Ile Kosztuje Księgowość w 2025?

Co wpływa na koszt księgowości w 2025 roku?

Cena obsługi księgowej zależy m.in. od formy opodatkowania, liczby dokumentów, pracowników, rodzaju działalności (np. transport, e-commerce), a także od zakresu usług dodatkowych, takich jak kadry, reprezentacja przed urzędami lub indywidualne potrzeby, np. raportowanie czy indywidualny plan kont. Ważnym czynnikiem jest również lokalizacja i renoma biura rachunkowego.

Rodzaj działalności gospodarczej, a koszt księgowego

Forma prawna prowadzonej działalności ma fundamentalne znaczenie dla kosztów księgowości. Koszt księgowości dla JDG, spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, które mogą korzystać z uproszczonej księgowości, pod warunkiem że nie przekraczają progu 2 500 000 EUR przychodu rocznie, będzie niższy niż koszt księgowości dla spółek z o.o., akcyjnych, komandytowych czy komandytowo-akcyjnych, które muszą prowadzić pełną księgowość od początku działalności, co bezpośrednio przekłada się na wyższe koszty obsługi.

Forma opodatkowania, a przykładowe koszty księgowości

Wybrana metoda rozliczania podatków istotnie wpływa na cenę usług księgowych. Przedsiębiorcy mogą wybierać spośród trzech głównych form:

• Ryczałt ewidencjonowany – Najprostsza i najtańsza opcja, której koszt może wynieść 200 zł netto miesięcznie;
• Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – bardziej złożony wariant, którego cena rozpoczyna się 250-300 zł netto miesięcznie;
• Pełna księgowość – Prowadzenie ksiąg rachunkowych to najdroższa forma rozliczenia. W tym przypadku koszt księgowości rozpoczyna się od 1000-1500 zł netto miesięcznie dla małych spółek.

Liczba dokumentów księgowych

Ilość dokumentów do zaksięgowania stanowi jeden z kluczowych elementów w ustalaniu ceny usługi księgowej. Biura rachunkowe zazwyczaj stosują system przedziałów ilościowych dokumentów, np. 0-20, 21-40 itd. 

Stawki różnicowane są głównie według liczby faktur sprzedażowych, kosztowych,wyciągów bankowych i innych zapisów księgowych takich jak środki trwałe czy polisy ubezpieczeniowe. Każdy dodatkowy dokument zwiększa nakład pracy księgowej, co proporcjonalnie wpływa na koszt usługi.

Specjalizacja biura rachunkowego i specyfika branży

Na koszt obsługi księgowej znacząco wpływa specjalizacja biura rachunkowego. Biura posiadające doświadczenie w określonych branżach – takich jak transport, e-commerce, IT, budownictwo czy medycyna – często oferują wyższe stawki, ale w zamian zapewniają znacznie większą wartość merytoryczną i bezpieczeństwo.

Doświadczenie i renoma księgowej

Na wynagrodzenie za usługi księgowe biura rachunkowego lub księgowego bezpośredni wpływ ma także doświadczenie oraz kwalifikacje personelu. Specjaliści z certyfikatami i wieloletnim doświadczeniem oferują usługi w wyższych cenach, jednocześnie zapewniając większe bezpieczeństwo i profesjonalizm obsługi. Firmy z ugruntowaną pozycją na rynku mogą pobierać wyższe stawki ze względu na swoją wiarygodność oraz sprawdzoną jakość pracy.

Dodatkowe usługi biur rachunkowych

Biura rachunkowe, oprócz podstawowej obsługi księgowej, często oferują dodatkowe usługi, które są komplementarne z księgowością, ale też zwiększają miesięczne koszty współpracy. Do tych należą m.in.:

• Rozliczenia pracownicze (kadry i płace) – przygotowanie listy płac, deklaracji ZUS, obsługa umów, prowadzenie teczek pracowniczych;
• Reprezentacja przed urzędami (US, ZUS, PIP, KAS) – pełnomocnictwo i kontakt z instytucjami w imieniu przedsiębiorcy;
• Doradztwo podatkowe i optymalizacja podatkowa – wsparcie w wyborze najkorzystniejszej formy opodatkowania, analiza ulg i kosztów;
• Przygotowanie raportów i analiz finansowych – np. raporty VAT;
• Obsługa dotacji i funduszy unijnych – księgowanie i rozliczanie projektów;
• Integracja księgowości z systemami IT i e-commerce – np. TMS, CRM, platformy sprzedażowe;
• Pomoc w opracowaniu procesów księgowych w przypadku e-commerce w szczególności w przypadku transakcji transgranicznych;
• Wsparcie w planowaniu obiegu dokumentów.

Koszt takich usług zależy od zakresu współpracy – od kilkudziesięciu złotych miesięcznie za prostą usługę, po kilkaset złotych za pełną obsługę kadrowo-podatkową.

Koszty sprawozdań finansowych

Coroczne sprawozdanie finansowe stanowi obowiązkowy element funkcjonowania każdej spółki z o.o. Koszt przygotowania takiej dokumentacji często odpowiada średniomiesięcznej opłacie za usługi księgowe.

