Czym Jest Sprawozdanie Finansowe? Przewodnik dla Przedsiębiorców

Co to jest roczne sprawozdanie finansowe? Definicja i znaczenie sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe to uporządkowane zestawienie danych o sytuacji majątkowej, finansowej oraz wynikach działalności firmy, sporządzane najczęściej na koniec roku obrotowego. Składa się m.in. z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Jego głównym celem jest pokazanie, w jakiej kondycji znajduje się przedsiębiorstwo – zarówno właścicielom, inwestorom, kontrahentom, jak i instytucjom państwowym (np. urzędom skarbowym czy KRS). Dzięki sprawozdaniu finansowemu można ocenić płynność finansową, rentowność i stabilność firmy.

Dzień bilansowy i podstawa prawna

Zgodnie z Ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dzień, na który przygotowuje się to zestawienie, nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia.

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego powstaje w następujących sytuacjach:

• W dniu kończącym rok obrotowy;
• W dniu zakończenia działalności gospodarczej;
• W dniu poprzedzającym zmianę formy prawnej;
• W dniu poprzedzającym postawienie w stan likwidacji lub upadłości.

Drugim aktem prawnym, który reguluje kwestię sprawozdania finansowego przedsiębiorstwa są Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF). Ten dokument dotyczy skonsolidowanych rocznych sprawozdań finansowych podmiotów, które emitują papiery wartościowe, a także banków.

Dodajmy, że w przypadku, kiedy dana kwestia nie została uregulowana w Ustawie o rachunkowości ani w Krajowych Standardach Rachunkowości (KSR), polskie przedsiębiorstwa mogą dobrowolnie odwołać się do MSSF. Natomiast firmy zobligowane do stosowania MSSF mają obowiązek posiłkować się również UoR w obszarach, których standardy międzynarodowe nie obejmują.

Wymagania formalne i jakościowe sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości oraz spełniać określone standardy jakościowe. Dokument powinien być kompletny, sporządzony w języku polskim i w walucie polskiej, a jego struktura oraz układ muszą odpowiadać obowiązującym wzorom.

Jakość sprawozdania finansowego określa siedem fundamentalnych zasad rachunkowości:

1. Zasada wiarygodności - informacje w sprawozdaniu muszą wiernie odzwierciedlać rzeczywisty stan majątkowy i finansowy firmy;
2. Zasada porównywalności - dane powinny być prezentowane w sposób umożliwiający ich zestawienie z wynikami z lat poprzednich i innych podmiotów;
3. Zasada terminowości - sprawozdanie finansowe należy sporządzać i przekazywać w określonych przepisami terminach;
4. Zasada ciągłości - przyjęte metody ewidencji i wyceny muszą być stosowane konsekwentnie w kolejnych okresach;
5. Zasada sprawdzalności - wszystkie informacje powinny być możliwe do weryfikacji na podstawie dowodów księgowych;
6. Zasada kompletności - sprawozdanie musi zawierać wszystkie wymagane elementy i dane istotne dla oceny sytuacji firmy;
7. Zasada zrozumiałości - treść raportu powinna być przedstawiona w sposób jasny i czytelny dla odbiorców.

Kto sporządza sprawozdania finansowe organizacji i jakie są terminy?

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych wynika bezpośrednio z Ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. Dotyczy podmiotów prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z tą ustawą oraz tych, które dobrowolnie wybrały pełną księgowość. Forma prowadzenia działalności gospodarczej nie ma tutaj znaczenia - kluczowa jest metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów.

Podmioty zobowiązane do sporządzania sprawozdań

Obowiązkowe sporządzanie sprawozdań finansowych dotyczy:

• Spółek handlowych (osobowe i kapitałowe);
• Stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą;
• Innych osób prawnych;
• Osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych oraz spółek jawnych osób fizycznych przy przychodach netto za poprzedni rok obrotowy wynoszących co najmniej równowartość 2,5 mln euro.

Wyjątki od obowiązku sprawozdawczego

Wyjątki od obowiązku sprawozdawczego to spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, których przychody nie przekroczyły progu 2,5 mln euro. Zamiast tego składają w Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Rodzaje sprawozdania finansowego

Wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje sprawozdań:

1. Jednostkowe sprawozdanie finansowe - oparte na księgach rachunkowych pojedynczej firmy
2. Skonsolidowane roczne sprawozdanie - dotyczące grup jednostek powiązanych kapitałowo

Sprawozdanie finansowe jednostki, a skonsolidowane sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe jednostki przedstawia sytuację majątkową, finansową i wynik działalności jednego podmiotu gospodarczego. Natomiast skonsolidowane sprawozdanie finansowe obejmuje grupę kapitałową i pokazuje dane łączne wszystkich jednostek powiązanych (np. spółki-matki i jej spółek zależnych), eliminując wzajemne rozliczenia. Dzięki temu inwestorzy i instytucje otrzymują pełny obraz kondycji całej grupy, a nie tylko pojedynczej spółki.

