Karta przedsiębiorstwa – co to jest i czy jest konieczna?

Czym jest karta przedsiębiorstwa? - Definicja i jakie funkcje spełnia?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. definiuje kartę przedsiębiorstwa jako specjalną kartę do tachografu, którą organ państwa członkowskiego wydaje przedsiębiorstwu transportowemu. Ten dokument pełni przede wszystkim funkcję identyfikacyjną dla firm posiadających pojazdy wyposażone w tachografy cyfrowe.

Ważność karty przedsiębiorstwa

Okres ważności karty przedsiębiorstwa wydawanej Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych wynosi 5 lat.

Zablokowany tachograf cyfrowy z kartą przedsiębiorstwa

Blokada tachografu stanowi kluczową funkcję karty przedsiębiorstwa. Po nabyciu pojazdu, a jeszcze przed wykonaniem pierwszego przewozu drogowego, firma transportowa powinna zalogować kartę w urządzeniu i założyć blokadę. Takie zabezpieczenie obejmie wszystkie dane rejestrowane podczas użytkowania pojazdu. Należy jednak podkreślić, że zablokowany tachograf z kartą przedsiębiorstwa nie uniemożliwia dostępu służbom kontrolnym ani serwisantom tachografów.

Co istotne, podczas kontroli drogowych, zwłaszcza na terenie Niemiec, inspektorzy sprawdzają, czy tachograf jest zablokowany kartą przedsiębiorstwa wykonującego dany przewóz. Jeśli tachograf nie jest zablokowany lub - co gorsza - blokada została założona kartą innej firmy, przewoźnik musi liczyć się z karą pieniężną.

Dane z tachografu cyfrowego a karta przedsiębiorstwa

Karta przedsiębiorstwa zapewnia również dostęp do wszystkich danych umieszczonych w tachografie związanych z daną firmą. Dzięki temu możliwe jest skuteczne zarządzanie informacjami o czasie pracy kierowców, co ma fundamentalne znaczenie dla zachowania zgodności z przepisami UE dotyczącymi czasu prowadzenia pojazdu oraz obowiązkowych okresów odpoczynku.

Pamiętajmy, że samodzielne zmienianie lub usuwanie danych z karty przedsiębiorstwa, karty kierowcy lub tachografu cyfrowego jest surowo zabronione i może skutkować najpoważniejszą konsekwencją - cofnięciem licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego.

Czy karta przedsiębiorstwa jest obowiązkowa?

Polskie przepisy nie pozostawiają wątpliwości co do tego, które podmioty muszą posiadać kartę przedsiębiorstwa. Obowiązek ten spoczywa na wszystkich firmach wykonujących przewozy drogowe, będących właścicielami lub użytkownikami pojazdów wyposażonych w tachografy cyfrowe, które dysponują:

• Pojazdami do transportu towarów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony;
• Pojazdami przeznaczonymi do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Warto podkreślić, że obowiązek posiadania karty przedsiębiorstwa istnieje niezależnie od formy dysponowania pojazdami czy rodzaju współpracy z kierowcą. Dotyczy to również spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, dla których uzyskanie karty przedsiębiorstwa jest konieczne z dwóch kluczowych powodów: założenia blokady na tachografie oraz umożliwienia regularnego pobierania danych z tachografu.

Co więcej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca może ubiegać się o wydanie jednej lub większej liczby kart, dostosowując ich liczbę do faktycznych potrzeb firmy.

Obowiązki wynikające z posiadania karty przedsiębiorstwa: Odczyt danych z tachografu z kartą przedsiębiorstwa

Po założeniu blokady przedsiębiorca ma obowiązek odczytywania danych z tachografu co najmniej raz na 90 dni. Zaniedbanie tego wymogu skutkuje karą w wysokości 500 zł za każdy pojazd.

Konsekwencje mogą być jednak znacznie poważniejsze – samodzielne modyfikowanie lub usuwanie danych z karty przedsiębiorstwa, karty kierowcy lub tachografu cyfrowego może prowadzić nawet do cofnięcia licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób i pośrednictwa przy przewozie rzeczy.

