Rozliczanie diet zagranicznych kierowców - jak to robić właściwie w 2026 roku?

Zmiany w przepisach dotyczących diet zagranicznych kierowców

Rozliczanie diet zagranicznych kierowców zostało gruntownie przebudowane w ramach wdrożenia przepisów związanych z Pakietem Mobilności. Od 2 lutego 2022 r., po nowelizacji ustawy o czasie pracy kierowców, kierowca wykonujący międzynarodowe przewozy drogowe w ramach umowy o pracę nie jest już traktowany jak w klasycznej zagranicznej podróży służbowej.

W praktyce oznacza to, że delegacje zagraniczne kierowców – w rozumieniu przepisów o podróży służbowej pracownika – przestały mieć zastosowanie do kierowców wykonujących transport międzynarodowy. Zmiana ta całkowicie zmieniła model rozliczania kierowców międzynarodowych oraz zasady ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży.

Zagraniczna delegacja służbowa - Zmiany rozliczeń w 2023 roku

Do 18 sierpnia 2023 r. rozliczanie diet zagranicznych umożliwiało pomniejszenie przychodu kierowcy o 30% wartości diety zagranicznej za każdy dzień pobytu kierowcy poza granicami kraju. Mechanizm ten wpływał na podstawę opodatkowania i był powszechnie stosowany w firmach realizujących międzynarodowe przewozy drogowe.

Od 19 sierpnia 2023 r. preferencja ta została uchylona. W przypadku kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe nie stosuje się już 30% diety w rozliczeniach podatkowych. Obecne regulacje wprowadzają odrębny, ujednolicony system pomniejszeń składkowo-podatkowych, niezależny od faktycznej wysokości diety zagranicznej obowiązującej w danym państwie.

Nowe podstawy prawne od 2023 roku

W sierpniu 2023 r. weszła w życie ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, która doprecyzowała zasady rozliczania podróży zagranicznej kierowcy delegowanego. Ujednolicono podstawy pomniejszania składek ZUS i podatku dochodowego.

Aktualnie przy ustalaniu podstawy oskładkowania przyjmuje się równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą – niezależnie od stawek diety obowiązujących w danym kraju. W przypadku podatku dochodowego stosuje się kwotę 20 euro za dzień. Mechanizm ten dotyczy kierowców zawodowych wykonujących transport międzynarodowy i zastępuje wcześniejsze rozliczanie delegacji kierowców według faktycznych stawek diet.

Czym jest tzw. wirtualna dieta?

Tzw. wirtualna dieta to instrument techniczny służący do prawidłowego rozliczania diet zagranicznych kierowców w zakresie składek i podatku. Nie jest to świadczenie przysługujące kierowcy ani element wynagrodzenia kierowcy, lecz narzędzie do obniżenia podstawy wymiaru danin publicznych.

Najważniejsze cechy wirtualnej diety:

• Nie jest wypłacana kierowcy;
• Nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę;
• Nie jest kosztem podatkowym pracodawcy;
• Nie podlega wykazaniu na liście płac jako wypłacana dieta.

Aby zastosować pomniejszenie składki ZUS, przychód kierowcy musi przekroczyć przeciętne wynagrodzenie (w 2026 r. – 9420 zł brutto). Dodatkowo w przypadku, gdy czas podróży kierowcy za granicą nie przekracza 12 godzin, kwota przyjmowana do pomniejszenia ulega proporcjonalnemu obniżeniu zgodnie z zasadami dotyczącymi czasu trwania podróży.

Więcej na temat wirtualnej diety przeczytasz w naszym artykule: Wirtualna dieta bez tajemnic: Prosty przewodnik z przykładami

Zwolnienia podatkowe i wysokość diet zagranicznych kierowców

Rozliczanie diet zagranicznych kierowców oraz podatku PIT w transporcie międzynarodowym zostało w ostatnich latach całkowicie przebudowane. Nowe regulacje zastąpiły wcześniejsze mechanizmy (w tym 30% diety) i wprowadziły jasne zasady zwolnień podatkowych dla kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe.

Zagraniczna podróż służbowa kierowcy - Jak działa zwolnienie 20 euro dziennie?

Od 19 sierpnia 2023 r., na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT, wolne od podatku są przychody kierowcy w wysokości odpowiadającej 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą w związku z wykonywaniem przewozu międzynarodowego.

Zwolnienie obejmuje zarówno przychody ze stosunku pracy, jak i z umowy zlecenia. Dodatkowo nie podlegają opodatkowaniu zwroty kosztów związanych z podróżą kierowcy, w tym:

• Noclegu kierowców zawodowych;
• Dojazdu do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego;
• Innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków;
• Korzystania z urządzeń sanitarnych.

To rozwiązanie stanowi dziś kluczowy element rozliczania kierowców międzynarodowych w zakresie PIT.

Kiedy można zastosować zwolnienie podatkowe z tytułu podróży służbowej kierowcy?

Zwolnienie 20 euro przysługuje wyłącznie za dni faktycznego pobytu kierowcy za granicą. Nie obejmuje ono okresów, w których kierowca:

• Przebywa na urlopie wypoczynkowym,
• Korzysta ze zwolnienia lekarskiego,
• Przebywa na urlopie bezpłatnym.

Jeżeli czas podróży zagranicznej jest krótszy niż 12 godzin, stosuje się proporcję:

• 1/3 kwoty przy pobycie do 8 godzin
• 1/2 kwoty przy pobycie powyżej 8 do 12 godzin.

