Kontrola ITD na drodze i w firmie - co warto wiedzieć?

Dlaczego ITD kontroluje firmy i kierowców?

Inspekcja Transportu Drogowego realizuje swoje zadania poprzez systematyczne kontrole prowadzone zarówno na drodze, jak i w siedzibach firm transportowych. Zrozumienie powodów, dla których ITD przeprowadza takie kontrole, pozwala przedsiębiorcom lepiej przygotować się do potencjalnej weryfikacji i uniknąć dotkliwych konsekwencji finansowych.

Jakie są przyczyny kontroli ITD?

Wbrew powszechnym przekonaniom, kontrole ITD w firmach transportowych nie zawsze wynikają z podejrzenia naruszenia przepisów. Przedsiębiorstwo może zostać wytypowane do rutynowej kontroli poprzez losowy wybór z bazy firm transportowych. Jednak najczęstszym powodem kontroli w firmie są przypadki naruszeń przepisów podczas wcześniejszej kontroli drogowej.

Inspekcja może również podjąć działania kontrolne, gdy ma uzasadnione wątpliwości czy firma spełnia wymogi regulowane przez odpowiednie rozporządzenia. Kolejnym istotnym powodem jest przekroczenie przez przedsiębiorstwo współczynnika ryzyka występowania naruszeń, co wynika bezpośrednio z ustawy o swobodzie gospodarczej.

Warto również wiedzieć, że kontrole krzyżowe stanowią coraz częstszą praktykę - inne organy państwowe, takie jak Urząd Skarbowy czy Państwowa Inspekcja Pracy, mogą wnioskować o przeprowadzenie kontroli przez inspektorów ITD.

Czy donos lub skarga mogą stanowić wszczęcie kontroli w firmie transportowej?

Donos lub skarga to kolejne z powodów, dla których inspektor drogowy kontroluje firmy transportowe. Zgłoszenia takie mogą pochodzić z różnych źródeł - od konkurencyjnych przedsiębiorstw (szczególnie w przypadku przewozu osób na liniach regularnych), byłych pracowników niezadowolonych z warunków zatrudnienia, a także od pasażerów w przypadku firm zajmujących się przewozem osób.

Po otrzymaniu takiej skargi, Inspekcja ma ustawowy termin 30 dni na jej rozpatrzenie. Należy podkreślić, że każda kontrola ITD w przedsiębiorstwie musi być zawsze zapowiedziana, nawet jeśli jej bezpośrednią przyczyną jest donos. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kontrola nie może nastąpić wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia informacji o planowanej weryfikacji.

Kto podlega kontroli przez ITD?

Kontroli przeprowadzanej przez Inspekcję Transportu Drogowego podlegają wszystkie podmioty uczestniczące w przewozach drogowych. Przede wszystkim są to przedsiębiorstwa transportowe wykonujące przewozy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony lub przeznaczonymi do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Kontrolowani są również kierowcy zawodowi, zarówno podczas wykonywania przewozów krajowych, jak i międzynarodowych. ITD ma prawo weryfikować nie tylko firmy posiadające licencje na transport drogowy, ale także przedsiębiorstwa korzystające z pojazdów wyposażonych w tachografy cyfrowe, niezależnie od formy dysponowania tymi pojazdami czy rodzaju współpracy z kierowcami.

Inspekcja kontroluje również zagranicznych przewoźników operujących na terenie Polski, sprawdzając ich uprawnienia do wykonywania przewozów kabotażowych oraz międzynarodowych.

Warto podkreślić, że nawet firmy prowadzące działalność pomocniczą względem transportu, takie jak spedytorzy czy organizatorzy przewozów, również mogą zostać poddane kontroli, szczególnie w zakresie dokumentacji dotyczącej zlecanych przewozów.

Jak przygotować się do kontroli ITD w firmie?

Kontrola Inspekcji Transportu Drogowego w przedsiębiorstwie to złożony proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentacji oraz wdrożenia właściwych procedur. Przewoźnik otrzymujący zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli ma minimum 7 dni na przygotowanie się do niej. Ten czas warto dobrze wykorzystać, aby uniknąć niepotrzebnych kar i problemów.