Elementy sprawozdania finansowego – Jakie dane zawiera sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe składa się z kilku obowiązkowych części, które pokazują sytuację firmy, a są to:

1. Bilans (majątek i źródła finansowania);
2. Rachunek zysków i strat (przychody, koszty i wynik finansowy);
3. Informację dodatkową (objaśnienia i noty do danych liczbowych).

W przypadku większych jednostek, podlegających obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, sprawozdania finansowe organizacji muszą zawierać także zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych (tzw. cashflow).

Nagłówek sprawozdania finansowego

Wszystkie sprawozdania finansowe zaczynają się od nagłówka, który uwzględnia następujące elementy:

• Pełną nazwę i adres firmy;
• Określenie momentu lub okresu objętego danymi;
• Informację czy dotyczy pojedynczej jednostki czy grupy kapitałowej;
• Walutę sporządzenia.

Bilans w sprawozdaniu finansowym

Zawartość sprawozdania finansowego uwzględnia bilans, który przedstawia stan aktywów i pasywów jednostki na dzień bilansowy. Stanowi on swoisty "portret" sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa w konkretnym momencie.

Aktywa obejmują cały majątek firmy i dzielą się na:

• Aktywa trwałe (długoterminowe) – używane przez firmę dłużej niż rok;
• Aktywa obrotowe (krótkoterminowe) – wykorzystywane w bieżącej działalności.

Pasywa pokazują źródła finansowania majątku i składają się z:

• Kapitału własnego;
• Zobowiązań i rezerw na zobowiązania.

Kluczową zasadą bilansu jest równowaga bilansowa – suma aktywów zawsze musi równać się sumie pasywów. Ta fundamentalna reguła stanowi podstawę kontroli poprawności sporządzenia dokumentu.

Rachunek zysków i strat – obraz efektywności działania

Rachunek zysków i strat to kolejny składnik sprawozdania finansowego. Różni się od bilansu tym, że przedstawia wyniki działalności za cały okres, a nie stan na konkretny dzień. Dokument ten wykazuje przychody, koszty, zyski i straty za bieżący i poprzedni rok obrotowy.

Przedsiębiorcy mogą wybrać jeden z dwóch wariantów sporządzania:

• Wariant porównawczy – koszty grupowane według rodzajów
• Wariant kalkulacyjny – koszty klasyfikowane według miejsc powstania

Wybór wariantu zależy od specyfiki działalności i potrzeb zarządczych firmy.

Informacja dodatkowa – kluczowe wyjaśnienia i uzupełnienia

Sprawozdanie finansowe organizacji zawiera również informację dodatkową, która pełni funkcję objaśniającą dla danych liczbowych zawartych w bilansie i rachunku zysków i strat. Składa się z dwóch głównych części:

• Wprowadzenia do sprawozdania finansowego;
• Dodatkowych informacji i objaśnień.

Zawiera opis przyjętej polityki rachunkowości, wyjaśnienia dotyczące konkretnych pozycji oraz inne dane niezbędne do rzetelnego przedstawienia sytuacji finansowej jednostki. Bez tej części sprawozdanie byłoby niekompletne i mogłoby wprowadzać w błąd.

Zestawienie zmian w kapitale własnym – analiza przekształceń kapitału

Zestawienie zmian w kapitale własnym dotyczy jednostek badanych przez biegłego rewidenta. Przedstawia szczegółowe informacje o przekształceniach poszczególnych składników kapitału własnego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.

Dokument wykazuje:

• Stan początkowy kapitału;
• Zwiększenia i zmniejszenia w ciągu roku;
• Stan końcowy kapitału.

Ta część sprawozdania pozwala właścicielom i inwestorom śledzenie, jak zmieniała się wartość ich udziałów w przedsiębiorstwie.

Rachunek przepływów pieniężnych – kontrola płynności finansowej

Rachunek przepływów pieniężnych dzieli ruch gotówki na trzy kategorie działalności:

• Operacyjną – związaną z podstawową działalnością firmy;
• Inwestycyjną – dotyczącą zakupu i sprzedaży aktywów trwałych;
• Finansową – obejmującą pozyskiwanie i zwrot kapitałów.

