Rezygnacja z ZFŚS: jak przeprowadzić ją krok po kroku?

Obowiązek utworzenia ZFŚS - które firmy muszą tworzyć fundusz?

Obowiązek utworzenia ZFŚS wynika z ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 3 ust. 1, firmy muszą tworzyć fundusz, jeśli są pracodawcami spoza sfery budżetowej zatrudniającymi według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Czemu służy ZFŚS?

Fundusz służy finansowaniu działalności socjalnej na rzecz pracowników - dofinansowania wypoczynku, pomocy materialnej dla osób w trudnej sytuacji życiowej czy pożyczek mieszkaniowych.

Kiedy rezygnacja z ZFŚS jest możliwa?

Ustawodawca dopuszcza rezygnację z jego tworzenia tylko po spełnieniu określonych warunków formalnych.

Prawo do rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu przysługuje wszystkim pracodawcom pozabudżetowym - niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Oznacza to, że zrezygnować z ZFŚS mogą:

• pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
• pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników, którzy utworzyli fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej;
• pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników, którzy zdecydowali się na dobrowolne utworzenie funduszu.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pracodawców budżetowych. Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą ZFŚS obligatoryjnie - bez względu na stan zatrudnienia - i nie mają możliwości rezygnacji z funduszu.

Warunki rezygnacji z ZFŚS

Sama rezygnacja z tworzenia ZFŚS następuje poprzez wprowadzenie odpowiedniego zapisu do układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Proces ten wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników wyłonionych w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy - o szczegółach tej zgody piszemy w kolejnej sekcji.

Warunki rezygnacji różnią się w zależności od tego, czy w firmie działają związki zawodowe, czy pracodawca musi negocjować zmiany z przedstawicielami załogi wybranymi samodzielnie. Należy przy tym pamiętać, że nieutworzenie funduszu mimo ciążącego obowiązku stanowi wykroczenie określone w art. 12a ustawy o ZFŚS, a wymiar kary wynosi od 20 PLN do 5 000 PLN.

Procedura rezygnacji z ZFŚS krok po kroku

Procedura rezygnacji z ZFŚS nie jest jednolita - różni się w zależności od wielkości zatrudnienia oraz stosowanych w zakładzie przepisów. Poniżej przedstawiamy, jak wygląda ten proces w każdym z przypadków.

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy wprowadza postanowienie o nietworzeniu funduszu poprzez protokół dodatkowy do układu zbiorowego pracy. Protokół ten wymaga uzgodnienia ze związkami zawodowymi działającymi w zakładzie pracy, a następnie rejestracji przez Okręgowy Inspektorat Pracy. Zmiana wchodzi w życie w terminie określonym w protokole, jednak nie wcześniej niż z dniem jego zarejestrowania.

Regulamin wynagradzania jako podstawa rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu

Pracodawcy, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym, postanowienia o nietworzeniu funduszu zawierają w regulaminie wynagradzania. Zmiany regulaminu wymagają zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli ta nie działa - zgody przedstawicieli pracowników wybranych przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Ważna zmiana: od 27 stycznia 2026 roku, na podstawie ustawy z dnia 4 grudnia 2025 roku o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, u pracodawców, u których nie działają związki zawodowe, wymagany jest udział co najmniej dwóch przedstawicieli pracowników - wcześniej wystarczała jedna osoba.

Porozumienie o zmianie regulaminu wynagradzania podpisane tylko z jednym przedstawicielem po tej dacie jest nieważne z mocy prawa. Sam regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników.

Mali pracodawcy - jak poinformować załogę o rezygnacji z funduszu?

Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników - zarówno w przeliczeniu na pełne etaty, jak i w ujęciu osobowym - mają uproszczoną ścieżkę. Wystarczy, że poinformują pracowników w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie (np. przez obwieszczenie lub e-mail z potwierdzeniem odbioru).

Co dzieje się po rezygnacji z ZFŚS? Likwidacja funduszu i świadczenia socjalne

Rezygnacja z tworzenia ZFŚS wywiera skutki wyłącznie na przyszłość - pracodawca przestaje dokonywać nowych odpisów od dnia wejścia w życie postanowienia o nietworzeniu funduszu. To jednak nie oznacza, że dotychczas zgromadzone środki można dowolnie rozdysponować.

Zasady gospodarowania funduszem po rezygnacji pozostają takie same jak wcześniej: środki znajdujące się na rachunku ZFŚS muszą zostać wydatkowane wyłącznie na cele socjalne określone w ustawie, czyli na tę samą działalność socjalną, którą fundusz finansował przed rezygnacją.

