Pełna księgowość - Co to jest i kogo dotyczy?

Definicja pełnej księgowość – czym jest?

Pełna księgowość to zaawansowany system ewidencji finansowej firmy prowadzony w formie ksiąg rachunkowych. Obejmuje rejestrowanie wszystkich operacji gospodarczych – przychodów, kosztów, należności, zobowiązań i majątku – zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Pełna księgowość działa w oparciu o:

• Podwójny zapis księgowy (każda operacja trafia na dwa konta);
• Sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz sprawozdań finansowych przedsiębiorstwa;
• Pełną kontrolę przepływów pieniężnych i sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa.

Obowiązkowa pełna księgowość - Kiedy i dla kogo?

Przepisy ustawy o rachunkowości precyzyjnie określają, które podmioty gospodarcze zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości. Obowiązek ten wynika z dwóch kluczowych czynników: formy prawnej prowadzonej działalności oraz wysokości osiąganych przychodów.

Kiedy pełna księgowość? Limit przychodów ewidencjonowanych

Od 2025 roku obowiązek prowadzenia pełnej księgowości pojawia się, gdy przychody netto firmy w poprzednim roku przekroczą 2,5 mln EUR, co według kursu NBP na 1 października 2024 r. odpowiada kwocie 10 711 500 PLN. Po przekroczeniu tego progu przedsiębiorstwo od nowego roku obrotowego musi prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, nawet jeśli dotychczas stosowało uproszczone formy ewidencji, takie jak KPiR czy ryczałt.

Pełna księgowość a formy działalności gospodarczej

Obowiązek pełnej księgowości przedsiębiorstwa zależy nie tylko od limitu przychodów ewidencjonowanych, ale również od formy działalności. Konieczność prowadzenia pełnej księgowości spoczywa na wszystkie spółkach handlowych, czyli:

• Spółki jawne;
• Spółki partnerskie;
• Spółki komandytowe;
• Spółki komandytowo-akcyjne;
• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• Proste spółki akcyjne;
• Spółki akcyjne.

Dodajmy, że obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmuje także firmy, które zmienią swoją formę prawną. Jeżeli więc przedsiębiorstwo wcześniej prowadziło np. księgę przychodów i rozchodów, a następnie dokonało przekształcenia i zostało wpisane do KRS, od tego momentu ma obowiązek prowadzenia ewidencji finansowej w postacie pełnej księgowości.

Inne podmioty, a obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Ponadto, oprócz ww. spółek, obowiązek pełnej księgowości spoczywa na:

• Instytucjach prowadzących działalność ubezpieczeniową;
• Jednostkach oraz zakładach budżetowych;
• Podmiotach działających zgodnie z przepisami prawa bankowego,
• Jednostkach samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa);
• Organizacjach finansowanych z dotacji lub subwencji.

Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych

Przepisy umożliwiają również dobrowolne prowadzenie księgowości w formie ksiąg rachunkowych, nawet gdy firma nie jest do tego prawnie zobligowana. Przedsiębiorcy przewidujący przekroczenie limitu przychodów w nadchodzących latach mogą zdecydować się na wcześniejsze przejście na pełną księgowość, co pozwala uniknąć gwałtownych zmian w procesach księgowych.

Procedura dobrowolnego przejścia wymaga poinformowania urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku obrotowego. Formalności można dopełnić poprzez wprowadzenie odpowiednich zmian we wpisie w CEIDG, bez konieczności składania dodatkowego zawiadomienia.

Z czego składa się księga rachunkowa?

Księga rachunkowa to podstawowy element pełnej księgowości, który umożliwia prawidłowe ewidencjonowanie operacji gospodarczych. Składa się z kilku części: dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) oraz zestawień obrotów i sald kont. Każdy z tych elementów pełni odrębną funkcję, zapewniając kompletność i przejrzystość zapisów księgowych.

Dziennik księgi rachunkowej

Dziennik to część księgi rachunkowej, w której zapisywane są wszystkie operacje gospodarcze w porządku chronologicznym. Każdy zapis musi zawierać datę, numer dowodu księgowego, opis operacji oraz kwotę. Celem dziennika jest zapewnienie pełnej i ciągłej ewidencji zdarzeń finansowych, co umożliwia kontrolę kompletności księgowań i stanowi punkt wyjścia do dalszych zapisów w księdze głównej oraz księgach pomocniczych.

