Niezbędne dokumenty transportowe, które kierowca powinien posiadać

Najważniejsze dokumenty przewozowe w transporcie drogowym międzynarodowym i krajowym - rodzaje dokumentów transportowych

Chcąc legalnie wykonywać przewóz, należy mieć świadomość, które rodzaje dokumentów transportowych są wymagane. Niektóre niezbędne dokumenty przewozowe kierowca zawodowy musi posiadać w kabinie. Z kolei inne mogą być przechowywane w firmie.

Dokumenty transportowe dotyczące kierowcy

Niezbędne dokumenty przewozowe dotyczące kierowcy, które ten musi posiadać podczas przewozów międzynarodowych oraz krajowych, to:

Prawo jazdy i karta kierowcy

Podstawowym dokumentem potwierdzającym uprawnienia kierowcy jest prawo jazdy odpowiedniej kategorii. To jednak nie wszystko - kierowca musi posiadać także zaświadczenie o aktualnych badaniach psychologicznych i lekarskich. Podczas kontroli drogowej niezbędne jest również okazanie karty kierowcy, czyli elektronicznego dokumentu imiennego, który wykorzystywany jest w pojazdach wyposażonych w tachograf cyfrowy.

Karta kierowcy służy do rejestrowania czasu pracy oraz przebytych tras. Wydawana jest na okres 5 lat (lub krócej, jeśli wcześniej wygasa ważność prawa jazdy) i kosztuje 172,20 zł brutto. Warto pamiętać, że w przypadku przewozu towarów niebezpiecznych kierowca musi dodatkowo posiadać certyfikat ADR. Z kolei międzynarodowy transport towarów konieczne wymaga świadectwa kierowcy, szczególnie gdy nie jest on obywatelem Unii Europejskiej.

List przewozowy i dokumenty ładunku

List przewozowy to dokument potwierdzający zawarcie umowy przewozu. Jest on obowiązkowy w transporcie międzynarodowym, choć powszechnie stosuje się go również w przewozach krajowych. Dokument ten zawiera kluczowe informacje o nadawcy, odbiorcy i przewoźniku, a także określa parametry ładunku (masę, liczbę sztuk, sposób opakowania) oraz szczegóły dotyczące samego przewozu.

W kabinie pojazdu powinny znajdować się także świadectwo pochodzenia towaru oraz dokumenty specyficzne dla konkretnych rodzajów ładunków. Na przykład, przy przewozie artykułów żywnościowych wymagane jest świadectwo ATP, czy dokumenty transportowe zwierząt np. dokumentacja weterynaryjna, bez której przewóz nie może być realizowany.

Dokumenty dotyczące pojazdu: OC, dowód rejestracyjny, ADR

Każdy kierowca musi mieć przy sobie dokumenty związane z pojazdem, przede wszystkim dowód rejestracyjny oraz ubezpieczenie OC.

Wbrew powszechnym opiniom, obowiązek posiadania potwierdzenia zawarcia ubezpieczenia OC nadal istnieje, a jego brak może skutkować mandatem i odholowaniem pojazdu - co generuje dodatkowe, niepotrzebne koszty.

Z kolei podczas przewozu towarów niebezpiecznych niezbędne jest świadectwo dopuszczenia pojazdu ADR wydawane przez Dyrektora Transportowego Dozoru Technicznego. Dokument ten potwierdza, że pojazd spełnia wymagania bezpiecznego przewozu materiałów niebezpiecznych i zachowuje ważność maksymalnie przez rok od dnia badania technicznego.

Faktura, WZ i inne potwierdzenia

Oprócz głównych dokumentów transportowych, kierowca powinien posiadać dodatkowe potwierdzenia, które umożliwiają sprawną realizację przewozu. Do najważniejszych należą faktura VAT na przewożony towar, dokument WZ (wydanie zewnętrzne) oraz kwit wagowy potwierdzający masę ładunku.

