Co to jest gestia transportowa?

Czym jest gestia transportowa i dlaczego wpływa na koszty?

Pojęcie gestii transportowej wywodzi się z angielskiego określenia management of carriage i oznacza prawo oraz obowiązek organizacji transportu towarów, zastrzeżone w umowie handlowej lub umowie transportowej. Obejmuje ono zarówno organizację przewozu, jak i ponoszenie kosztów transportu, a także odpowiedzialność za prawidłowy przebieg procesu transportowego. Gestia transportowa stanowi jeden z kluczowych elementów każdej transakcji handlowej, regulując relacje pomiędzy stroną kupującą a sprzedającą.

W praktyce gestia transportowa wpływa bezpośrednio na logistykę, koszty przewozu, ryzyko transportowe oraz efektywność całej operacji handlowej.

Gestia transportowa a organizacja przewozu towaru

W ramach ustalania gestii transportowej strony transakcji precyzują kluczowe elementy organizacji transportu, w tym:

• Szczegóły przewozu towarów – wybór środka transportu (transport drogowy, morski, lotniczy lub kolejowy), trasy przejazdu oraz terminów dostaw;
• Podział kosztów transportu – w tym kosztów frachtu, przeładunku, magazynowania oraz kosztów dodatkowych;
• Moment przejścia odpowiedzialności i ryzyka za towar;
• Odpowiedzialność za ubezpieczenie cargo (gestia ubezpieczeniowa);
• Obowiązek organizacji odprawy celnej – wywozowej i wwozowej, w zależności od warunków dostawy.

Prawidłowe określenie tych elementów ogranicza ryzyko sporów i nieporozumień pomiędzy stronami transakcji.

Znaczenie i zalety gestii transportowej

Strona posiadająca gestię transportową zyskuje realny wpływ na przebieg procesu transportowego oraz możliwość optymalizacji kosztów przewozu poprzez samodzielną organizację transportu. Oznacza to kontrolę nad:

• Wyborem przewoźnika i firm transportowych;
• Negocjacją stawek transportowych;
• Planowaniem trasy i terminów dostaw;
• Zarządzaniem ryzykiem transportowym.

Własna organizacja transportu często pozwala na zmniejszenie kosztów transportu, lepsze dopasowanie usług transportowych do potrzeb biznesowych oraz większą elastyczność operacyjną.

Rodzaje gestii transportowej

Gestia transportowa może przyjmować różne formy w zależności od tego, która strona transakcji odpowiada za organizację przewozu towarów, ponoszenie kosztów transportu oraz zarządzanie procesem transportowym. W praktyce wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje gestii transportowej, które różnią się zakresem obowiązków i odpowiedzialności stron umowy:

• Gestię własną;
• Gestię obcą;
• Gestię mieszaną.

Gestia transportowa własna

Gestia transportowa własna oznacza sytuację, w której dana strona transakcji samodzielnie organizuje transport towaru i ponosi związane z nim koszty. Obejmuje to wybór przewoźnika, ustalenie środka transportu, koordynację przebiegu procesu transportowego oraz realizację formalności logistycznych i dokumentacyjnych.

Posiadanie gestii transportowej własnej daje pełną kontrolę nad organizacją transportu, pozwala na optymalizację kosztów przewozu oraz dostosowanie usług transportowych do potrzeb operacyjnych przedsiębiorstwa.

Gestia transportowa obca

Gestia transportowa obca występuje wtedy, gdy organizacja transportu oraz ponoszenie kosztów przewozu leży po stronie drugiego uczestnika transakcji – najczęściej kontrahenta. Strona nieposiadająca gestii nie decyduje o wyborze przewoźnika, trasie ani terminach dostaw, a jej odpowiedzialność w procesie transportowym jest ograniczona.

Rozwiązanie to zmniejsza zaangażowanie logistyczne, jednak wiąże się z brakiem wpływu na koszty transportu, przebieg przewozu oraz ryzyko związane z dostarczeniem towaru.

Gestia transportowa mieszana

Gestia transportowa mieszana polega na podziale obowiązków związanych z organizacją transportu pomiędzy strony transakcji. Jedna strona może odpowiadać za część procesu transportowego (np. transport krajowy lub odprawę celną), a druga za pozostałe etapy przewozu.

Ten model gestii transportowej jest często stosowany w transporcie międzynarodowym, gdzie złożoność logistyki, różnice w przepisach oraz struktura kosztów wymagają elastycznego podziału odpowiedzialności i kosztów transportu.

Jakie elementy kosztowe obejmuje gestia transportowa?

Gestia transportowa obejmuje organizację transportu towarów oraz kluczowe koszty wynikające z przyjętego zakresu gestii transportowej, które mogą stanowić niemal połowę całkowitych kosztów logistycznych. Strona przejmująca gestię transportową odpowiada za organizację przewozu towaru, wybór przewoźnika, środka transportu, przebieg procesu transportowego, odprawę celną oraz ubezpieczenie cargo, zyskując realny wpływ na optymalizację kosztów i finalną cenę transakcji.