Dla kogo wyrobienie karty przedsiębiorstwa jest zabronione?

Należy również zaznaczyć, że istnieje jedna kategoria podmiotów, która nie może otrzymać karty przedsiębiorstwa – są to firmy prowadzące warsztaty wykonujące kalibrację i aktywację tachografów cyfrowych. Jest to jedyny przypadek, kiedy podmiot nie może otrzymać takiej karty, nawet jeśli spełnia pozostałe warunki.

Wyrobienie karty przedsiębiorstwa

W Polsce wyłącznym organem uprawnionym do wydawania kart przedsiębiorstwa jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (PWPW). Warto zaznaczyć, że w przeciwieństwie do karty kierowcy, karta przedsiębiorstwa nie zapisuje w swojej pamięci żadnych aktywności, co stanowi fundamentalną różnicę między tymi dokumentami.

Jak złożyć wniosek o kartę przedsiębiorstwa?

Przedsiębiorca transportowy ma dwie możliwości złożenia wniosku - elektronicznie lub tradycyjną drogą pocztową.

Składanie wniosku drogą elektroniczną odbywa się przez platformę info-car.pl i znacząco przyspiesza cały proces. Dzięki tej metodzie czas oczekiwania na kartę skraca się do około 7 dni roboczych. W przypadku tradycyjnego wniosku papierowego musisz liczyć się z okresem oczekiwania wydłużonym nawet do 3 tygodni.

Co istotne, aby skorzystać z opcji online w celu wyrobienia karty przedsiębiorstwa, potrzebne jest jedno z narzędzi identyfikacji elektronicznej: e-dowodu z aplikacją eDO APP, podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.

Składania wniosku w przypadku utraty karty przedsiębiorstwa

W przypadku zgubienia lub kradzieży karty przedsiębiorstwa natychmiast należy zgłosić ten fakt do PWPW. Można to zrobić również przez platformę info-car.pl. Co więcej, w ciągu 7 dni kalendarzowych należy również złożyć wniosek o uzyskanie karty zastępczej, dołączając odpowiednie oświadczenia lub zaświadczenia.

Warto pamiętać, że karta przedsiębiorstwa wydawana jest na okres 5 lat. Po upływie tego czasu konieczne będzie złożenie nowego wniosku o wydanie karty przedsiębiorstwa oraz zwrócenie tej, która straciła ważność. Dlatego też planując działalność transportową w dłuższej perspektywie, warto uwzględnić ten fakt w harmonogramie obowiązków administracyjnych swojej firmy.

Karta przedsiębiorstwa, a karta kierowcy

W temacie karty przedsiębiorstwa należy zaznaczyć, że jest to zupełnie inny dokument niż karta kierowcy, chociaż obie z nich pełnią funkcje uzupełniające w systemie tachografów cyfrowych.

Karta przedsiębiorstwa służy, przede wszystkim, do identyfikacji firmy transportowej i umożliwia dostęp do danych z tachografów całej floty pojazdów. Z kolei karta kierowcy jest dokumentem osobistym, rejestrującym indywidualny czas pracy konkretnego kierowcy.

Warto także wspomnieć o kolejnym podobieństwie - karta kierowcy, tak samo jak karta przedsiębiorstwa wydawana jest na okres 5 lat przez PWPW.

Natomiast zasadnicza różnica polega na zakresie uprawnień – karta przedsiębiorstwa pozwala na zarządzanie danymi wszystkich pojazdów i kierowców w firmie, blokowanie tachografów oraz pobieranie zbiorczych danych, a karta kierowcy zapisuje wyłącznie aktywności jej posiadacza, w tym czas jazdy, odpoczynku i innych czynności.

Ponadto, karta kierowcy zawiera dodatkowo zdjęcie i dane osobowe kierowcy, a jej posiadanie jest obowiązkowe dla każdego kierowcy zawodowego.

