Delegacje kierowców - jak legalnie i korzystnie rozliczać diety i noclegi w 2025 r.

Czym jest delegacja służbowa kierowcy?

Delegacja służbowa kierowcy to czasowe polecenie pracodawcy wykonywania obowiązków poza stałym miejscem pracy.

Z delegacjami służbowymi wiążą się także diety, które są kluczowe w przypadku zagranicznej podróży służbowej kierowcy, a także delegacji krajowych.

Kierowcy w podróży służbowej a diety kierowców

Należy mieć na uwadze, że z delegacjami kierowców bezpośrednio powiązane są diety kierowców. Termin ten odnosi się do ryczałtów pieniężnych wypłacanych w trakcie delegacji służbowej, które mają na celu rekompensatę zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej delegowanego.

Kiedy kierowcom przysługują diety?

Diety przysługują pracownikowi firmy transportowej, gdy:

· kierowca delegowany wykonuje swoje obowiązki poza miejscem swojego stałego zamieszkania lub miejscem stałej pracy;

· podróż służbowa kierowcy delegowanego trwa co najmniej 8 godzin;

· pracodawca nie zapewnia pracownikowi pełnego wyżywienia w trakcie podróży służbowej. Jeżeli zapewnia jego część, wówczas kwota diety kierowcy będzie pomniejszona proporcjonalnie

Jakie przepisy dotyczące diet regulują ich kwestie?

Co istotne, wysokość diety kierowców delegowanych jest określona przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Delegacje krajowe - jakie koszty pokrywają diety?

Dieta krajowa kierowcy delegowanego pokrywa koszty związane z wyżywieniem pracownika.

Kiedy dieta przysługuje kierowcy w podróży służbowej?

Dieta kierowcy zawodowego przysługuje pracownikowi, gdy ten przebywa poza miejscem zatrudnienia przynajmniej 8 godzin, wykonując w tym czasie przewóz drogowy na polecenie pracodawcy.

Rozliczenie wynagrodzenia kierowców delegowanych za granicą - diety wirtualne

W przypadku kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe, od dnia 2 lutego 2022 r. nie stosuje się przepisów o podróżach służbowych w rozumieniu Kodeksu pracy (na mocy Pakietu Mobilności). W związku z tym nie przysługują im diety i ryczałty w oparciu o Rozporządzenie MPiPS z 2013 r.

Stawki diet wirtualnych dla obliczenia ulgi ZUS wynoszą 60 euro za dzień pobytu kierowcy za granicą, jeśli jego przychód miesięczny jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie. Z kolei stawki na podatek dochodowy 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą.

W tym miejscu zachęcamy serdecznie do zapoznania się z naszym artykułem: Wirtualna dieta bez tajemnic: Prosty przewodnik z przykładami

Ile wynosi dieta za podróże służbowe kierowców w Polsce?

Kwota diety kierowcy odbywającego podróże służbowe w Polsce w 2025 roku wynosi 45 PLN.

Należy mieć jednak na uwadze, że dieta w pełnej wysokości przysługuje pracownikowi, którego delegacja trwa powyżej 12 godzin.

Jeżeli jednak podróż służbowa trwa między 8, a 12 godzinami, wówczas kierowcy w podróży służbowej przysługuje 50% kwoty diety krajowej, czyli 22,50 PLN.

Dieta w delegacji a pomniejszenia

Zasady rozliczania diet uwzględniają sytuacje, w których pełna dieta może zostać pomniejszona.

Dieta kierowcy a ryczałt za nocleg

W trakcie podróży krajowych kierowcom może przysługiwać także ryczałt za nocleg. Ten musi zostać zapewniony w sytuacji, kiedy:

· Pracownik jest w delegacji i odbywa nocleg, który nie został udokumentowany;

· Nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Dodajmy, że wysokość ryczałtu za nocleg to 150% wysokości kwoty diety krajowej, czyli 67,50 PLN.

W jaki sposób wypłacić kierowcy delegowanemu diety i ryczałty za nocleg?

Zarówno diety kierowcy zawodowego, jak i ryczałty za nocleg, mogą być wypłacane do ręki kierowcy delegowanego za pokwitowaniem odbioru lub przelewem na konto bankowe.

Czy zwrot kosztów noclegu i dieta krajowa kierowcy podlegają pod ZUS i podatek dochodowy?

Zarówno ryczałt za nocleg jak i dieta krajowa kierowcy nie podlegają pod składki ZUS oraz opodatkowanie podatkiem dochodowym, co reguluje art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT).

Powyższe wynika to z faktu, że świadczenia te nie są traktowane jako wynagrodzenie kierowcy.

Co jednak istotne - jeżeli diety kierowców zostaną podwyższone przez pracodawcę, wówczas nadwyżka kwoty powyżej przepisowej wartości wynoszącej 45 PLN będzie uznana za dochód pracownika. W efekcie nadwyżka ta podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu ZUS.

Należy mieć jednak na uwadze, że z perspektywy pracodawcy, dieta kierowcy zawodowego stanowi koszt uzyskania przychodu.

Delegowanie kierowcy i rozliczanie diet oraz ryczałtów za nocleg - podsumowanie

Rozliczanie delegacji kierowców to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale i realna szansa na optymalizację kosztów prowadzenia działalności transportowej – o ile robi się to zgodnie z przepisami. Kluczowe jest właściwe rozróżnienie pomiędzy podróżą służbową a delegowaniem w rozumieniu przepisów unijnych, a także umiejętne stosowanie tzw. diet wirtualnych, które pozwalają ograniczyć obciążenia podatkowe i składkowe. W 2025 roku – przy rosnących kosztach pracy – prawidłowe rozliczanie diet i ryczałtów jest bardziej istotne niż kiedykolwiek wcześniej.

Wynagrodzenie kierowcy delegowanego - wsparcie w rozliczeniach

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w rozliczaniu diet i ryczałtów z delegacji kierowców, optymalizacji wynagrodzeń kierowców lub rozliczaniu czasu pracy kierowców? Chętnie go udzielimy! Skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści zajmą się resztą!