Oświadczenie o liczbie zatrudnionych kierowców - Co to i jak je złożyć?

Czym jest oświadczenie o liczbie zatrudnionych kierowców?

Oświadczenie o liczbie zatrudnionych kierowców to dokument składany przez przedsiębiorcę wykonującego przewozy drogowe, w którym określa on liczbę kierowców zatrudnionych w firmie na podstawie umów o pracę lub współpracujących na innej podstawie (np. B2B).

Kto musi złożyć oświadczenie o liczbie zatrudnionych kierowców?

Obowiązek złożenia informacji o liczbie zatrudnionych kierowców dotyczy wszystkich przedsiębiorców posiadających zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, zgodnie z art. 7a ust. 8 pkt 1 i 2 Ustawy o transporcie drogowym. Obowiązek dotyczy również jednoosobowych działalności gospodarczych wykonujących przewozy drogowe w ramach licencji lub zezwolenia.

Kogo uwzględnić w oświadczeniu o liczbie zatrudnionych kierowców?

Właściciele firm, którzy sami są kierowcami, uwzględniają siebie zarówno w ogólnej liczbie osób zatrudnionych, jak i w średniej arytmetycznej kierowców. W zestawieniu należy uwzględnić wszystkie osoby pracujące w firmie, niezależnie od formy zatrudnienia - czy to umowa o pracę, czy umowy cywilnoprawne.

Gdzie składać oświadczenie o liczbie zatrudnionych kierowców?

Przedsiębiorcy muszą przedłożyć oświadczenie organowi, który wydał im zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika:

• Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) - w przypadku przewozów międzynarodowych,
• Starosta (lub Urząd Miasta) właściwy dla siedziby przedsiębiorcy - w przypadku przewozów krajowych.

Oświadczenie należy wysłać w formie elektronizcnej za pośrednictwem platformy ePUAP.

Do kiedy należy złożyć informację dotyczące liczby zatrudnionych kierowców?

Oświadczenie za każdy rok kalendarzowy należy złożyć raz w roku do 31 marca roku następnego.W przypadku roku 2024, termin składania oświadczeń o liczbie osób zatrudnionych minął 31 marca 2025 roku.

Wyjątki od obowiązku składania oświadczeń o liczbie zatrudnionych kierowców

Obowiązek złożenia oświadczenia nie dotyczy przewoźników działających wyłącznie na podstawie zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne.

Jakie dane należy podać w oświadczeniu?

Oświadczenie o liczbie zatrudnionych kierowców składa się z dwóch podstawowych elementów, które muszą zostać wypełnione zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Łączna liczba osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie

Pierwszy element dotyczy wskazania łącznej liczby wszystkich osób pracujących w firmie na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, niezależnie od formy zatrudnienia. Zestawienie to obejmuje całą załogę przedsiębiorstwa - nie tylko kierowców, ale również pracowników administracji, logistyków, handlowców, mechaników i innych pracowników.

Należy pamiętać, że właściciel firmy również powinien zostać uwzględniony w tej liczbie. Oznacza to, że nawet jednoosobowa działalność gospodarcza musi wykazać liczbę "1" w tym polu.

Średnia arytmetyczna liczby kierowców wykonujących operacje transportowe

Druga część oświadczenia wymaga obliczenia średniej arytmetycznej liczby kierowców wykonujących operacje transportowe w poprzednim roku. Obliczenie to polega na zsumowaniu liczby kierowców zatrudnionych w poszczególnych miesiącach raportowanego roku, a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez 12.

Przykład obliczenia: jeśli firma zatrudniała 2 kierowców przez cały rok, suma wyniesie 24 (2 kierowców × 12 miesięcy), a średnia arytmetyczna to 2,0. W przypadku gdy wynik zawiera cyfry po przecinku, należy wpisać dokładną wartość.

Szczególne przypadki przy wypełnianiu oświadczenia o liczbie zatrudnionych kierowców

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, gdzie właściciel jest równocześnie kierowcą, uwzględnia się go zarówno w pierwszej pozycji (liczba zatrudnionych), jak i w drugiej (średnia arytmetyczna kierowców).

Jeśli firma rozpoczęła działalność transportową w trakcie roku, średnią oblicza się tylko dla tych miesięcy, w których faktycznie funkcjonowała. W takim przypadku dzielimy sumę przez rzeczywistą liczbę miesięcy działalności, a nie przez 12.

Jak poprawnie złożyć oświadczenie o liczbie zatrudnionych kierowców krok po kroku?

Złożenie oświadczenia o liczbie zatrudnionych kierowców rozpoczyna się od ustalenia, który organ wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Ten szczegół determinuje całą procedurę składania dokumentu.

Procedura składania oświadczenia obejmuje następujące kroki:

1. Ustalenie właściwego organu – GITD lub starostwo powiatowe/urząd miasta, w zależności od rodzaju licencji (międzynarodowej lub krajowej).
2. Złożenie dokumentów – w przypadku GITD wyłącznie poprzez dedykowany formularz na platformie ePUAP.
3. Wybór roku sprawozdawczego – wskazanie roku 2024 z listy rozwijalnej podczas wypełniania formularza.
4. Podpisanie elektroniczne – z użyciem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego bezpośrednio na platformie ePUAP.
5. Dołączenie pełnomocnictwa – w przypadku działania przez pełnomocnika, z oryginałem upoważnienia i potwierdzeniem opłaty skarbowej.
6. Zachowanie terminu złożenia – termin złożenia oświadczenia za 2024 rok minął 31 marca 2025 roku - przy wysyłce pocztowej decyduje data stempla pocztowego.

Warto podkreślić kluczową zasadę: dokumenty należy składać tylko jednym kanałem komunikacji. Wysyłanie tego samego oświadczenia różnymi drogami może prowadzić do niepotrzebnych komplikacji administracyjnych.

Kary i sankcje za niezłożenie oświadczenia o liczbie osób zatrudnionych kierowców

Brak złożenia oświadczenia o liczbie zatrudnionych kierowców, zgodnie z Lp. 1.5 załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym, może skutkować sankcją w wysokości 800 PLN.

Oświadczenie o liczbie zatrudnionych kierowców - Podsumowanie

Złożenie oświadczenia o liczbie zatrudnionych kierowców to jeden z kluczowych obowiązków formalnych każdego przewoźnika drogowego. Dokument należy złożyć do 31 marca za rok poprzedni, a dane w nim zawarte muszą odzwierciedlać faktyczny stan zatrudnienia. W oświadczeniu uwzględnia się wszystkich pracowników, w tym właściciela jednoosobowej działalności oraz średnią arytmetyczną liczby kierowców z całego roku. Regularne składanie i aktualizowanie tego dokumentu pozwala uniknąć kar i zapewnia zgodność z przepisami.

Jeśli prowadzisz firmę transportową i potrzebujesz wsparcia z dokumentacją, m.in. oświadczeniem, kwestiami kadrowo-płacowymi, rozliczaniem czasu pracy kierowców czy też księgowością dla transportu, specjaliści Evotax służą pomocą! Skontaktuj się z nami, a nasz zespół zajmie się wskazanym przez Ciebie wyzwaniem!