Czym są karty paliwowe i jak wybrać właściwą?

Czym jest karta paliwowa?

Chcąc odpowiedzieć na pytania "Co to jest karta paliwowa?" można udzielić odpowiedzi prostej, ale zarazem kompleksowej.

Plastikowa karta paliwowa przypomina wyglądem zwykłą kartę płatniczą wydawaną przez banki, jednak jej funkcjonalność wykracza daleko poza standardowe płatności. To specjalistyczne narzędzie płatnicze przeznaczone głównie do zakupu paliwa oraz innych produktów i usług dostępnych na stacjach benzynowych. Stanowi kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia przedsiębiorstwom kontrolę nad wydatkami związanymi z tankowaniem pojazdów, niezależnie od wielkości firmy.

Mechanizm działania kart paliwowych opiera się na zasadach znanych z tradycyjnych kart płatniczych. Są przypisane do konkretnych osób lub numerów rejestracyjnych pojazdów i zabezpieczone kodem PIN. Kluczowym elementem bezpieczeństwa są ograniczone limity, których nie można przekroczyć, co znacząco zwiększa bezpieczeństwo transakcji.

System organizacji kart paliwowych:

System kart paliwowych oferuje trzy podstawowe formy organizacji:

• Karty imienne - karty paliwowe przypisane do konkretnej osoby, umożliwiające tankowanie różnych pojazdów;
• Karty z numerem rejestracyjnym - karty paliwowe pozwalające na tankowanie tylko przypisanego samochodu;
• Karty na okaziciela - karty paliwowe, z których może korzystać każdy pracownik firmy.

Dostawcy kart paliwowych to zarówno znane sieci stacji benzynowych jak Orlen, BP, Shell, Circle K czy Lotos, jak i niezależne firmy specjalizujące się w usługach dla przedsiębiorców. Funkcjonują one na zasadzie karty z odroczonym terminem płatności lub jako karta przedpłacona (pre-paid) z określonym z góry limitem kwoty możliwej do wydania.

Za co można płacić kartą paliwową?

Nazwa "karta paliwowa" może sugerować ograniczenie wyłącznie do płatności za paliwo, jednak rzeczywistość jest znacznie bogatsza. Podstawową funkcją pozostaje bezgotówkowe tankowanie i uzyskiwanie zniżek przy zakupie paliwa. Bardziej rozbudowane pakiety umożliwiają uzyskanie rabatów sięgających nawet kilkudziesięciu groszy na litrze.

Produkty i usługi na stacjach paliw

Wszystkie karty paliwowe zapewniają możliwość płatności za paliwo, a większość z nich zapewnia także możliwość zakupu innych usług i towarów dostępnych na stacjach paliw. Wśród tych można wskazać:

• Oleje i płyny eksploatacyjne do samochodu;
• Korzystanie z myjni samochodowej;
• Odkurzanie auta;
• Produkty spożywcze.

Gdzie można płacić kartą paliwową?

Zasięg działania kart paliwowych określa oferta konkretnego wydawcy i może obejmować zarówno Polskę, jak i inne kraje, dlatego to, gdzie można zapłacić kartą paliwową najlepiej zobrazować na konkretnych przykładach:

• Program MIKROFLOTA od Orlenu umożliwia korzystanie ze wszystkich stacji ORLEN i BLISKA w Polsce, a także na stacjach STAR w Niemczech, ORLEN na Litwie oraz BENZINA i BENZINA PLUS w Czechach. Program OPEN DRIVE rozszerza możliwości na ponad 2800 stacji paliw Grupy ORLEN w Polsce i za granicą.
• Karta Shell charakteryzuje się szerokim zasięgiem - jest akceptowana na prawie 1300 stacjach paliwowych w Polsce (w tym na stacjach LOTOS/MOL oraz MOYA) oraz na ponad 22 tys. stacjach Shell w Europie i blisko 16 tys. stacjach partnerskich.
• Sieć partnerska ROUTEX zapewnia karcie flotowej bp + Aral dostęp do ponad 24 tys. stacji w 32 krajach. Umowa wzajemnej akceptacji z TOTAL dodatkowo umożliwia korzystanie z 4150 europejskich stacji należących do tej firmy.
• Karta LOTOS Biznes funkcjonuje w sieci stacji Shell w Polsce (ponad 450 stacji) oraz ponad 12 000 stacji ESSO i partnerskich w 15 krajach europejskich. Program DKV/ORLEN zapewnia kompleksową obsługę na ponad 3 tys. stacji paliw Grupy ORLEN w Polsce, Niemczech, Czechach, na Słowacji, Litwie i Węgrzech oraz na ponad 60 tys. innych stacji z akceptacją karty DKV w ponad 50 krajach.
• Karta IQ Card, oferowana dla klientów biznesowych od 2007 roku, jest akceptowana na ponad 4300 stacji w całej UE. Aktualna liczba stacji tylko w Niemczech wynosi 1350, a w całej Europie przekracza 4500 lokalizacji.