Likwidacja ZFŚS następuje dopiero z chwilą wyczerpania wszystkich środków z wyodrębnionego rachunku bankowego - to jeden z częstszych błędów w rozumieniu przepisów, bo sama zmiana regulaminu czy układu zbiorowego nie oznacza jeszcze zamknięcia funduszu.

Zasady dotyczące likwidacji ZFŚS przewidują również, że środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą automatycznie na rok następny. Pracodawca zarządza nimi zgodnie z obowiązującym regulaminem funduszu oraz przepisami ustawy o ZFŚS.

Warto podkreślić, że przeznaczenie tych środków na dofinansowanie własnej działalności stanowi naruszenie prawa i skutkuje obowiązkiem ich zwrotu oraz karą grzywny.

Jak obliczyć i skorygować odpis na ZFŚS w roku rezygnacji?

Moment wejścia w życie postanowienia o nietworzeniu funduszu ma kluczowe znaczenie dla tego, jak obliczyć odpis na ZFŚS w danym roku:

• jeżeli postanowienie wchodzi w życie 1 stycznia danego roku, pracodawca nie dokonuje żadnych odpisów w tym roku;
• jeżeli postanowienie wchodzi w życie w ciągu roku kalendarzowego, odpisy należy skorygować i odprowadzać proporcjonalnie do momentu obowiązywania zmiany.

Należy również pamiętać, że pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i jednocześnie poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym muszą odnawiać rezygnację w każdym kolejnym roku kalendarzowym.

Dodatkowym czynnikiem, który może znacznie przedłużyć proces faktycznej likwidacji funduszu, są udzielone wcześniej pożyczki mieszkaniowe - wpłacane przez pracowników raty nadal zasilają rachunek ZFŚS.

Rezygnacja z ZFŚS a wypłata świadczenia urlopowego

Rezygnacja z tworzenia funduszu jest bezpośrednio powiązana z obowiązkiem wypłacania świadczeń urlopowych. Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników, którzy nie utworzyli ZFŚS, mogą zamiast tego wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe - ale nie muszą tego robić.

Jeśli firma nie chce ani tworzyć funduszu, ani wypłacać świadczeń urlopowych, musi formalnie poinformować o tym załogę w terminie do 31 stycznia danego roku. Brak takiego powiadomienia oznacza automatyczne przyjęcie obowiązku wypłacania świadczenia urlopowego pracownikom, którzy skorzystali z co najmniej 14 dni kalendarzowych nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego.

Jak Evotax pomoże Twojej firmie przeprowadzić rezygnację z funduszu w Twojej firmie?

Rezygnacja z ZFŚS wygląda prosto na papierze, ale w praktyce wymaga pilnowania kilku terminów naraz:

• zgody związków zawodowych lub co najmniej dwóch przedstawicieli załogi,
• rejestracji protokołu w Okręgowym Inspektoracie Pracy,
• dwutygodniowego okresu wejścia w życie regulaminu,
• corocznego odnawiania informacji dla pracowników przy mniejszej skali zatrudnienia.

Pominięcie jednego z tych kroków oznacza ryzyko przyjęcia obowiązku wypłacania świadczenia urlopowego, którego firma chciała uniknąć - albo grzywny za wykroczenie z art. 12a ustawy o ZFŚS.

Zespół kadrowo-płacowy Evotax na co dzień prowadzi tworzenie zakładowego funduszu i rezygnacje z niego dla firm o różnej skali zatrudnienia - wiemy, gdzie w tym procesie leżą pułapki, zwłaszcza po zmianach przepisów, które weszły w życie 27 stycznia 2026 roku. Przejmujemy przygotowanie dokumentacji, dopilnowanie zgód przedstawicieli pracowników i terminów rejestracji, a przy kontroli PIP jesteśmy po Twojej stronie jako pełnomocnik.

Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia z ZFŚS czy innymi aspektami usług kadrowo-płacowych, nasz zespół służy pomocą! Skontaktuj się z nami i wskaż, co stanowi wyzwanie, a nasi specjaliści zajmą się resztą.

Rezygnacja z ZFŚS - podsumowanie

Rezygnacja z ZFŚS wymaga dopełnienia formalności zależnych od skali zatrudnienia: mali pracodawcy co roku informują załogę do 31 stycznia, pozostali wprowadzają zmiany w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania (od 27 stycznia 2026 r. z udziałem co najmniej dwóch przedstawicieli pracowników, jeśli nie ma związków zawodowych). Środki już zgromadzone na koncie funduszu trzeba jednak nadal wydatkować wyłącznie na cele socjalne - inne wykorzystanie grozi zwrotem i grzywną.

Potrzebujesz wsparcia w sprawach ZFŚS lub świadczeń pracowniczych? Skontaktuj się z nami - zajmiemy się tym za Ciebie.