Jak wdrożyć jawność wynagrodzeń w firmie? Praktyczny przewodnik zgodny z dyrektywą o jawności wynagrodzeń

Czym jest dyrektywa o jawności wynagrodzeń i co realnie zmienia w Polsce?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 roku ustanawia minimalne wymogi zapewniające równość wynagrodzeń kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą lub równoważną pracę. Weszła ona w życie 6 czerwca 2023 roku, a państwa członkowskie – w tym Polska – miały czas na jej transpozycję do 7 czerwca 2026 roku.

Ten termin już minął, a Polska nie zakończyła jeszcze pełnego wdrożenia, które następuje dwuetapowo:

1. Etap 1 – rekrutacja – obowiązuje od 24 grudnia 2025 roku na mocy nowelizacji Kodeksu pracy (Dz.U. 2025, poz. 807). Obejmuje m.in. obowiązek podania widełek płacowych kandydatowi, zakaz pytania o wcześniejsze zarobki i neutralność płciową ogłoszeń.
2. Etap 2 – reszta pakietu – prawo pracownika do informacji o średnich zarobkach, zakaz klauzul poufności, obowiązkowe wartościowanie stanowisk i raportowanie luki płacowej – wprowadzi dopiero odrębna ustawa (projekt UC127). Projekt wciąż jest w toku prac legislacyjnych; realne wejście w życie tej części spodziewane jest na początku 2027 roku.

Regulacje obejmą wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości organizacji, choć obowiązki raportowe będą stopniowane według liczby zatrudnionych. Wynagrodzenie zdefiniowano szeroko – to nie tylko pensja zasadnicza, ale też premie, dodatki i świadczenia rzeczowe.

Szukasz wsparcia w prowadzeniu kadr i płac? Skontaktuj się z nami i zleć to specjalistom z wieloletnim doświadczeniem!

Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniach – co już obowiązuje, a co dopiero wejdzie w życie?

Kandydaci do pracy już dziś mają prawo poznać proponowane wynagrodzenie lub widełki płacowe przed rozmową rekrutacyjną – przepis ten obowiązuje od 24 grudnia 2025 roku na mocy art. 183ca Kodeksu pracy. Pracodawcy nie mogą też pytać kandydatów o dotychczasowe zarobki.

Prawo pracownika już zatrudnionego do uzyskania informacji o własnym wynagrodzeniu, indywidualnym poziomie płacy oraz średnich stawkach osób wykonujących równoważną pracę – z podziałem na płeć – to natomiast wciąż projekt (art. 7 dyrektywy 2023/970, wdrażany przez UC127).

Zgodnie z zapowiadanym kształtem przepisów, pracodawca będzie miał na odpowiedź maksymalnie 2 miesiące od złożenia wniosku, a jeśli dane okażą się niekompletne – kolejne 2 miesiące na ich uzupełnienie.

Podobnie zakaz klauzul poufności wynagrodzeń – umowy wciąż mogą zawierać takie zapisy, a ich pełne unieważnienie przewiduje dopiero projekt UC127.

Obowiązek raportowania luki płacowej – jakie są progi i terminy?

Obowiązek raportowania luki płacowej obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób, przy czym firmy 250+ będą raportować corocznie, a mniejsze podmioty – rzadziej. Dokładne progi i częstotliwość wciąż mogą się zmienić, bo projekt ustawy (UC127) jest modyfikowany w toku prac – najnowsza wersja z 29 kwietnia 2026 roku zakłada objęcie obowiązkiem już firm od 100 pracowników.

Pierwsze sprawozdania dla największych pracodawców (250+) mają objąć dane z 2026 roku i zostać złożone do 7 czerwca 2027 roku, o ile ustawa wejdzie w życie zgodnie z zapowiedziami. Jeżeli luka płacowa w danej kategorii stanowisk przekroczy 5% i nie da się jej uzasadnić obiektywnymi kryteriami, pracodawca będzie musiał przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników.

Sprawozdania mają być składane elektronicznie, najpewniej za pośrednictwem narzędzia udostępnionego przez GUS, i zawierać kilka wskaźników – m.in. lukę płacową ogółem, medianę wynagrodzeń oraz udział kobiet i mężczyzn w poszczególnych kwartylach płacowych.

