiorcę towaru. Czynność ta powinna zostać wykonana najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu przewozu. Odbiorca potwierdza dostawę, wskazując rzeczywistą ilość odebranego towaru oraz datę zakończenia transportu.

Brak terminowego zamknięcia zgłoszenia w systemie SENT może skutkować nałożeniem kar finansowych na uczestników przewozu.

Kary w systemie SENT

System SENT jako elektroniczny system monitorowania transportu przewiduje dotkliwe sankcje finansowe za naruszenie obowiązków związanych ze zgłoszeniem przewozu towarów oraz prawidłowym monitorowaniem transportu. Kary mogą zostać nałożone zarówno na przewoźnika, jak i na podmiot wysyłający lub odbierający towary objęte obowiązkiem zgłoszenia.

Naruszenia przepisów SENT są traktowane jako poważne zagrożenie dla systemu kontroli podatkowej, dlatego odpowiedzialność ma charakter administracyjny i jest niezależna od winy umyślnej.

* PN – kara niższa, przewidziana przy oczywistych błędach niezwiązanych z towarem lub numerami rejestracyjnymi

Techniczne aspekty i integracja z systemami ERP

Skuteczne funkcjonowanie transportu w ramach systemu SENT opiera się nie tylko na prawidłowej dokumentacji, ale również na odpowiednich narzędziach technicznych zapewniających ciągły monitoring przewozu.

Geolokalizacja transportu i urządzenia ZSL

Zgodnie z przepisami, przewoźnik ma obowiązek wyposażenia środka transportu w urządzenie przekazujące dane geolokalizacyjne przez cały czas przewozu towarów zgłoszonych w SENT. Do tego celu wykorzystuje się Zewnętrzne Systemy Lokalizacji (ZSL). Od 2021 r. zmieniono zasady funkcjonowania i integracji Zewnętrznych Systemów Lokalizacji, dostosowując je do systemu e-TOLL.

Aplikacje mobilne SENT-GEO i SENT DOSTAWY

Od 2021 r. dane geolokalizacyjne mogą być przekazywane za pomocą aplikacji SENT-GEO, aplikacji e-TOLL PL lub zewnętrznych systemów lokalizacyjnych (ZSL) zintegrowanych z KAS. Dodatkowo przewoźnicy mogą korzystać z aplikacji SENT DOSTAWY, przeznaczonej dla kierowców i odbiorców obsługujących przewozy oleju opałowego oraz potwierdzania dostaw innych towarów objętych monitorowaniem SENT.

Zgłoszenia awaryjne i modyfikacje

Procedura awaryjna uruchamiana jest w przypadku niedostępności systemu SENT. Przewoźnicy powinni wówczas korzystać z dokumentów zastępczych, które po wypełnieniu należy przesłać na adres awaria.sent@mf.gov.pl. Należy pamiętać, że podczas awarii nie wolno wyłączać urządzeń pokładowych - system musi mieć możliwość prawidłowego zarejestrowania danych po przywróceniu funkcjonalności.

Podsumowanie i najważniejsze wskazówki dla przewoźników

System SENT wymaga zgłoszenia przewozu towarów objętych monitoringiem (w tym towarów wrażliwych i wskazanych odpadów), uzupełniania danych przez przewoźnika i terminowego zamknięcia zgłoszenia przez odbiorcę. Kluczowe są limity i wyjątki, numer SENT oraz geolokalizacja (SENT-GEO/e-TOLL/ZSL). Przestrzeganie procedur minimalizuje ryzyko wysokich kar.

Jeśli prowadzisz firmę transportową i potrzebujesz doradztwa związanego z funkcjonowaniem w branży TSL, pomocy z rozliczaniem czasu pracy kierowców lub księgowością w transporcie, skontaktuj się z nami! Zespół Evotax służy pomocą!