Firmy transportowe, których kierowcy regularnie pokonują długie trasy, szczególnie doceniają szeroką sieć akceptacji. Operatorzy kart dbają również o bezpieczeństwo transakcji, wprowadzając specjalne zabezpieczenia ograniczające możliwość nadużyć.

Większość kart paliwowych oferuje podstawowe funkcjonalności: bezgotówkowe tankowanie, wystawienie faktury zbiorczej dla wszystkich transakcji oraz opcję odroczonego terminu płatności. Możliwość ustawienia miesięcznego limitu wydatków pozwala na lepszą kontrolę kosztów w firmie.

Jak karta paliwowa ułatwia fakturowanie wydatków w firmie?

Rozliczanie kosztów paliwa w firmie transportowej może okazać się prawdziwym koszmarem administracyjnym. Każdy paragon z innej stacji, różne faktury w obcych językach, konieczność weryfikacji, który wydatek dotyczył którego pojazdu - to wszystko generuje ogromne obciążenie dla działu księgowości i zwiększa ryzyko błędów.

Z kolei płatności kartą paliwową radykalnie zmieniają ten proces. Największą korzyścią, jaką przynoszą przedsiębiorstwom transportowym, jest zastąpienie dziesiątek paragonów jedną zbiorczą fakturą za cały okres rozliczeniowy. System ten nie tylko oszczędza czas, ale również redukuje ryzyko błędów księgowych i zapewnia lepszą kontrolę nad wydatkami flotowymi.

Problemy tradycyjnego rozliczania paliwa

Tradycyjne zarządzanie kosztami paliwa w firmie transportowej wymaga od księgowości wykonania szeregu czasochłonnych czynności:

• Zbierania i systematycznego przechowywania wszystkich paragonów z różnych stacji paliw;
• Weryfikowania, czy każdy wydatek miał rzeczywiście charakter służbowy;
• Przypisywania konkretnych zakupów do odpowiednich pojazdów lub tras;
• Wykonywania skomplikowanych obliczeń podatkowych, zwłaszcza w zakresie VAT.

Te wszystkie działania generują znaczne obciążenie administracyjne oraz stwarzają wysokie ryzyko pomyłek w dokumentacji. Szczególnie problematyczne są rozliczenia z zagranicznych tras, gdzie dokumenty są wystawiane w różnych językach i walutach.

Jak działają elektroniczne rozliczenia z kart paliwowych?

System rozliczeń oparty na kartach paliwowych funkcjonuje na zupełnie innych zasadach. Każda transakcja dokonana kartą jest automatycznie rejestrowana w systemie elektronicznym, dostępnym dla przedsiębiorcy całodobowo. Wszystkie zakupy z danego okresu - zazwyczaj miesiąca lub dwóch miesięcy - są następnie zbierane i przedstawiane na jednej, szczegółowej fakturze zbiorczej.

Warto podkreślić, że na atrakcyjność kart paliwowych wpływa fakt, że faktury te obejmują nie tylko zakupy paliwa, ale również inne usługi opłacone kartą, takie jak opłaty za autostrady, parkowanie czy myjnie.

Dzięki temu przedsiębiorcy otrzymują kompletny obraz wszystkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdów w jednym, przejrzystym dokumencie.