Jakie kary grożą za brak zgodności z przepisami o jawności wynagrodzeń?

Zgodnie z projektem ustawy UC127, kary grzywny za naruszenie obowiązków informacyjnych, raportowych i zasad równego wynagradzania mają wynosić od 2 000 do 60 000 złotych – i mogą być nakładane za każde naruszenie osobno. Kwoty te wciąż mogą się zmienić w toku prac legislacyjnych.

Najważniejsza zmiana dla pracodawców to jednak nie sama grzywna, lecz odwrócony ciężar dowodu: w sporach o nierówne traktowanie płacowe to pracodawca będzie musiał wykazać, że stosowane kryteria wynagradzania są obiektywne i neutralne płciowo, a nie pracownik – że doszło do dyskryminacji. Pracownicy poszkodowani naruszeniem będą też mogli dochodzić pełnego odszkodowania – zaległego wynagrodzenia, premii, odsetek i zadośćuczynienia, bez górnego limitu kwoty.

Jawność wynagrodzeń w praktyce – od czego zacząć wdrożenie?

Wdrożenie jawności wynagrodzeń warto rozpocząć od audytu obecnej polityki płacowej, nawet zanim ustawa UC127 wejdzie w życie – to pozwala rozłożyć koszty zmian w czasie i uniknąć błędów pod presją terminu.

Jak ocenić gotowość firmy?

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy zasady ustalania wynagrodzeń opierają się na jasnych, udokumentowanych kryteriach oraz czy kryteria przyznawania podwyżek i awansów są stosowane spójnie wobec wszystkich pracowników. Brak przejrzystej polityki wynagrodzeń utrudni później wykazanie zgodności z zasadami równości płac, gdy obowiązek raportowy zacznie obowiązywać.

Kto powinien wejść w skład zespołu wdrożeniowego?

Skuteczne wdrożenie jawności wynagrodzeń wymaga zespołu złożonego z:

• Działu HR – odpowiedzialnego za politykę wynagrodzeń, wartościowanie stanowisk i zasady awansowania,
• Księgowości / działu płac – dysponującego danymi o strukturze wynagrodzeń,
• Przedstawicieli działów operacyjnych – znających specyfikę poszczególnych stanowisk,
• Prawnika – monitorującego zgodność z nowelizacją Kodeksu pracy i postępami prac nad UC127,
• Przedstawicieli pracowników – uczestniczących w ustalaniu kryteriów oceny stanowisk.

Jaki jest realny harmonogram wdrożenia?

Termin transpozycji (7 czerwca 2026) już minął, a etap 2. wdrożenia wciąż oczekuje na ustawę, w związku z czym firmy powinny już teraz przygotować dane i procesy – zamiast czekać na ostateczny kształt UC127.

Audyt wynagrodzeń, kategoryzacja stanowisk i uporządkowanie danych płacowych to prace, które można prowadzić niezależnie od tego, kiedy dokładnie wejdzie w życie pełna ustawa.

Jak zbudować przejrzysty system wynagrodzeń?

Przejrzysty system wynagrodzeń opiera się na trzech filarach:

• wartościowaniu stanowisk,
• jasnych widełkach płacowych,
• obiektywnych kryteriach awansowania.

Wartościowanie stanowisk – na czym polega?

Wartościowanie stanowisk to systematyczna analiza zakresu odpowiedzialności, wymaganych kompetencji, złożoności zadań i wpływu stanowiska na cele organizacji. Najczęściej stosowana jest metoda analityczno-punktowa: poszczególnym kryteriom (umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność, warunki pracy) przypisuje się wagę, a suma punktów określa wartość stanowiska. Te cztery kryteria wynikają wprost z art. 4 ust. 4 dyrektywy 2023/970 i będą obowiązkowym minimum w polskich przepisach wykonawczych.

Warto pamiętać, że "umiejętności" to nie tylko wykształcenie formalne, ale też doświadczenie i kompetencje interpersonalne, a "wysiłek" obejmuje również komponent emocjonalny – np. pracę z trudnym klientem – często pomijany w klasycznych systemach wartościowania.

Jak przygotować widełki płacowe i siatkę płac?