Złożenie sprawozdania finansowego jest co do zasady bezpłatne i można je przesłać poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Opłata w wysokości 140 zł obowiązuje jedynie w przypadku, gdy zgłoszenia dokonuje osoba nieposiadająca numeru PESEL figurującego w KRS – na przykład pełnomocnik, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym lub likwidator.

Warto pamiętać, że niektóre spółki podlegają obowiązkowemu badaniu sprawozdania przez biegłego rewidenta, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Obsługa kadrowo-płacowa w spółkach

Spółki zatrudniające pracowników muszą uwzględnić koszt obsługi kadrowo-płacowej. Średnie stawki w 2025 roku kształtują się następująco:

• Umowa o pracę: 50-90 zł netto za pracownika miesięcznie;
• Prowadzenie teczki pracownika: 30 zł netto miesięcznie;
• Umowy cywilnoprawne: 25-50 zł netto za osobę miesięcznie;
• Pracownicy oddelegowani za granicę: 120-130 zł netto miesięcznie.

Warto pamiętać, że w przypadku firm transportowych, szczególnie istotne jest również właściwe rozliczanie czasu pracy kierowców! Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, zespół Evotax służy pomocą!

Ile kosztuje księgowość dla jednoosobowej działalności?

Miesięczny koszt prowadzenia księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku zazwyczaj mieści się w przedziale 200-500 zł netto.

Najniższe koszty dotyczą firm niebędących płatnikami VAT, rozliczających się ryczałtem z niewielką liczbą dokumentów, natomiast przedsiębiorcy prowadzący rozliczenia na zasadach ogólnych (12% i 32%) lub według stawki liniowej (19%) muszą liczyć się z wyższymi kosztami obsługi księgowej.

Księgowość uproszczona (KPiR): zasady ogólne i podatek liniowy oraz Ryczałt ewidencjonowany

Większość jednoosobowych działalności gospodarczych korzysta z Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Miesięczny koszt obsługi księgowej w tym przypadku zazwyczaj wynosi od 250 do 350 zł netto. Warto zaznaczyć, że cena rośnie proporcjonalnie do liczby dokumentów - obsługa KPiR dla 21-30 pozycji to wydatek rzędu 350 zł netto miesięcznie. Dla przedsiębiorstw generujących ponad 100 dokumentów miesięcznie koszt może wzrosnąć nawet do 740-790 zł netto.

Ryczałt to najprostsza forma opodatkowania, gdzie ewidencjonuje się jedynie przychody bez uwzględniania kosztów działalności. Z tego powodu obsługa księgowa jest zazwyczaj najtańsza, a jej koszt zaczyna się od 200 zł netto miesięcznie.

Ile kosztuje pełna księgowość w 2025 roku - Rodzaj działalności a koszty księgowe?

Koszt pełnej księgowości w 2025 roku zaczyna się średnio od 500-1500 zł netto miesięcznie dla małych spółek, a w przypadku firm z dużą liczbą dokumentów czy pracowników może przekraczać może osiągać nawet wielokrotność tej kwoty. Ostateczna cena zależy od branży, skali działalności, liczby faktur oraz zakresu usług dodatkowych (np. kadry, doradztwo podatkowe).

Cena usług księgowych dla spółek z o. o.

Koszt obsługi księgowej spółki z o.o. zależy od ilości faktur, liczby pracowników i dodatkowych usług, takich jak obsługa kadrowo-płacowa czy przygotowanie raportów dla zarządu. Standardowe ceny wahają się od 1000–1500 zł netto miesięcznie dla mniejszych spółek, a w przypadku większych firm koszty mogą wynosić nawet kilka tysięcy złotych. Dodatkowo, sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to dodatkowy jednorazowy koszt rzędu 1000–3000 zł netto.

Koszty pełnej księgowości w spółce jawnej

Spółka jawna, mimo że jest formą spółki osobowej, podlega obowiązkowi prowadzenia pełnej księgowości po przekroczeniu limitu przychodów lub gdy wspólnikiem jest osoba prawna. Obsługa księgowa w takim przypadku obejmuje prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczanie podatków, sporządzanie sprawozdań finansowych oraz rozliczenia wspólników. Koszt usług księgowych dla spółki jawnej zazwyczaj wynosi od 800 do 1500 zł netto miesięcznie. W przypadku większej liczby wspólników, pracowników czy skomplikowanych rozliczeń koszty mogą być wyższe.

Koszty pełnej księgowości w spółce partnerskiej

Spółka partnerska jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości, jeżeli nie spełnia 3 następujących warunków:

• Działalność prowadzona jest przez osobę fizyczną, w spółce cywilnej osób fizycznych, spółce jawnej osób fizycznych lub w spółce partnerskiej;
• W poprzednim roku obrotowym przychody netto nie przekroczyły limitu 2,5 mln euro;
• Wspólnicy rozliczają się według skali podatkowej (12% i 32%) albo podatkiem liniowym (19%).