Dokument ten pokazuje, skąd firma czerpie gotówkę i na co ją wydaje. Pozwala ocenić rzeczywistą zdolność przedsiębiorstwa do generowania środków pieniężnych oraz jego płynność finansową. Mikroprzedsiębiorstwa są zwolnione z obowiązku sporządzania tego elementu sprawozdania.

Harmonogram obowiązków sprawozdawczych

Prawidłowe sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa powinno być przygotowane i złożone zgodnie z harmonogramem:

1. Przygotowanie sprawozdania finansowego: Kierownik jednostki ma obowiązek sporządzić roczne sprawozdanie finansowe nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dla większości firm oznacza to termin do 31 marca.
2. Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego: Odpowiedni organ (np. walne zgromadzenie wspólników) musi zatwierdzić sprawozdanie, a termin zatwierdzenia sprawozdania przypada nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli zazwyczaj do 30 czerwca.
3. Złożenie sprawozdania finansowego: Po zatwierdzeniu należy złożyć sprawozdanie w odpowiednim rejestrze sądowym w ciągu 15 dni. W przypadku firm zarejestrowanych w KRS ostateczny termin na złożenie sprawozdania za rok 2024 to 15 lipca 2025 roku.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez właściwe organy

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla firm, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, oznacza to termin do 30 czerwca.

Organ zatwierdzający zależy od formy prawnej jednostki:

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - zgromadzenie wspólników;
• Spółka akcyjna - walne zgromadzenie akcjonariuszy;
• Spółka jawna - wszyscy wspólnicy;
• Działalność gospodarcza osoby fizycznej - właściciel.

Gdzie składać sprawozdania finansowe?

Miejsce złożenia zależy od statusu rejestracyjnego firmy:

Podmioty w KRS przekazują dokumenty do Krajowego Rejestru Sądowego przez:

• Aplikację Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) - bezpłatnie.
• System S24 - za opłatą;

Podmioty spoza KRS składają sprawozdania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.

Terminy składania i konsekwencje opóźnień

Po zatwierdzeniu przez odpowiedni organ, sprawozdanie należy złożyć w ciągu 15 dni. Nieprzestrzeganie tego obowiązku skutkuje poważnymi sankcjami:

• Grzywna od 10 do 720 stawek dziennych - w najwyższym wariancie grzywna w 2025 roku może wynieść 41 279 040 zł;
• Kara ograniczenia wolności;
• Postępowanie przymuszające z karą do 15 000 PLN;
• Możliwość rozwiązania spółki.

Sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające, wyznaczając 7-dniowy termin na złożenie dokumentów. Brak sprawozdań za dwa kolejne lata może prowadzić do rozwiązania podmiotu bez przeprowadzania likwidacji.

Kto i jak musi podpisać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe przygotowane przez odpowiedni organ musi być następnie zatwierdzone oraz podpisane. Obowiązek ten spoczywa na wszystkich osobach wchodzących w skład kierownictwa jednostki (np. zarząd spółki, wspólnicy prowadzący sprawy spółki osobowej) oraz na osobie, która prowadzi księgi rachunkowe.

Podpisy muszą zostać złożone w określonej kolejności i w terminie przewidzianym przez Ustawę o rachunkowości, a brak ich złożenia może skutkować odpowiedzialnością prawną. Organ wieloosobowy może upoważnić do podpisania jedną osobę, pod warunkiem złożenia odpowiednich oświadczeń przez pozostałych członków. Dozwolone rodzaje podpisów to podpis kwalifikowany, podpis zaufany oraz podpis osobisty.

Ponadto, sprawozdanie finansowe musi być podpisane elektronicznie – kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i niezobowiązane do rejestracji w KRS dołączają sprawozdanie finansowe do rocznej deklaracji podatkowej i składają je w urzędzie skarbowym do 30 kwietnia.

Sprawozdanie finansowe jednostki - Podsumowanie

Sprawozdanie finansowe to ustawowy raport pokazujący majątek, finanse i wyniki firmy za rok obrotowy – podstawę stanowią: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa (w większych jednostkach także cashflow i zestawienie zmian w kapitale). Sporządzają je podmioty prowadzące pełną księgowość, zgodnie z UoR i zasadami jakości - m.in. wiarygodność, porównywalność, terminowość.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu sprawozdania finansowego przedsiębiorstwa lub pomocy z księgowością, szczególnie księgowością w transporcie lub księgowością w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, chętnie jej udzielimy! Skontaktuj się z nami, a zespół Evotax zajmie się resztą!