Faktura handlowa zawiera szczegółowe informacje o sprzedającym i kupującym oraz ilości i rodzaju przewożonego towaru. W przypadku niektórych przewozów przydatna może być również lista ładunkowa (packing list) przygotowana przez sprzedającego, zawierająca dokładny spis wszystkich przesyłek załadowanych na konkretny środek transportu.

Niezbędne dokumenty przewozowe w transporcie międzynarodowym

Międzynarodowy transport towarów wymaga znacznie szerszego zestawu dokumentów niż transport krajowy. Brak któregokolwiek z nich może skutkować zatrzymaniem pojazdu na granicy, nałożeniem wysokich kar finansowych lub nawet uniemożliwieniem kontynuowania międzynarodowego przewozu. Jakie dokumenty są zatem niezbędne w transporcie międzynarodowym i dlaczego każdy kierowca zawodowy powinien znać ich specyfikę?

Międzynarodowy list przewozowy CMR

Międzynarodowy list przewozowy CMR (z fr. Convention relative au contrat de transport international de Marchandise par Route) to podstawowy dokument potwierdzający zawarcie umowy przewozu towarów międzynarodowych. Jest wystawiany tradycyjnie w trzech egzemplarzach o identycznej mocy prawnej - po jednym dla nadawcy, odbiorcy i przewoźnika.

CMR zawiera kluczowe informacje dotyczące wszystkich stron umowy przewozu - dane nadawcy, przewoźnika i odbiorcy, szczegółową charakterystykę przewożonego towaru, a także termin i miejsce dostawy.

Ponadto dokument obejmuje instrukcje dotyczące formalności celnych oraz wykaz dokumentów przekazanych kierowcy. Warto podkreślić, że chociaż konwencja nie nakłada bezwzględnego obowiązku jego wystawiania, CMR pełni istotne funkcje informacyjne, instrukcyjne i legitymacyjne, dlatego jego brak może prowadzić do poważnych komplikacji podczas kontroli drogowej.

Licencja wspólnotowa i świadectwo kierowcy

Podstawowe dokumenty transportowe uwzględniają także licencję wspólnotową oraz świadectwo kierowcy.

Licencja wspólnotowa to decyzja administracyjna wydawana przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego, która uprawnia do prowadzenia działalności w zakresie międzynarodowego transportu drogowego. Kierowca musi posiadać jej poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię w pojeździe.

Świadectwo kierowcy jest natomiast wymagane od osób niebędących obywatelami UE ani rezydentami długoterminowymi. Dokument ten potwierdza legalne zatrudnienie kierowcy w przedsiębiorstwie transportowym zarejestrowanym na terenie Unii Europejskiej. Dokument ten jest wydawany na okres maksymalnie 5 lat i należy do przewoźnika, który przekazuje go do dyspozycji kierowcy. Brak świadectwa podczas kontroli drogowej może skutkować karą finansową zarówno dla kierowcy, jak i dla firmy transportowej.

Dokumenty przewozowe dotyczące ładunku

Rodzaje dokumentów transportowych zakładają także dokumentację przewożonych ładunków., m.in. karnet ATA, karnet TIR czy też dokumenty transportowe zwierząt.

Karnet ATA, karnet TIR, i zezwolenie EKMT

Karnet TIR to międzynarodowy dokument celny wykorzystywany przy przewozie towarów pomiędzy co najmniej dwoma obszarami celnymi. Umożliwia znaczne uproszczenie procedur granicznych, eliminując konieczność uiszczania opłat celnych na każdej przekraczanej granicy. Karnet TIR zachowuje ważność przez 120 dni od daty wydania.

Z kolei karnet ATA umożliwia bezcłowe czasowe przemieszczanie towarów na wystawy, targi lub do celów zawodowych. Jest szczególnie przydatny dla firm regularnie uczestniczących w międzynarodowych wydarzeniach branżowych.