Przebieg kontroli ITD w firmie transportowej

Przebieg kontroli ITD w firmie transportowej polega przede wszystkim na sprawdzeniu wymaganych dokumentów kontrolnych. Jednak oprócz tego uprawnienia ITD w zakresie kontroli dają inspektorom możliwość weryfikacji:

• Wdrożenia polityki skutecznego nadzoru;
• Procesów delegowania obowiązków;
• Sposobu planowania tras i obiegu informacji w firmie;
• Kontroli czasu pracy;
• Przestrzegania terminów dotyczących pobierania danych z kart kierowców oraz tachografów.

Przygotowanie do kontroli ITD - Wymagane dokumenty

Podczas wizyty inspektorów ITD w firmie transportowej następuje sprawdzanie dokumentacji kierowców oraz samej firmy. Niezbędne jest zatem przygotowanie dokumentów do kontroli. Brak któregokolwiek z nich może skutkować nałożeniem kar finansowych, a najważniejsze dokumenty kontrolne podczas wizyty inspektora transportu drogowego to:

• Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika lub licencja uprawniająca do wykonywania transportu drogowego;
• Certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem;
• Wykaz pojazdów używanych do działalności transportowej wraz z ich dokumentacją techniczną;
• Kopie praw jazdy kierowców oraz dokumenty potwierdzające aktualne badania lekarskie i psychologiczne;
• Świadectwa kierowców niebędących obywatelami UE;
• Umowy z kierowcami oraz wykaz pracowników zatrudnionych w okresie, którego dotyczy sprawdzanie legalności zatrudnienia kierowców;
• Polisy ubezpieczeniowe wszystkich pojazdów;
• Dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania bazą eksploatacyjną.

Dodajmy, że sprawdzanie legalności zatrudnienia kierowców to również uprawnienia ITD w zakresie kontroli. Dlatego też warto stworzyć segregator lub elektroniczną bazę danych z powyższymi dokumentami, aby w razie potrzeby mieć do nich szybki i łatwy dostęp.

Zachęcamy również do zapoznania się z naszym artykułem: Niezbędne dokumenty transportowe

Co sprawdza Inspekcja Transportu Drogowego w przypadku czasu pracy kierowców?

W przypadku kontroli ITD sprawdzana jest także ewidencja czasu pracy kierowców, a inspektorzy inspekcji transportu drogowego szczególną uwagę zwracają na kompletność i poprawność tej dokumentacji. W związku z tym przed kontrolą kluczowe jest przygotowanie dokumentów do kontroli czasu pracy kierowców, wśród których można wyróżnić:

• Dane z tachografów i kart kierowców z całego okresu objętego kontrola czasu pracy (zwykle do 12 miesięcy wstecz);
• Wydruki z kart kierowców i tachografów cyfrowych;
• Wykresówki z podziałem na poszczególnych kierowców;
• Dokumentację dodatkową, np. zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu;
• Analizę ewentualnych naruszeń czasu pracy kierowców wraz z wyjaśnieniami.

Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi dla przedsiębiorcy. Dlatego należy prowadzić ją na bieżąco i z należytą starannością.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu dokumentacją lub w rozliczaniu czasu pracy kierowców, chętnie pomożemy! Skontaktuj się z nami i zdaj się na wsparcie specjalistów Evotax!

Jakie procedury warto wdrożyć przed kontrolą ITD?

Aby skutecznie przygotować się do kontroli i zminimalizować ryzyko wykrycia nieprawidłowości, rekomendujemy wdrożenie następujących praktyk:

• Systematyczne pobieranie i archiwizowanie danych z tachografów i kart kierowców (co najmniej raz na 28 dni);
• Regularne weryfikowanie pracy kierowców pod kątem potencjalnych naruszeń czasu pracy;
• Organizowanie szkoleń dla kierowców dotyczących prawidłowej obsługi tachografów i przestrzegania przepisów;
• Wdrożenie systemu monitorowania naruszeń i procedur zapobiegawczych;
• Inwestycja w specjalistyczne oprogramowanie do analizy czasu pracy (szczególnie przydatne w większych firmach);
• Konsultacje z prawnikiem specjalizującym się w prawie transportowym;
• Przeprowadzanie wewnętrznych audytów dokumentacji.