Wyniki wartościowania stanowisk stanowią podstawę siatki płac. Takie dane określają poziom wynagrodzenia dla poszczególnych grup stanowisk z uwzględnieniem doświadczenia zawodowego, kompetencji i stażu pracy. Co więcej, transparentność wynagrodzeń wymaga, aby zasady ustalania wynagrodzeń były zrozumiałe i dostępne dla pracowników.

Przed przygotowaniem widełek i siatki płac warto porównać obecne stawki z benchmarkiem rynkowym, co pozwoli ograniczyć ryzyko nieuzasadnionych różnic płacowych, które później trzeba będzie tłumaczyć w raporcie o luce płacowej.

Jak uzasadniać awanse i podwyżki?

Kryteria awansów i podwyżek powinny opierać się na udokumentowanych wynikach pracy, rozwoju kompetencji i doświadczeniu – nigdy na subiektywnej ocenie. Każdy pracownik powinien wiedzieć z wyprzedzeniem, co musi spełnić, by uzyskać wyższe wynagrodzenie.

Kryteria awansów i podwyżek mogą obejmować wyniki pracy, rozwój kompetencji, zdobywane kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe. Nie powinny natomiast opierać się na subiektywnych ocenach lub niejasnych przesłankach.

Przejrzystość polityki wynagrodzeń wymaga, aby każdy pracownik miał dostęp do informacji dotyczących zasad ustalania wynagrodzeń, możliwości rozwoju oraz mechanizmów wpływających na wzrost wynagrodzenia zasadniczego i pozostałych składników płacowych.

Jak Evotax pomoże wdrożyć jawność wynagrodzeń w Twojej firmie?

Samodzielne przeprowadzenie audytu, wartościowania stanowisk i przygotowanie się do raportowania luki płacowej to proces wymagający czasu i wiedzy prawnej, która wciąż ewoluuje wraz z pracami nad UC127 – łatwo przeoczyć zmianę progu czy terminu w kolejnej wersji projektu.

Specjaliści Evotax z wieloletnim doświadczeniem na co dzień zajmują się kadrami, płacami i rozliczeniami zgodnymi z bieżącymi przepisami prawa pracy. Nie musisz tłumaczyć nam podstaw ani samodzielnie śledzić każdej nowelizacji Kodeksu pracy - przejmiemy to za Ciebie!

Ponadto, reprezentujemy firmy przy kontrolach PIP, ZUS i US, więc jeśli wdrożenie jawności wynagrodzeń wygeneruje pytania ze strony inspekcji, jesteśmy po Twojej stronie.

Jesteś zainteresowany/a współpracą? Skontaktuj się z nami!

Jawność wynagrodzeń w ogłoszeniach, umowach i regulaminach

Regulamin wynagradzania powinien już dziś określać widełki płacowe zgodne z wymogami rekrutacyjnymi obowiązującymi od grudnia 2025 roku, a docelowo – po wejściu w życie UC127 – również kryteria zaszeregowania spójne z wynikami wartościowania stanowisk.

Dlatego też warto zweryfikować klauzule poufności wynagrodzeń w umowach, mimo że ich formalne unieważnienie nastąpi dopiero z nową ustawą, co ułatwi późniejsze dostosowanie.

Jak komunikować przejrzystość wynagrodzeń pracownikom?

Transparentność wynagrodzeń opiera się na czterech filarach:

• znajomości zasad systemu,
• zrozumieniu decyzji płacowych,
• możliwości merytorycznej rozmowy o wynagrodzeniu,
• dostępie do informacji o strukturze płac.

Menedżerowie powinni zostać przygotowani do takich rozmów, gdyż to oni najczęściej tłumaczą pracownikom zasady systemu płacowego. Z kolei komunikacja zmian powinna przebiegać etapowo: od ogłoszenia nowych zasad, przez przypomnienia, aż po podsumowanie efektów wdrożenia.

Jawność wynagrodzeń w Polsce – podsumowanie

Etap rekrutacyjny jawności wynagrodzeń już obowiązuje w Polsce, ale najbardziej wymagająca część – raportowanie luki płacowej, prawo do informacji o średnich zarobkach i zakaz klauzul poufności – wciąż czeka na ustawę wykonawczą. To jednak nie powód, by odkładać przygotowania: audyt wynagrodzeń i wartościowanie stanowisk warto zacząć już teraz, zanim termin wejścia w życie UC127 zostanie ostatecznie ustalony.