W praktyce, prawidłowe funkcjonowanie systemu transportowego wymaga współdziałania obu typów kart – przedsiębiorstwo wykorzystuje swoją kartę do monitorowania zgodności z przepisami i efektywnego zarządzania flotą, podczas gdy kierowcy używają własnych kart do rejestracji czasu pracy, co jest niezbędne zarówno do rozliczeń płacowych, jak i do zapewnienia zgodności z normami czasu prowadzenia pojazdu.

Uzyskanie karty przedsiębiorstwa i jej funkcje - Podsumowanie

Karta przedsiębiorstwa stanowi fundamentalne narzędzie dla firm transportowych wykorzystujących pojazdy wyposażone w tachografy cyfrowe. Przede wszystkim karta przedsiębiorstwa umożliwia prawidłową identyfikację przedsiębiorstwa w systemie tachografów oraz skutecznie chroni dane przed nieautoryzowanym dostępem osób trzecich.

Co istotne, przedsiębiorstwa wykonujące przewozy drogowe mają obowiązek pobierać dane z tachografu przynajmniej raz na 90 dni, co jest możliwe przy użyciu karty przedsiębiorstwa. Podobnie również jak pobranie danych z karty kierowcy, co jest obowiązkowe raz na 28 dni.

Karta przedsiębiorstwa wydawana jest przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych (PWPW), a wniosek o wydanie karty przedsiębiorstwa należy złożyć online lub w formie papierowej.

Co również kluczowe - karta wydawana jest na okres 5 lat, po którym konieczne będzie złożenie wniosku o nowy dokument. Natomiast opłata za kartę przedsiębiorstwa wynosi 282,90 zł brutto.

Jeżeli potrzebujesz dodatkowych informacji na temat karty przedsiębiorstwa lub masz wątpliwości związane z jej wykorzystaniem, skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści chętnie pomogą. Zarówno w kwestiach związanych z kartą przedsiębiorstwa, jak i innymi aspektami dotyczącymi prowadzenia firmy transportowej - m.in. w rozliczaniu czasu pracy kierowców, optymalizacji wynagrodzeń kierowców czy też w kadrach i płacach.

Korzystanie z karty przedsiębiorstwa - Najczęściej zdawane pytania

Poniżej zebraliśmy pytanie dotyczące karty przedsiębiorstwa, które najczęściej otrzymuje i udzieliliśmy na nie odpowiedzi. Jeżeli brakuje wśród nich kwestii, która Cię ciekawi, skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści chętnie udzielą wsparcia!

Czy karta przedsiębiorstwa jest obowiązkowa dla firm transportowych?

Tak, wyrobienie karty przedsiębiorstwa jest obowiązkowe dla firm wykonujących przewozy drogowe pojazdami o masie powyżej 3,5 tony lub przewożącymi więcej niż 9 osób. Jest ona niezbędna do identyfikacji firmy w systemie tachografów i dostępu do danych z tachografu cyfrowego.

Jakie są główne funkcje karty przedsiębiorstwa?

Karta przedsiębiorstwa umożliwia identyfikację firmy w systemie tachografów, blokowanie i odblokowywanie tachografów, a także zapewnia dostęp do danych zapisanych w tachografie oraz chroni te informacje przed nieuprawnionym dostępem.

Jak długo ważna jest karta przedsiębiorstwa i ile kosztuje?

Okres ważności karty przedsiębiorstwa wynosi 5 lat, a koszt jej uzyskania wynosi 282,90 PLN brutto (230 PLN netto).

Jak uzyskać kartę przedsiębiorstwa?

Kartę przedsiębiorstwa można uzyskać składając wniosek online przez platformę info-car.pl lub w formie papierowej do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Z kolei czas oczekiwania wynosi od 1 tygodnia (wniosek online) do 3 tygodni (wniosek papierowy).

Co należy zrobić w przypadku zgubienia lub kradzieży karty przedsiębiorstwa?

W przypadku zgubienia lub kradzieży karty, należy natychmiast zgłosić ten fakt do PWPW. W ciągu 7 dni kalendarzowych trzeba także złożyć wniosek o uzyskanie karty zastępczej, dołączając odpowiednie oświadczenia lub zaświadczenia o zgłoszeniu kradzieży na policji.