Pamiętajmy, że najlepszą strategią na pozytywne przejście kontroli ITD jest codzienne przestrzeganie przepisów. Regularne dbanie o poprawność dokumentacji i zgodność z regulacjami transportowymi znacząco ułatwia proces kontrolny i minimalizuje ryzyko nałożenia kar.

Jak wygląda kontrola na drodze i w firmie przez ITD?

Wśród kontroli, które prowadzi Inspekcja Transportu Drogowego (ITD), można wyróżnić dwa rodzaje przebiegów inspekcji:

• Bezpośredni przebieg kontroli drogowej;
• Bezpośrednia kontrola firmy transportowej w jej siedzibie.

Czym różni się kontrola drogowa od firmowej?

Jeżeli chodzi o przebieg kontroli drogowej przeprowadzanej przez ITD - ten jest prowadzony przez umundurowanego inspektora ITD, który posiada legitymację służbową oraz znak identyfikacyjny. Inspektor porusza się oznakowanym pojazdem służbowym i podczas zatrzymania pojazdu ma obowiązek przedstawić się, podając stopień, imię i nazwisko oraz przyczynę kontroli.

Podstawowa różnica między kontrolą drogową, a kontrola firmy transportowej w jej siedzibie polega na tym, że ta pierwsza jest zawsze niezapowiedziana. Natomiast w przypadku kontroli w przedsiębiorstwie firma musi zostać powiadomiona co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem.

Dodatkowo zakres kontroli firmowej jest znacznie szerszy - obejmuje dane z tachografów z ostatnich 90 dni oraz dane z kart kierowców z ostatnich 56 dni.

Warto także podkreślić, że w trakcie przebiegu kontroli drogowej pojazdów i kierowców prowadzonej przez ITD sprawdzane są jedynie dokumenty związane z aktualnie wykonywanym przewozem. Natomiast podczas kontroli w siedzibie firmy inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego mogą zweryfikować dokumentację nawet do 12 miesięcy wstecz.

Kierowcy zawodowi i ich prawa oraz obowiązki podczas kontroli drogowej ITD

Kierowca wykonujący przewozy towarów lub osób zatrzymany do kontroli drogowej ma obowiązek zastosować się do sygnałów i poleceń inspektora. Musi również okazać wszystkie wymagane dokumenty, w tym:

• Prawo jazdy;
• Dowód rejestracyjny pojazdu;
• Wypis z licencji transportowej;
• Zapisy z tachografu;
• Dokumenty przewozowe.

Obowiązkiem kierowcy jest również uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli inspektorowi ITD np. poprzez wejście do pojazdu oraz kontrolę urządzeń pomiarowych, w tym tachografu.

Jednakże kontrolowany kierowca wykonujący przewozy drogowe nie jest pozbawiony praw podczas kontroli. Ma prawo obserwować wszystkie czynności wykonywane przez inspektora oraz zgłaszać zastrzeżenia, gdy sporządzany jest protokół kontroli ITD . Co istotne, kierowca może odmówić podpisania protokołu kontroli ITD, jeśli nie zgadza się z jego treścią. Ten fakt zostanie jedynie odnotowany w dokumentacji. Pamiętajmy, że zgodnie z przepisami, kierowca podczas kontroli reprezentuje przewoźnika z mocy ustawy.

Jak długo trwa kontrola ITD w zależności od wielkości firmy?

Czas trwania kontroli w firmie jest ściśle określony i uzależniony od wielkości przedsiębiorstwa:

• 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorstw;
• 18 dni roboczych dla małych przedsiębiorstw;
• 24 dni robocze dla średnich firm;
• 48 dni roboczych dla dużych przedsiębiorstw.

Powyższe okresy dotyczą łącznego czasu trwania wszystkich kontroli przeprowadzanych w jednym roku kalendarzowym. Warto wiedzieć, że przebieg kontroli ITD powinien rozpocząć się nie później niż 30 dni od doręczenia zawiadomienia.

Jeśli ten termin zostanie przekroczony, inspekcja musi ponownie powiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli.