Koszty frachtu i przeładunku

Podstawę kosztów w gestii transportowej stanowią koszty przewozu towarów, obejmujące fracht, opłaty manipulacyjne, przeładunek, magazynowanie oraz koszty transportu krajowego i międzynarodowego. Gestia transportowa precyzyjnie określa, która strona transakcji ponosi obowiązek organizacji transportu, koszty odprawy celnej i ubezpieczenia cargo.

Z kolei formuły Incoterms 2020, takie jak CPT (Carriage Paid To) i EXW (Ex Works), jasno regulują podział kosztów i odpowiedzialności stron w procesie transportowym.

Ubezpieczenie cargo i odprawa celna

Ubezpieczenie cargo oraz koszty odprawy celnej stanowią istotny element kosztów w gestii transportowej. Ubezpieczenie przewożonych towarów ogranicza ryzyko transportowe i minimalizuje finansowe skutki szkód powstałych w trakcie przewozu.

W formule CIP (Carriage and Insurance Paid To) sprzedający ponosi obowiązek organizacji transportu oraz zapewnienia ubezpieczenia towaru, wybierając między ochroną ograniczoną a ubezpieczeniem „all risk”. Gestia transportowa precyzyjnie określa także, która strona odpowiada za odprawę celną eksportową i importową oraz ponosi związane z nią koszty.

Ryzyko uszkodzenia i moment jego przeniesienia

Kluczowym elementem gestii transportowej jest precyzyjne określenie momentu przejścia odpowiedzialności i ryzyka transportowego, który nie zawsze pokrywa się z podziałem kosztów transportu. W formułach Incoterms z grupy C sprzedający organizuje i finansuje przewóz, jednak ryzyko przechodzi na kupującego już w chwili przekazania towaru przewoźnikowi. W praktyce oznacza to, że sprzedający ponosi koszty transportu, ale nie ponosi ryzyka jego przebiegu.

W zależności od formuły, moment przejęcia ryzyka następuje przy:

• EXW – w zakładzie sprzedającego;
• FOB/CIF – przy załadunku na statek;
• DAP/DDP – przy dostarczeniu towaru do miejsca docelowego.

Prawidłowe ustalenie tych zasad wpływa na odpowiedzialność stron, koszty przewozu oraz przebieg procesu transportowego.

Gestia transportowa a spedycja

Gestia transportowa a spedycja to pojęcia ściśle ze sobą powiązane, ale pełniące odmienne role w procesie logistycznym. Gestia transportowa określa, która strona transakcji ponosi obowiązek organizacji transportu, koszty przewozu i odpowiedzialność za towar, natomiast spedycja polega na praktycznej realizacji tych zadań, czyli organizacji przewozu przez spedytora. W praktyce strona posiadająca gestię transportową może zlecić usługi spedycyjne, zachowując kontrolę nad kosztami, wyborem przewoźnika i przebiegiem procesu transportowego.

Jak uniknąć błędów przy ustalaniu gestii transportowej?

Aby uniknąć błędów przy ustalaniu gestii transportowej, kluczowe jest precyzyjne określenie zasad organizacji transportu już na etapie zawierania umowy handlowej. Nieprawidłowo ustalona gestia transportowa może prowadzić do sporów, wzrostu kosztów transportu, problemów z realizacją przewozu oraz niejasnego podziału odpowiedzialności i ryzyka.

Kluczowe warunki umowy

Podstawą jest jednoznaczne opisanie w umowie, która strona odpowiada za organizację przewozu towarów, wybór przewoźnika, przebieg procesu transportowego, odprawę celną oraz ubezpieczenie cargo. Należy jasno wskazać gestora transportu, zakres obowiązków oraz moment przejścia odpowiedzialności za towar.

Nieznajomość aktualnych reguł Incoterms 2020

Częstym błędem jest również nieznajomość lub błędne stosowanie Incoterms 2020. Umowa powinna zawierać dokładne oznaczenie reguły, miejsca dostawy oraz wersji Incoterms, co pozwala uniknąć nieporozumień w zakresie podziału kosztów i ryzyka transportowego.

Nadmierne zaufanie do kontrahenta bez weryfikacji

Równie istotna jest weryfikacja kontrahenta i dokumentów transportowych. Każda nieścisłość dotycząca miejsca dostawy, warunków przewozu lub danych w liście przewozowym powinna być natychmiast wyjaśniona, aby zapobiec problemom organizacyjnym i finansowym.

Gestia transportowa - Podsumowanie

Gestia transportowa zapewnia jasny i jednoznaczny podział obowiązków, kosztów oraz odpowiedzialności pomiędzy stronami transakcji handlowej. Dzięki temu, w połączeniu z właściwie dobraną regułą Incoterms, pozwala precyzyjnie określić moment przejścia ryzyka, a także to, kto odpowiada za organizację przewozu, wybór środka transportu, ubezpieczenie cargo oraz odprawę celną.

Jeżeli prowadzisz firmę transportową i potrzebujesz wsparcia w rozliczaniu czasu pracy kierowców, księgowości czy kwestiach kadrowo-płacowych, zespół Evotax służy pomocą! Skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści chętnie pomogą!