Sanitariaty dla kierowców jako sposób na obniżenie kosztów prowadzenia działalności

Czym są sanitariaty w transporcie?

W transporcie międzynarodowym sanitariaty to bardzo często skrót myślowy i określenie dotyczące dodatku sanitarnego, czyli poniesionych przez kierowcę wykonującego przewozy międzynarodowe kosztów związanych z korzystaniem z urządzeń sanitarnych.

Sanitariaty to również, od 2023 roku, składnik wynagrodzenia kosztów pracownika, który pracodawca może on uwzględnić w swoich rozliczeniach i obniżyć koszty pracy kierowców międzynarodowych.

Sanitariaty a obniżanie kosztów pracodawcy

Spełniając zasady wdrożenia dodatku sanitarnego, które opisujemy w dalszej części tego artykułu, pracodawca może obniżyć miesięczne koszty pracy kierowców o wyliczoną kwotę. Należy mieć jednak na uwadze, że ostateczna kwota w 2025 roku nie może wynieść mniej niż 8673 PLN.

Możliwość redukcji kosztów jest możliwa dzięki temu, że sanitariaty uznawane są jako zwroty, które są wolne od podatku oraz umożliwiają zmniejszenie podstawy składek społecznych ZUS. Ponadto, sanitariatów nie można traktować jako premii, ryczałtu lub nagrody.

Co również istotne, sanitariaty nie są wliczane do średniej urlopowej.

Kogo dokładnie dotyczą sanitariaty? Wynagrodzenie kierowcy międzynarodowego

Zwroty kosztów poniesionych przez kierowców na rzecz korzystania z sanitariatów dotyczą kierowców międzynarodowych - zarówno aut ciężarowych (powyżej 3,5 tony) oraz busów.

Ponadto, nie ma znaczenia tutaj rodzaj transportu międzynarodowego. Do zwrotu kosztów sanitariatów kwalifikują się przewozy drogowe typu cross-trade, przewozy kabotażowe, przewozy bilateralne czy delegowanie.

Ile wynosi koszt sanitariatów w transporcie międzynarodowym?

Zwrot kosztów korzystania z sanitariatów przez kierowców międzynarodowych jest zależny od kraju, w którym kierowcy wykonują trasy i w zależności od państwa może się on różnić.

Ponadto, kolejnym elementem w ustaleniu zwrotu kosztów poniesionych z tytułu sanitariatów jest określenie liczby dni, które kierowca spędza podczas międzynarodowych przewozów drogowych. Przez ich liczbę należy pomnożyć przyjętą stawkę przyjętą dla kraju, w którym kierowca spędził wskazany czas.

Sanitariaty jako koszty nieudokumentowane

Zwrot równowartości poniesionych kosztów przez kierowcę wykonującego przewozy międzynarodowe z tytułu korzystania z sanitariatów nie musi być udokumentowany.

Wynika to z faktu, że zwrot kosztów poniesionych z tytułu korzystania z urządzeń sanitarnych nie jest kosztem samej firmy, a kosztem pracownika, który go ponosi i nie musi go dokumentować.

Dodajmy, że chociaż nie ma obowiązku ewidencji każdego skorzystania z sanitariatów, dokumentowanie ogólnych zasad korzystania oraz posiadanie regulaminu lub potwierdzeń zbiorczych (np. z kart flotowych) może być istotne przy kontroli.

Sprawdź także: Kalkulator wynagrodzeń kierowców międzynarodowych

Zwrot kosztów sanitariatów dla kierowców międzynarodowych – podstawa prawna

Zwrot równowartości poniesionych kosztów przez kierowcę wykonującego przewozy międzynarodowe jest możliwy dzięki przepisom ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym z dnia 28 lipca 2023 roku. Ta wprowadziła kluczowe zmiany w ustawie o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 roku, które umożliwiają zwrot kosztów kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy za wydatki związane z korzystaniem z sanitariatów.

Od momentu wejścia w życie nowych przepisów, przedsiębiorcy mają możliwość stosowania wewnętrznego systemu świadczeń dla kierowców międzynarodowych, a co szczególnie istotne - świadczenia te, po spełnieniu konkretnych warunków - można wyłączyć ze składek na ubezpieczenie społeczne oraz z zaliczek na podatek dochodowy.

Warunki wyłączenia świadczeń ze składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy

Chcąc wyłączyć świadczenia ze składek społecznych ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy, pracodawcy muszą spełnić pozwalające na to warunki. Ponadto ważna jest w tym przypadku również dokumentacja. W przypadku kontroli ZUS lub urzędu skarbowego istotne jest, aby:

·        Firma posiadała wewnętrzny regulamin korzystania z sanitariatów;

·        Wskazać grupę zawodową, dla której sanitariaty są przeznaczone.

Podstawa wymiaru składek ZUS

Chcąc wyłączyć świadczenia na sanitariaty ze składek społecznych ZUS, należy odwołać się do § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Stanowi ona, że "...wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych".

Oznacza to, że jeżeli kierowca międzynarodowy korzysta np. z parkingu z płatną bazą sanitarną - toaletą i prysznicem - do świadczeń przyznanych z tego tytułu nie naliczy się składek ZUS.

Wyłączenia z opodatkowania PIT

Warunki wyłączenia z opodatkowania PIT bazują na Art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, wyrokach Trybunału Konstytucyjnego oraz aktualnych praktyki organów podatkowych.

Ponadto, aby świadczenie nie zostało uznane za przychód pracownika (a więc nie podlegało opodatkowaniu), muszą być spełnione łącznie trzy warunki:

·        Świadczenie musi przynieść korzyść pracodawcy, a nie konkretnemu pracownikowi.

·        Świadczenie nie może zostać przypisane do konkretnego pracownika, lecz dostępne dla ogółu.

·        Świadczenie nie może zapewniać realnej, indywidualnej korzyści majątkowej pracownikowi, której można przypisać wartość pieniężną.

Zwrot za sanitariaty dla kierowców międzynarodowych, a minimalne wynagrodzenie kierowcy ciężarówki

Kierowcy międzynarodowych przewozów drogowych mogą otrzymać zwrot kosztów sanitariatów pod jeszcze jednym istotnym warunkiem - muszą otrzymywać wynagrodzenie nie niższe niż minimalne obowiązujące w kraju przyjmującym. To ustalane jest co roku, a zgodnie z obwieszczeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2024, obowiązująca stawka przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to 8673 PLN.

Co więcej, obniżenie kwoty wynagrodzenia kierowcy o wartość zwrotów kosztów korzystania z sanitariatów, nie może powodować, że łączna wartość świadczeń pieniężnych spadnie poniżej wymaganej wartości prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Korzystanie z sanitariatów przez kierowców międzynarodowych - podsumowanie

Dodatek sanitarny to prosty i legalny sposób na obniżenie kosztów pracy kierowców międzynarodowych – bez ryzyka podatkowego i składkowego. Wdrożenie odpowiedniej dokumentacji oraz regulaminu pozwala firmie transportowej zmniejszyć obciążenia ZUS i PIT, jednocześnie dbając o komfort kierowców. W czasach rosnących kosztów prowadzenia działalności, to rozwiązanie, które po prostu się opłaca.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w rozliczaniu wynagrodzeń kierowców, w tym we wdrożeniu zwrotu kosztów poniesionych przez kierowców na rzecz sanitariatów, chętnie go udzielimy! Skontaktuj się z nami i pozwól naszym specjalistom pomóc!