Zaawansowane funkcje nowoczesnych systemów rozliczeń

Współczesne rozwiązania oferowane przez wystawców kart paliwowych wykraczają daleko poza podstawowe fakturowanie. Zarządzanie kartami paliwowymi jest współcześnie uproszczone dzięki integracji kart z oprogramowaniem do zarządzania flotą. Dzięki temu przedsiębiorca ma zapewniony dostęp do zaawansowanych analiz wzorców zużycia paliwa. Z kolei usługi monitorowania oferują analitykę pomagającą menedżerom floty optymalizować zużycie paliwa i utrzymać wysoką wydajność operacyjną.

Natomiast panel klienta udostępniany przez dostawców kart paliwowych często pozwala na intuicyjną kontrolę wszystkich transakcji w czasie rzeczywistym. Funkcja ta umożliwia natychmiastową reakcję w przypadku wykrycia nieprawidłowości w płatnościach.

Aspekty podatkowe i finansowe

Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów, standardowe karty paliwowe wydawane przez koncerny paliwowe oraz niezależnych emitentów uprawniają do odliczania podatku VAT. Ta funkcja karty paliwowej sprawia, że wszystkie podmioty uczestniczące w transakcji mogą wystawiać faktury i dokonywać odliczeń podatku.

Karty z odroczonym terminem płatności rozliczane są najczęściej na koniec okresu rozliczeniowego. Dostępne są również karty przedpłacone, gdzie zakupy mogą być dokonywane tylko w granicach posiadanego limitu. Niezależnie od rodzaju karty, system elektroniczny rejestruje wszystkie transakcje, zapewniając pełną kontrolę nad wydatkami.

Dodatkowo, na atrakcyjność kart paliwowych wpływa możliwość negocjowania terminów spłaty. Małe i średnie przedsiębiorstwa szczególnie doceniają możliwość wydłużenia terminu zwrotu, co poprawia płynność finansową. Faktury można rozliczać nawet z kilkutygodniowym opóźnieniem, co daje elastyczność w zarządzaniu budżetem.

Dla firm działających międzynarodowo, karty paliwowe eliminują problemy z dokumentami w różnych językach i walutach. Zamiast przetwarzać faktury w wielu językach, firma otrzymuje jeden ustandaryzowany dokument łatwy do integracji z systemem księgowym.

Jaką kartę paliwową wybrać?

Wybór odpowiedniej karty paliwowej to strategiczna decyzja, która może znacząco wpłynąć na rentowność firmy transportowej. Kluczem do sukcesu jest zatem dokładna analiza potrzeb przedsiębiorstwa oraz porównanie kart paliwowych.

Przede wszystkim należy określić zasięg działalności firmy. Przedsiębiorstwa operujące wyłącznie w Polsce mogą skorzystać z kart oferowanych przez krajowe sieci, takie jak Orlen czy Shell Card, akceptowaną na prawie 1300 stacjach paliwowych w Polsce oraz na ponad 22 tys. stacjach Shell w Europie i blisko 16 tys. stacjach partnerskich.

Z kolei firmy działające międzynarodowo powinny rozważyć karty uniwersalne, jak DKV, które umożliwiają bezgotówkowy zakup paliw i usług w największej sieci stacji paliw w Europie.

Analiza dodatkowych usług

Nowoczesne karty paliwowe oferują znacznie więcej niż tylko tankowanie.

Dla przykładu dzięki karcie paliwowej Shell Card możliwe jest uiszczenie opłat za przejazdy drogami płatnymi, tunelami, mostami oraz promami w wielu krajach europejskich, a program TRAVIS obejmuje ponad 130 strzeżonych parkingów, 200 punktów czyszczenia cystern, 500 myjni dla samochodów ciężarowych oraz 300 warsztatów naprawczych.

Z kolei wszystkie karty paliwowe DKV zapewniają kompleksową obsługę flot międzynarodowych zarówno w kraju, jak i za granicą.

Rodzaje kart paliwowych - markowe czy uniwersalne?

Na rynku dostępne są dwa podstawowe rodzaje kart paliwowych.

Karty markowe wydawane przez konkretne koncerny paliwowe (Orlen, Shell, BP) można używać tylko na ich stacjach, ale często oferują lepsze rabaty dla stałych klientów.

