Przejście z KPiR na księgi rachunkowe - Jak to zrobić?

Pełna księgowość – co to jest?

Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana forma ewidencji finansowej, prowadzona w formie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Obejmuje m.in. zapisy w dzienniku, księdze głównej, księgach pomocniczych, inwentarzu oraz zestawienia obrotów i sald.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, a limit przychodów

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych może wynikać z faktu przekroczenia limitów przychodu określonego w ustawie o rachunkowości i dotyczy przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku obrotowym osiągnęli przychody netto przekraczające 2,5 mln EUR (w 2025 r. to równowartość 10 711 500 PLN). Po przekroczeniu tego progu przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych niezależnie od formy działalności. Pełna księgowość jest również obowiązkowa w instytucjach finansowych, jednostkach budżetowych oraz organizacjach korzystających z dotacji.

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, a rodzaj działalności gospodarczej

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy także wszystkich spółek prawa handlowego, takich jak spółki z o.o., spółki akcyjne czy komandytowe. Dzięki temu zapewniona jest przejrzystość finansowa oraz pełna kontrola nad rozliczeniami, co ma szczególne znaczenie w relacjach z kontrahentami, inwestorami i instytucjami nadzorczymi.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o pełnej księgowości, różnicach z księgowością uproszczoną czy też elementach, z których składa się księga rachunkowa, zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem: Pełna księgowość - Co to jest i kogo dotyczy?

Proces przejścia z księgi podatkowej na pełną księgowość krok po kroku

Przejście na pełną księgowość obejmuje szereg precyzyjnych kroków proceduralnych, które muszą być wykonane w określonej kolejności. Niezależnie od tego, czy zmiana następuje z powodu przekroczenia limitu przychodów, czy wynika z dobrowolnej decyzji przedsiębiorcy, procedura zawsze przebiega według podobnego schematu.

Przejście na pełną księgowość, a podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Jeżeli przedsiębiorcy prowadzili wcześniej księgowość uproszczoną w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej, a stanęli przed obowiązkiem prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych, wówczas pierwszym krokiem jest zamknięcie Księgi Przychodów i Rozchodów za zakończony rok obrotowy. Procedura ta wymaga dokładnego podsumowania wszystkich kolumn księgi oraz sporządzenia spisu z natury na dzień 31 grudnia.

Spis z natury musi uwzględniać wszystkie towary handlowe, materiały, półwyroby i wyroby gotowe znajdujące się na stanie firmy. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należy ustalić ostateczny dochód roczny zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zamknięta podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) stanowi podstawę do utworzenia inwentarza – dokumentu zawierającego kompletny spis wszystkich składników aktywów i pasywów przedsiębiorstwa. Ten dokument służy jako punkt wyjścia dla rozpoczęcia prowadzenia pełnej księgowości.

Warto również zaznaczyć, że inwentarz sporządzony na 1 stycznia stanowi bilans otwarcia.

Otwarcie ksiąg rachunkowych

Chcąc prowadzić pełną księgowość należy otworzyć księgi rachunkowe, a pierwszym krokiem tego procesu jest wprowadzenie sald początkowych na odpowiednie konta księgowe. Przepisy wymagają wykonania tego procesu w ciągu 15 dni od początku roku obrotowego. Jeśli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, otwarcie ksiąg musi nastąpić najpóźniej do 15 stycznia.

Dodajmy, że obowiązują wyjątki i dotyczą np. nowo powstałych podmiotów – limit 15 dni w ich przypadku jest liczony od dnia rozpoczęcia działalności.

Opracowanie polityki rachunkowej

Obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej w pełnym wymiarze zobowiązuje przedsiębiorcę do wprowadzenia polityki rachunkowej, co należy zrobić przed uruchomieniem systemu ksiąg rachunkowych. Polityka rachunkowa to fundamentalny dokument określający zasady finansowe obowiązujące w przedsiębiorstwie. Wymaga sporządzenia w języku polskim i zatwierdzenia przez właściciela firmy lub zarząd.

Polityka rachunkowa powinna precyzyjnie określać: rok obrotowy, metody wyceny aktywów i pasywów, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych wraz z planem kont, opis systemu przetwarzania danych oraz zasady zabezpieczenia dokumentów księgowych.

Sporządzenie bilansu otwarcia

Bilans otwarcia przedstawia zestawienie aktywów i pasywów firmy na początek okresu rozliczeniowego. Dokument składa się z dwóch głównych części: aktywów (obejmujących aktywa trwałe i obrotowe) oraz pasywów (zawierających kapitał własny i zobowiązania). Podstawową zasadą jest zachowanie równowagi bilansowej – suma aktywów musi równać się sumie pasywów.

Aktualizacja danych w CEIDG

Proces przejścia na pełną rachunkowość finalizuje aktualizacja informacji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zgłoszenie to wymaga złożenia wniosku o zmianę danych z wskazaniem nowego sposobu prowadzenia ewidencji rachunkowej. Procedurę można wykonać elektronicznie przez portal biznes.gov.pl, osobiście w odpowiednim urzędzie miasta lub gminy, lub drogą pocztową.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w procesie przejścia na pełną księgowość, chętnie udzielimy profesjonalnego doradztwa! Skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści przeprowadzą Cię przez wszystkie niezbędne etapy.

Samodzielne prowadzenie księgowości w postaci ksiąg rachunkowych

Prowadzenie pełnej rachunkowości samodzielnie jest możliwe, ale w praktyce bardzo trudne. Pełna księgowość wymaga znajomości ustawy o rachunkowości i zasad sprawozdawczości finansowej, umiejętności pracy w systemach księgowych oraz bieżącego śledzenia zmian prawnych. Dodatkowo wiąże się z obowiązkiem prowadzenia ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, sporządzania sprawozdań finansowych i zachowania rygorystycznych terminów. Z tego powodu większość przedsiębiorców decyduje się na wsparcie biura rachunkowego, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Jak przejść na pełną księgowość z KPiR? - Podsumowanie

Pełna księgowość to najbardziej zaawansowany system ewidencji finansowej, który wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Jest obowiązkowa m.in. dla wszystkich spółek prawa handlowego oraz firm, które przekroczyły ustawowy limit pełnej księgowości – w 2025 roku 2,5 mln EUR (ok. 10,7 mln PLN). Jej zaletą jest pełna przejrzystość i kontrola nad finansami, a wadą – wysoka złożoność i koszty obsługi. Samodzielne prowadzenie pełnej księgowości jest możliwe, ale w praktyce trudne i ryzykowne, dlatego większość przedsiębiorców korzysta ze wsparcia profesjonalnych biur rachunkowych.

Jeżeli stoisz przed obowiązkiem prowadzenia ewidencji księgowej w postaci ksiąg rachunkowych i szukasz wsparcia w tym zakresie, zespół Evotax służy pomocą! Skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści zadbają o poprawne rozliczenia i ewidencję VAT i nie tylko!