Jakie konsekwencje grożą za nieprawidłowości?

Wykrycie nieprawidłowości podczas przebiegu kontroli ITD to nie tylko problem wizerunkowy, ale przede wszystkim konkretne sankcje finansowe i administracyjne. Jeżeli zostaną wykryte przypadki naruszeń przepisów, zarówno kierowcy, jak i przedsiębiorstwa transportowe muszą liczyć się z poważnymi konsekwencjami.

Czy brak dokumentów to poważne naruszenie?

Brak wymaganych dokumentów podczas kontroli może mieć różne konsekwencje, w zależności od rodzaju brakującego dokumentu. Przykładowo, nieokazanie wypisu z licencji wiąże się z karą 200 złotych dla kierowcy i 500 złotych dla zarządzającego transportem.

Za brak wykresówek za dni podlegające kontroli przewidziano kary od 500 do nawet 1500 złotych.

Należy jednak podkreślić, że o wadze naruszenia decyduje przede wszystkim jego kwalifikacja, a nie wysokość kary. Naruszenia dzielą się na trzy kategorie:

• Poważne Naruszenia (PN);
• Bardzo Poważne Naruszenia (BPN);
• Najpoważniejsze Naruszenia (NN).

W przypadku Najpoważniejszych Naruszeń, już jedno takie wykroczenie może zainicjować procedurę prowadzącą do utraty licencji, co stanowi poważne zagrożenie dla dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

W tym miejscu zachęcamy do zapoznania się również z innym naszym artykułem: Dobra reputacja firmy transportowej i konsekwencje jej utraty

Jakie działania może podjąć ITD po kontroli?

Po wykryciu naruszeń Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) może wszcząć postępowanie administracyjne wobec przedsiębiorcy. W przypadku stwierdzenia wielokrotnych poważnych naruszeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, może zostać uruchomiona procedura cofnięcia wypisów z licencji wspólnotowej oraz zawieszenia wydawania dodatkowych wypisów.

System przewiduje stopniowanie konsekwencji w zależności od liczby i wagi naruszeń. Trzy poważne naruszenia lub jedno bardzo poważne naruszenie w przeliczeniu na pojazd na rok skutkuje wydaniem ostrzeżenia. Drugie bardzo poważne naruszenie w ciągu roku prowadzi do cofnięcia części wypisów z licencji, a trzecie bardzo poważne naruszenie powoduje wszczęcie postępowania w zakresie spełniania wymogu dobrej reputacji.

Ponadto uprawnienia inspektora ITD dają mu także możliwość zatrzymania pojazdu przez ITD do czasu usunięcia usterek technicznych lub uzupełnienia brakującej dokumentacji. W skrajnych przypadkach kontrola może zakończyć się utratą licencji transportowej i całkowitym zakazem wykonywania działalności, co oznacza de facto koniec funkcjonowania firmy transportowej.

Kontrola firmy transportowej przez Inspekcję Transportu Drogowego (ITD) - Podsumowanie

Kontrole ITD stanowią nieodłączny element funkcjonowania branży transportowej w Polsce i dotyczą rozmaitych aspektów, wśród których można wyróżnić m.in.:

• Kontrolę pracy kierowców;
• Kontrolę danych z kart kierowców;
• Kontrolę stanu trzeźwości kierowców;
• Kontrolę legalności przewozów;
• Kontrolę przewozu towarów.

W związku z tym, zarówno dla przewoźników, jak i kierowców zawodowych, znajomość procedur kontrolnych i obowiązujących przepisów jest kluczowa - pozwala uniknąć poważnych konsekwencji finansowych i administracyjnych.

Przede wszystkim warto pamiętać, że przyczyny kontroli ITD to nie zawsze podejrzenia naruszenia przepisów. Często są częścią rutynowych działań inspekcji lub następstwem wcześniejszych kontroli drogowych. W wielu przypadkach mogą być również efektem donosu lub skargi złożonej przez konkurencję, byłych pracowników czy niezadowolonych klientów. Należy jednak podkreślić, że jeżeli ITD planuje zawitać do siedziby firmy, nie może to być kontrola bez zapowiedzi. Taka inspekcja musi zostać zapowiedziana przynajmniej 7 dni wcześniej.