Natomiast karty uniwersalne od niezależnych dostawców dają dostęp do szerszej sieci stacji różnych koncernów, co zwiększa elastyczność operacyjną.

Dlatego też istotnym aspektem są w tym przypadku programy rabatowe, który warto wziąć pod uwagę dokonując wyboru karty paliwowej.

Bezpieczeństwo i kontrola

W dzisiejszych czasach dystrybutorzy zdecydowanie dbają o bezpieczeństwo kart paliwowych, jednak wybierając karty paliwowe warto zapoznać się z zastosowanymi mechanizmami. Wśród tych często można trafić na m.in. technologię CHIP & PIN oraz weryfikację ID kierowcy.

Możliwe jest ustawienie limitów płatniczych, ograniczenie kategorii zakupowych, obszaru użytkowania, a nawet godzin transakcji. Dla przedsiębiorców istotna może okazać się również funkcja zdalnego dezaktywowania karty w przypadku zgubienia lub kradzieży, co zapewnia dodatkowe zabezpieczenie.

Wielkość firmy a wybór karty

Mniejsze przedsiębiorstwa wydające na paliwo mniej niż 10-14 tys. złotych miesięcznie powinny rozważyć karty przedpłacone.

Takie rozwiązanie oferuje uproszczoną weryfikację klientów, niski koszt obsługi i zwolnienie z obowiązku wpłaty kaucji gwarancyjnej. Należy jednak pamiętać, że karty przedpłacone zazwyczaj oferują mniejsze zniżki i skromniejszy pakiet dodatkowych korzyści.

Systemy zarządzania i raportowania

Zaawansowane platformy zarządzania to kluczowy element, który wpływa na atrakcyjność kart paliwowych. Nie tylko ułatwia i przyspiesza on pracę zespołów księgowych, ale też usprawnia analizowanie wyników związanych z transakcjami wykonanymi kartą paliwową.

Kluczowe kryteria wyboru

Podczas oceny kart paliwowych warto uwzględnić następujące aspekty:

• Zasięg terytorialny – liczba dostępnych stacji, szczególnie na trasach międzynarodowych;
• Dodatkowe usługi – ubezpieczenia, serwis, pomoc drogowa;
• Rabaty i programy lojalnościowe – zniżki na paliwo i inne produkty;
• Funkcje bezpieczeństwa – zabezpieczenia przed nieautoryzowanym użyciem;
• Koszty – opłaty za wydanie, użytkowanie i dodatkowe usługi.

Kart paliwowe - Podsumowanie

Karty paliwowe to znacznie więcej niż narzędzie płatnicze - to strategiczne rozwiązanie, które może decydować o konkurencyjności firmy transportowej. Przedsiębiorstwa korzystające z odpowiednio dobranych kart paliwowych notują oszczędności sięgające nawet kilkudziesięciu tysięcy euro rocznie.

Wybór właściwej karty zależy od specyfiki działalności. Firmy działające tylko w Polsce mogą korzystać z kart markowych, natomiast przedsiębiorstwa międzynarodowe powinny rozważyć karty uniwersalne zapewniające dostęp do tysięcy stacji w Europie.

Z kolei korzyści płynące z posiadania i płatności kartą paliwową wykraczają poza rabaty na paliw. Wśród nich można wskazać m.in. eliminację zbierania paragonów, zbiorcze fakturowanie, odzyskiwanie VAT za zagraniczne zakupy oraz zaawansowane systemy raportowania, co przekłada się na znaczące oszczędności czasu i kosztów administracyjnych.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia księgowego lub kadrowo-płacowego w Twojej firmie transportowej, chętnie go udzielimy! Pomożemy również w rozliczaniu czasu pracy kierowców czy też optymalizacji wynagrodzeń kierowców. Skontaktuj się z nami i wskaż, co stanowi wyzwanie, a resztą zajmą się nasi specjaliści!

Jak wybrać kartę paliwową? - Najczęściej zadawane pytania

Poniżej zebraliśmy pytania dotyczące kart paliwowych, które najczęściej otrzymujemy i udzieliliśmy na nie odpowiedzi. Jeśli brakuje w nich informacji, których szukasz, zachęcamy do kontaktu! Nasi specjaliści chętnie udzielą wsparcia!