Charakterystyczne dla tej formy działalności jest prowadzenie ksiąg rachunkowych z uwzględnieniem udziału poszczególnych partnerów. Ceny obsługi księgowej spółki partnerskiej zwykle zaczynają się od około 1000 zł netto miesięcznie i mogą wzrosnąć do 2000 zł lub więcej, jeśli działalność generuje dużą liczbę dokumentów czy zatrudnia pracowników.

Koszty pełnej księgowości w spółce komandytowej

Spółka komandytowa, mimo że ma charakter spółki osobowej, również musi prowadzić pełne księgi rachunkowe. Obsługa księgowa w tego typu podmiotach wiąże się często z wyższymi kosztami niż w przypadku jednoosobowych działalności, ponieważ obejmuje rozliczenia wspólników, podatku CIT (jeżeli spółka jest nim objęta) oraz sporządzanie sprawozdań finansowych. Koszty usług księgowych zazwyczaj mieszczą się w przedziale 1000–2000 zł netto miesięcznie, w zależności od liczby dokumentów i struktury organizacyjnej.

Koszty pełnej księgowości w spółce komandytowo-akcyjnej

Spółka komandytowo-akcyjna (SKA) łączy cechy spółki osobowej i kapitałowej, ale z punktu widzenia księgowości zawsze podlega pełnej rachunkowości. To jedna z bardziej złożonych form działalności, co bezpośrednio przekłada się na wyższe koszty księgowe. Biura rachunkowe zazwyczaj wyceniają obsługę SKA w przedziale od 1500 zł netto miesięcznie wzwyż, a w przypadku dużych spółek koszty mogą przekraczać nawet 5000 zł netto miesięcznie. Do tego należy doliczyć koszt rocznego sprawozdania finansowego oraz dodatkowych raportów wymaganych przez akcjonariuszy i organy nadzorcze.

Koszty pełnej księgowości w spółce akcyjnej

Spółka akcyjna jest jedną z najbardziej złożonych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, co przekłada się na wysokie wymagania w zakresie księgowości. Poza standardową obsługą (księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, rozliczenia podatkowe) spółka akcyjna musi prowadzić dodatkową dokumentację dla akcjonariuszy i organów nadzorczych, co zwiększa nakład pracy księgowych. Minimalne koszty obsługi pełnej księgowości w spółkach akcyjnych zaczynają się od 1500 zł netto miesięcznie, a w przypadku większych spółek giełdowych mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie.

Czy księgowość online się opłaca?

Różnice między tradycyjnym biurem a księgowością internetową są znaczące i warto je dokładnie poznać przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze formy obsługi finansowej. Jednak od 1 stycznia 2019 roku dopuszczalne jest archiwizowanie dokumentacji w formie cyfrowej, przez co coraz więcej przedsiębiorców decyduje się przeniesienie księgowości do sfery online.

Porównanie kosztów z tradycyjnym biurem

Księgowość online może okazać się tańsza niż tradycyjne biura rachunkowe, jednak nie musi. Często też oszczędność kosztów poprzez wybór księgowości online wiąże się z poświęceniem czasu, który należy przeznaczyć np. na wgrywanie dokumentów do programu.

Istotne również jest to, czy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych, czy księgowości uproszczonej. W pierwszym przypadku niektóre, często tańsze, oprogramowania, mogą okazać się niewystarczające.

Dla porównania, dla jednoosobowych działalności gospodarczych platformy do samodzielnego księgowania zaczynają się już od 20-30 zł netto miesięcznie, podczas gdy internetowe biura rachunkowe to wydatek rzędu 200-300 zł netto. Natomiast spółki z o.o. mogą liczyć się z kosztem księgowości online wahającym się między 500 a 800 zł.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Profesjonalne systemy księgowości online zapewniają wysoki poziom ochrony danych poprzez szyfrowanie, regularne kopie zapasowe i autoryzację dwuskładnikową. Przechowywanie dokumentów w chmurze skutecznie zabezpiecza je przed zniszczeniem lub zagubieniem.

Programy księgowe są regularnie aktualizowane, co gwarantuje zgodność z najnowszymi przepisami oraz wymogami RODO. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą być pewni, że ich dokumentacja spełnia wszystkie wymagania prawne bez konieczności ciągłego śledzenia zmian w regulacjach.

Koszt prowadzenia księgowości w 2025 roku - Podsumowanie

Koszt księgowości w 2025 roku zależy od formy działalności, liczby dokumentów i usług dodatkowych. Dla JDG ceny mieszczą się w granicach 250–500 zł netto, przy ryczałcie już od 200zł. Z kolei spółki z o.o. i inne zobowiązane do pełnej księgowości muszą liczyć się z wydatkiem zaczynającym się od 500–1500 zł netto miesięcznie, a w przypadku dużych firm nawet kilku tysięcy złotych.

Jeżeli chcesz powierzyć księgowość w Twojej firmie specjalistom, zespół Evotax służy pomocą! Skontaktuj się z nami, a my zajmiemy się resztą!