Księgą główna

Księga główna jest centralnym elementem ksiąg rachunkowych, w której zapisywane są wszystkie operacje gospodarcze ujęte w dzienniku, ale w porządku systematycznym, czyli według kont księgowych. Każde konto w księdze głównej przedstawia stan i zmiany aktywów, pasywów, kosztów oraz przychodów. Dzięki temu możliwe jest sporządzenie zestawienia obrotów i sald, a następnie przygotowanie sprawozdania finansowego zgodnego z ustawą o rachunkowości.

Księgi pomocnicze

Księgi pomocnicze stanowią uszczegółowienie zapisów księgi głównej. Prowadzi się je dla wybranych obszarów działalności, takich jak rozrachunki z kontrahentami, środki trwałe, zapasy czy rozliczenia podatkowe. Umożliwiają one dokładne monitorowanie stanu i zmian w poszczególnych składnikach majątku oraz źródłach finansowania. Zapisy w księgach pomocniczych muszą być zgodne z księgą główną i stanowią podstawę do sporządzania zestawień sald, które ułatwiają kontrolę poprawności ewidencji.

Zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych

Zestawienia w pełnej księgowości służą do okresowej kontroli prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej prezentuje obroty i stany poszczególnych kont syntetycznych, natomiast zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych uszczegóławia dane w odniesieniu do zapisów analitycznych. Ich zgodność zapewnia kompletność i poprawność ewidencji księgowej oraz stanowi podstawę do sporządzenia sprawozdań finansowych.

Inwentarz - wykaz składników aktywów i pasywów

Inwentarz to część ksiąg rachunkowych przedstawiająca szczegółowy wykaz wszystkich składników majątku (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów) na dany dzień, najczęściej na koniec roku obrotowego. Inwentarz w pełnej księgowości sporządzany jest na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji i odzwierciedla rzeczywisty stan posiadania jednostki. Jego celem jest zapewnienie zgodności zapisów księgowych ze stanem faktycznym, co ma kluczowe znaczenie przy sporządzaniu bilansu otwarcia i sprawozdań finansowych.

Zasady pełnej księgowości

Zasady pełnej księgowości określają sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Do najważniejszych należą:

1. Zasada podwójnego zapisu, czyli ujmowanie każdej operacji na dwóch kontach;
2. Zasada memoriału, wymagająca ewidencji kosztów i przychodów w okresie ich powstania;
3. Zasada ostrożności, nakazująca rzetelną wycenę aktywów i pasywów;
4. Zasada ciągłości, zapewniająca porównywalność danych w kolejnych okresach;
5. Zasada kompletności, gwarantująca ujęcie wszystkich zdarzeń gospodarczych.

Pełna księgowość, a księgowość uproszczona - Jakie są różnice?

Pełna księgowość polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, obejmuje zasadę podwójnego zapisu, szczegółową ewidencję wszystkich operacji oraz obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych. Z kolei księgowość uproszczona (np. KPiR, ryczałt) pozwala na rozliczanie przychodów i kosztów, nie wymagając przy tym prowadzenia pełnych ksiąg ani bilansu.

Obie formy księgowości różnią się więc zakresem ewidencji, stopniem skomplikowania, kosztami obsługi oraz obowiązkiem prawnym, który w przypadku pełnej księgowości dotyczy spółek handlowych i firm przekraczających limit przychodów.

Pełna księgowość to najbardziej szczegółowa forma ewidencji finansowej, prowadzona w oparciu o ustawę o rachunkowości. Od 2025 roku obowiązek jej stosowania dotyczy spółek prawa handlowego oraz firm, których roczne przychody przekroczą 2,5 mln euro (10 711 500 zł). Księgi rachunkowe składają się m.in. z dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, inwentarza oraz zestawień obrotów i sald. Pełna księgowość opiera się na zasadach podwójnego zapisu, memoriału, ostrożności, ciągłości i kompletności. Choć jest bardziej kosztowna i wymagająca niż uproszczone formy, zapewnia przedsiębiorcy pełny obraz sytuacji finansowej i stanowi podstawę do sporządzania sprawozdań finansowych.

Jeżeli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy Twojej firmy i potrzebujesz w nim wsparcia, szczególnie jeśli działasz w branży transportowej, chętnie pomożemy! Skontaktuj się z nami, a zespół Evotax zajmie się księgowością w Twojej firmie lub udzieli Ci wsparcia w zakresie doradztwa podatkowego!