Jakie są główne różnice między kartami markowymi a uniwersalnymi?

Karty markowe są wydawane przez konkretne sieci paliwowe i można ich używać tylko na stacjach danej sieci. Ich główną zaletą są często lepsze rabaty na paliwo dla stałych klientów. Natomiast karty uniwersalne, oferowane przez niezależnych dostawców, zapewniają dostęp do szerszej sieci stacji różnych koncernów w całej Europie. Wybór między nimi zależy głównie od zasięgu działalności firmy - dla firm operujących wyłącznie w Polsce karty markowe mogą być wystarczające, podczas gdy przedsiębiorstwa międzynarodowe zyskają większą elastyczność dzięki kartom uniwersalnym.

Jak karty paliwowe wpływają na odzyskiwanie podatku VAT, szczególnie przy transakcjach zagranicznych?

Karty paliwowe znacząco upraszczają proces odzyskiwania podatku VAT, zwłaszcza przy zakupach zagranicznych. Zamiast zbierać faktury w różnych językach i walutach, przedsiębiorca otrzymuje jedną zbiorczą fakturę zawierającą wszystkie transakcje. Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów, standardowe karty paliwowe uprawniają do odliczania podatku VAT. Przy transakcjach zagranicznych, karta automatycznie rejestruje wszystkie niezbędne dane do odzyskania podatku, co eliminuje skomplikowane procedury związane z tradycyjnymi metodami. Warto zaznaczyć, że od 2025 roku wchodzą nowe przepisy VAT dotyczące klasyfikacji operatorów kart jako agentów komisowych, co może wpłynąć na niektóre aspekty rozliczeń.

Jakie zabezpieczenia oferują karty paliwowe i jak chronić się przed nieautoryzowanymi transakcjami?

Nowoczesne karty paliwowe oferują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak technologia CHIP & PIN oraz weryfikacja ID kierowcy. Możliwe jest również ustawienie limitów płatniczych, ograniczenie kategorii zakupowych, obszaru użytkowania, a nawet godzin, w których karta może być używana. W przypadku zgubienia lub kradzieży karty, większość dostawców oferuje funkcję natychmiastowej blokady online. Dla dodatkowej ochrony, niektórzy dostawcy oferują system Card Lock chroniący przed skimmingiem.

Jakie dodatkowe usługi, poza zakupem paliwa, oferują karty paliwowe?

Współczesne karty paliwowe to znacznie więcej niż narzędzie do tankowania. Umożliwiają one bezgotówkowe opłacanie przejazdów autostradami, tunelami i mostami w wielu krajach europejskich. Dodatkowo, w zależności od dostawcy, karty mogą oferować dostęp do:

• Strzeżonych parkingów;
• Myjni dla samochodów ciężarowych;
• Warsztatów naprawczych i serwisów;
• Punktów czyszczenia cystern;
• Przepraw promowych;
• Usług pomocy drogowej;
• Zakupu olejów i płynów eksploatacyjnych.

Jak wybrać najlepszą kartę paliwową dla małej firmy transportowej?

Dla małej firmy transportowej, wydającej na paliwo mniej niż 10-14 tys. złotych miesięcznie, warto rozważyć karty przedpłacone. Oferują one uproszczoną weryfikację klientów, niski koszt obsługi i zwolnienie z obowiązku wpłaty kaucji gwarancyjnej. Przy wyborze karty należy uwzględnić:

1. Rzeczywisty zasięg działalności firmy i trasy pokonywane przez kierowców;
2. Dostępność stacji partnerskich na regularnie obsługiwanych trasach;
3. Koszty wydania i użytkowania karty w stosunku do potencjalnych oszczędności;
4. Możliwość ustawienia limitów wydatków dla lepszej kontroli kosztów;
5. Dostępność platformy online do zarządzania kartami i monitorowania transakcji.

Pamiętaj, że karty przedpłacone zazwyczaj oferują mniejsze zniżki i skromniejszy pakiet dodatkowych korzyści, ale mogą być idealnym rozwiązaniem dla firm rozpoczynających działalność.