Natomiast zezwolenie EKMT (Europejska Konferencja Ministrów Transportu) dopuszcza do wykonywania nieograniczonej liczby kursów pomiędzy krajami członkowskimi EKMT i w tranzycie przez ich terytoria. Dla przewoźników realizujących liczne przewozy międzynarodowe stanowi ono istotne ułatwienie operacyjne.

Świadectwo fitosanitarne i świadectwo ATP

Przy transporcie produktów pochodzenia roślinnego poza granice Unii Europejskiej niezbędne jest świadectwo fitosanitarne. Dokument ten potwierdza, że przewożone rośliny lub produkty roślinne są wolne od agrofagów i spełniają wymagania kraju docelowego. Aby uzyskać takie świadectwo, należy złożyć wniosek do wojewódzkiego inspektoratu ochrony roślin i nasiennictwa.

Transportując żywność i artykuły szybko psujące się, kierowca musi posiadać świadectwo ATP. Jest to międzynarodowy dokument przewozowy potwierdzający, że wykorzystywany pojazd spełnia określone normy temperatury niezbędne do bezpiecznego przewozu produktów spożywczych. Brak tego dokumentu podczas kontroli może skutkować odrzuceniem całego ładunku przez odbiorcę, co generuje ogromne straty finansowe.

Czego unikać: najczęstsze błędy w dokumentach

Błędy w dokumentacji transportowej mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych dla kierowcy oraz firmy transportowej. Niestaranność przy wypełnianiu dokumentów często skutkuje nie tylko opóźnieniami w dostawie, ale również problemami podczas przekraczania granic czy kontroli drogowych, a w efekcie - dodatkowymi, nieprzewidzianymi kosztami.

Nieaktualne lub nieczytelne dokumenty

Nieczytelne pieczątki, wyblakłe druki czy dokumenty zniszczone podczas transportu to częste problemy, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami. Od października 2023 roku nieczytelne lub nieaktualne zaświadczenie ADR, którego wymaga transport towarów niebezpiecznych, podlega wymianie na tych samych zasadach co dokument zagubiony - kierowca musi złożyć pisemny wniosek do marszałka województwa o wydanie wtórnika.

Warto podkreślić, że w przypadku takich dokumentów jak listy przewozowe, nieczytelność może wynikać z różnych przyczyn - słabej jakości wydruku, niestarannego pisma ręcznego czy uszkodzenia spowodowanego zalaniem. Nawet pozornie drobne uchybienia, jak brak jednego podpisu czy niewyraźna pieczątka, mogą stać się przyczyną wielotysięcznych strat finansowych oraz opóźnień w realizacji dostawy.

Brak wymaganych zezwoleń

Wykonywanie przewozów bez odpowiednich zezwoleń niesie za sobą szczególnie dotkliwe konsekwencje finansowe.

Brak licencji na wykonywanie transportu drogowego może skutkować karą w wysokości do 12 000 złotych za każde stwierdzone naruszenie. Dla porównania, koszt uzyskania licencji na międzynarodowy zarobkowy przewóz drogowy to 4000 zł plus 440 zł za każdy wypis, przy ważności wynoszącej do 5 lat. Jak widać, próba zaoszczędzenia na wymaganych zezwoleniach może okazać się bardzo kosztowna.

Błędy w danych nadawcy lub odbiorcy

Jednym z najczęstszych błędów w dokumentach przewozowych jest niewłaściwe lub niekompletne wpisanie danych nadawcy i odbiorcy. Brak kompletnych informacji, takich jak pełny adres, numer identyfikacyjny czy dane kontaktowe prowadzi do problemów z dostarczeniem towaru, a w skrajnych przypadkach może nawet skutkować odrzuceniem roszczeń ubezpieczeniowych.

W przypadku dokumentu CMR szczególnie istotne jest dokładne opisanie przewożonego towaru - jego brak może powodować poważne problemy podczas kontroli drogowej. Zgodnie z Konwencją CMR, to nadawca odpowiada za wszelkie koszty i szkody, jakie może ponieść przewoźnik na skutek nieścisłości lub niedostateczności danych zawartych w liście przewozowym. Ta odpowiedzialność prawna nie zawsze jest dobrze znana wszystkim uczestnikom łańcucha transportowego.