Prawidłowa ewidencja czasu pracy i czasu pobytu kierowcy ma więc kluczowe znaczenie dla bezpiecznego podatkowo rozliczenia.

Składki ZUS a dieta zagraniczna kierowcy

W praktyce TSL rozliczanie diet zagranicznych kierowców w kontekście ZUS ma kluczowe znaczenie dla kosztów pracy. Aktualne regulacje – powiązane z wdrożeniem Pakiet Mobilności – zmieniły sposób ustalania podstawy wymiaru składek dla kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe.

Zwolnienie 60 euro z podstawy ZUS

Na podstawie art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców z podstawy wymiaru składek można wyłączyć równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Mechanizm ten dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy miesięczny przychód przekracza przeciętne wynagrodzenie (w 2026 r. – 9 420 zł brutto).

Jeżeli czas pobytu kierowcy poza krajem jest krótszy niż 12 godzin, stosuje się proporcję:

• 1/3 kwoty (20 euro) – przy pobycie do 8 godzin;
• 1/2 kwoty (30 euro) – przy pobycie powyżej 8 do 12 godzin.

Do dni pobytu za granicą nie wlicza się urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego ani urlopu bezpłatnego. Prawidłowa ewidencja czasu pracy i czasu podróży kierowcy jest więc warunkiem bezpiecznego zastosowania odliczenia.

Minimalna podstawa wymiaru składek

Kluczowa zasada: po zastosowaniu wyłączenia 60 euro podstawa wymiaru składek nie może być niższa niż przeciętne wynagrodzenie.

Jeżeli wynagrodzenie kierowcy jest poniżej tego progu – odliczenie nie przysługuje. Jeżeli natomiast po odjęciu równowartości 60 euro dziennie podstawa spadłaby poniżej przeciętnego wynagrodzenia, należy przyjąć właśnie tę minimalną kwotę jako podstawę do naliczenia składek.

Techniczne aspekty rozliczenia diet

Prawidłowe rozliczanie diet zagranicznych kierowców to nie tylko znajomość stawek, ale przede wszystkim poprawne ustalenie czasu podróży, dni pobytu oraz zasad wypłacania wynagrodzenia. Błędy na tym etapie wpływają bezpośrednio na wysokość zwolnień podatkowych i składkowych oraz bezpieczeństwo rozliczeń w firmie transportowej.

Jakie dni nie wliczają się do pobytu za granicą kierowcy?

Przy ustalaniu dni pobytu kierowcy za granicą – kluczowych dla zastosowania zwolnienia 20 euro (PIT) i 60 euro (ZUS) – należy wyłączyć okresy, w których kierowca faktycznie nie wykonuje przewozu. Do dni pobytu zagranicznego nie zalicza się:

• Urlopu wypoczynkowego;
• Zwolnienia lekarskiego;
• Urlopu bezpłatnego.

Jest to katalog zamknięty. Oznacza to, że inne usprawiedliwione przerwy powstałe w trakcie realizacji przewozu międzynarodowego co do zasady podlegają standardowemu rozliczeniu, o ile kierowca pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Kluczowa pozostaje rzetelna ewidencja czasu pracy kierowców oraz dokumentacja potwierdzająca dzień pobytu.

Zmniejszenie kwot przy krótkim pobycie

Jeżeli czas podróży zagranicznej kierowcy nie przekracza 12 godzin, stosuje się proporcjonalne pomniejszenie kwot przyjmowanych do rozliczenia:

• Do 8 godzin – 1/3 stawki (20 euro w ZUS i 6,67 euro w PIT);
• Powyżej 8 do 12 godzin – 1/2 stawki (30 euro w ZUS i 10 euro w PIT).

Mechanizm ten dotyczy zarówno zwolnienia podatkowego, jak i wyłączenia z podstawy wymiaru składek. W praktyce oznacza to konieczność precyzyjnego ustalenia momentu przekroczenia granicy oraz czasu trwania podróży.

Rozliczanie delegacji zagranicznych kierowców w dwóch ratach – kiedy i jak?

W przypadku kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe dopuszczalne jest wypłacanie wynagrodzenia w dwóch ratach, w stałych i z góry określonych terminach:

• Pierwsza rata – płatna z dołu, najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca;
• Druga rata – po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później niż do 21. dnia następnego miesiąca.

Wysokość pierwszej raty zależy od przychodu kierowcy:

• Jeśli jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie – wypłata nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę kierowcy;
• Jeśli jest wyższy – pierwsza rata odpowiada kwocie przeciętnego wynagrodzenia.

Rozwiązanie to pozwala prawidłowo rozliczyć dietę kierowców międzynarodowych, uwzględniając czas trwania podróży, liczbę dni pobytu oraz ostateczne należności przysługujące pracownikowi.

Rozliczania diet zagranicznych kierowców - Podsumowanie

Diety zagraniczne kierowców w 2026 r. nie są klasyczną delegacją. Firma transportowa stosuje mechanizm „wirtualnej diety”: 20 euro zwolnienia podatkowego i 60 euro wyłączenia z ZUS za dzień pobytu. Trzeba jednak pamiętać, że odliczenie działa tylko powyżej przeciętnego wynagrodzenia i wymaga precyzyjnej ewidencji czasu pracy kierowcy.