Kiedy kontrola ma jednak nastąpić, należy się do niej odpowiednio przygotować poprzez skompletowanie wymaganych dokumentów kontrolnych.

Należy również pamiętać, że procedura kontrolna różni się w zależności od miejsca jej przeprowadzenia. W przypadku kontroli ITD na drodze, kierowca ma obowiązek umożliwienia przeprowadzenia kontroli drogowej inspektorowi np. poprzez umożliwienie mu wejścia do pojazdu czy zapewnienie dostępu do danych.

Z kolei konsekwencje naruszeń przepisów transportowych mogą być wyjątkowo dotkliwe. Oprócz kar finansowych sięgających nawet 30 000 złotych, przedsiębiorcy ryzykują utratę dobrej reputacji, cofnięcie wypisów z licencji, a w skrajnych przypadkach - całkowity zakaz prowadzenia działalności transportowej. Podobnie kierowcy narażają się nie tylko na grzywny, lecz również na zatrzymanie prawa jazdy czy innych uprawnień.

Jeżeli wiesz, że Twoją firmę transportową czeka kontroli ITD i potrzebujesz pomocy w przygotowaniu firmy do kontroli lub innych aspektach związanych z jej prowadzeniem, np. w rozliczaniu czasu pracy czy też kwestiach kadrowo-płacowych, skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści chętnie udzielą wsparcia!

Kontrola ITD w firmie transportowej - Najczęściej zadawane pytania

Poniżej zebraliśmy najczęściej zadawane pytania, które otrzymujemy w temacie kontroli ITD w firmie transportowej. Udzieliliśmy też na niej odpowiedzi. Jeżeli jednak brakuje wśród nich kwestii, która Cię nurtuje, zachęcamy do kontaktu!

Ile wynosi czas trwania kontroli ITD firmie transportowej?

Czas trwania kontroli ITD w firmie zależy od jej wielkości. Dla mikroprzedsiębiorstw to maksymalnie 12 dni roboczych, dla małych firm 18 dni, dla średnich 24 dni, a dla dużych przedsiębiorstw do 48 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Jak przebiega kontrola ITD i jakie dokumenty należy przygotować na kontrolę w siedzibie firmy?

Kontrola ITD polega przede wszystkim na sprawdzaniu dokumentacji dotyczącej przedsiębiorstwa transportowego. Z kolei najważniejsze dokumenty kontrolne to: zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika lub licencja, certyfikaty kompetencji zawodowych, wykaz pojazdów, kopie praw jazdy kierowców, dokumenty potwierdzające badania lekarskie, świadectwa kierowców, umowy z pracownikami, polisy ubezpieczeniowe oraz dokumentacja dotycząca bazy eksploatacyjnej.

Czy kontrola ITD w firmie jest zawsze zapowiedziana?

Tak, kontrola ITD w siedzibie przedsiębiorstwa musi być zapowiedziana. Firma otrzymuje zawiadomienie co najmniej 7 dni przed planowaną kontrolą, co daje czas na odpowiednie przygotowanie dokumentacji.

Jakie kary grożą za naruszenia wykryte podczas kontroli ITD?

Kary dla firm wahają się od 50 do 12 000 złotych za pojedyncze naruszenie. Maksymalna suma kar zależy od wielkości firmy i może wynosić od 15 000 do 30 000 złotych. Kierowcy mogą otrzymać grzywnę do 2000 złotych, a za poważne wykroczenia, jak manipulacja tachografem, nawet do 10 000 złotych.

Czy brak jednego dokumentu podczas kontroli ITD to poważne naruszenie?

Waga naruszenia zależy od rodzaju brakującego dokumentu. Na przykład, brak wypisu z licencji skutkuje karą 200 złotych dla kierowcy i 500 złotych dla zarządzającego transportem. Ważniejsza od wysokości kary jest kwalifikacja naruszenia - dzielą się one na Poważne, Bardzo Poważne i Najpoważniejsze Naruszenia, co może mieć wpływ na dalsze funkcjonowanie firmy.