Jak przygotować się do kontroli drogowej?

Skuteczne przygotowanie do kontroli drogowej zaczyna się na długo przed wyruszeniem w trasę. Właściwa organizacja dokumentacji oraz regularne szkolenia kierowców to fundamenty, które pozwalają uniknąć kar finansowych, a w konsekwencji chronić reputację firmy transportowej. Jak więc przygotować się do kontroli, żeby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek?

Pamiętajmy, że mimo rozwoju technologii umożliwiających zdalny odczyt danych z tachografu, wiele państw nadal wymaga posiadania fizycznych kopii dokumentów. Brak któregokolwiek z nich może skutkować zatrzymaniem pojazdu, a w rezultacie znacznymi opóźnieniami w dostawie.

Szkolenia i przypomnienia dla kierowców

Każdy kierowca zawodowy musi odbywać szkolenia okresowe co 5 lat, aby przedłużyć ważność świadectwa kwalifikacji zawodowej. Jednak samo formalne szkolenie to nie wszystko – równie istotne jest bieżące przypominanie o zasadach dotyczących dokumentacji transportowej.

Dobrą praktyką jest organizowanie wewnętrznych szkoleń dla kierowców, podczas których omawiane są zagadnienia takie jak:

• aktualizacje przepisów dotyczących czasu pracy kierowców;
• prawidłowa obsługa tachografu i dokumentowanie aktywności;
• procedury postępowania podczas kontroli drogowej;
• sposoby zabezpieczania dokumentów przed zniszczeniem.

Przedsiębiorcy powinni opracować jasne procedury przekazywania dokumentacji kierowcom przed wyjazdem, najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Jest to szczególnie ważne, ponieważ firma transportowa ponosi odpowiedzialność za naruszenia przepisów dokonane przez zatrudnionych kierowców, nawet jeśli miały one miejsce poza granicami kraju.

W sytuacji, gdy podczas kontroli drogowej okaże się, że kierowcy brakuje któregoś z wymaganych dokumentów, ma on prawo skontaktować się z firmą transportową, która może dostarczyć brakujące dokumenty przed zakończeniem kontroli – warto jednak pamiętać, że taka sytuacja zawsze wiąże się z niepotrzebnymi opóźnieniami i stresem.

Pamiętajmy, że mimo rozwoju technologii umożliwiających zdalny odczyt danych z tachografu, wiele państw nadal wymaga posiadania fizycznych kopii dokumentów. Brak któregokolwiek z nich może skutkować zatrzymaniem pojazdu, a w rezultacie znacznymi opóźnieniami w dostawie.

Szkolenia i przypomnienia dla kierowców

Każdy kierowca zawodowy musi odbywać szkolenia okresowe co 5 lat, aby przedłużyć ważność świadectwa kwalifikacji zawodowej. Jednak samo formalne szkolenie to nie wszystko – równie istotne jest bieżące przypominanie o zasadach dotyczących dokumentacji transportowej.

Dobrą praktyką jest organizowanie wewnętrznych szkoleń dla kierowców, podczas których omawiane są zagadnienia takie jak:

• aktualizacje przepisów dotyczących czasu pracy kierowców;
• prawidłowa obsługa tachografu i dokumentowanie aktywności;
• procedury postępowania podczas kontroli drogowej;
• sposoby zabezpieczania dokumentów przed zniszczeniem.

Przedsiębiorcy powinni opracować jasne procedury przekazywania dokumentacji kierowcom przed wyjazdem, najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Jest to szczególnie ważne, ponieważ firma transportowa ponosi odpowiedzialność za naruszenia przepisów dokonane przez zatrudnionych kierowców, nawet jeśli miały one miejsce poza granicami kraju.

W sytuacji, gdy podczas kontroli drogowej okaże się, że kierowcy brakuje któregoś z wymaganych dokumentów, ma on prawo skontaktować się z firmą transportową, która może dostarczyć brakujące dokumenty przed zakończeniem kontroli – warto jednak pamiętać, że taka sytuacja zawsze wiąże się z niepotrzebnymi opóźnieniami i stresem.

Dokumenty w transporcie, a System IMI

Wymieniając niezbędne dokumenty przewozowe należy również wspomnieć o Systemie Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym IMI. Dokonanie zgłoszenia w nim jest niezbędne do uzyskania dokumentu, który kierowca musi posiadać, aby legalnie wykonywać pracę na terenie UE.

Co istotne, zgłoszenia w systemie IMI dotyczą delegacji trwających od 24 godzin do 6 miesięcy i muszą być wysłane najpóźniej w momencie jej rozpoczęcia, a obowiązek ten leży po stronie firmy transportowej. W przypadku zaniedbań w tym obszarze, przedsiębiorcy muszą liczyć się z karami rzędu:

• 700 EUR w przypadku braku certyfikatu;
• 500 EUR w przypadku braku aktualizacji danych na certyfikacie;
• 10 000 EUR w przypadku nieprawidłowych danych na certyfikacie, np. błędnego numeru rejestracyjnego pojazdu.

Niezbędne dokumenty dla transportu drogowego - podsumowanie

Prawidłowo przygotowana dokumentacja transportowa stanowi fundament bezpiecznego i zgodnego z prawem wykonywania przewozów zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. Kompletność i aktualność posiadanych dokumentów to kluczowy element pozwalający uniknąć dotkliwych kar finansowych, które mogą wynosić nawet kilkanaście tysięcy złotych za każde pojedyncze naruszenie. Co więcej, staranne przygotowanie dokumentacji zapewnia sprawny przebieg kontroli drogowej, eliminując ryzyko niepotrzebnych opóźnień i dodatkowych kosztów.

Kierowca zawodowy musi więc zwracać szczególną uwagę na trzy grupy dokumentów: osobiste i zawodowe potwierdzające jego uprawnienia, dokumenty dotyczące pojazdu oraz dokumenty związane z przewożonym ładunkiem.

Co więcej, międzynarodowy transport towarów wymaga dodatkowych zezwoleń, takich jak karnet TIR czy świadectwa fitosanitarne, a każdy brakujący dokument może skutkować nie tylko zatrzymaniem pojazdu i mandatem, a nawet wszczęciem postępowania administracyjnego wobec firmy transportowej, co wiąże się z długotrwałymi i kosztownymi procedurami.

Jak skutecznie zadbać o prawidłową dokumentację? Przede wszystkim poprzez regularne szkolenia kierowców w zakresie aktualnych przepisów oraz staranne przygotowanie przed każdym wyjazdem. Firmy transportowe powinny wdrożyć jasne procedury weryfikacji kompletności dokumentów, które kierowca otrzymuje przed rozpoczęciem trasy. Tego typu systematyczne podejście nie tylko chroni przed karami, ale również buduje profesjonalny wizerunek firmy jako rzetelnego partnera biznesowego.

Jeżeli potrzebujesz upewnić się w jakichkolwiek kwestiach dotyczących transportu drogowego towarów, rozliczania czasu pracy kierowców czy też optymalizacji wynagrodzeń kierowców, chętnie pomożemy! Skontaktuj się z nami i wskaż, co stanowi wyzwanie, a nasi specjaliści chętnie udzielą wsparcia!

Niezbędne dokumenty transportowe - Najczęściej zadawane pytania

Dokumenty dotyczące transportu drogowego towarów to temat, który budzi wiele pytań. Poniżej zostawiamy Wam te, które otrzymujemy najczęściej wraz z odpowiedziami.

Jakie są główne dokumenty transportowe, które musi mieć przy sobie kierowca zawodowy?

Kierowca zawodowy powinien posiadać prawo jazdy odpowiedniej kategorii, kartę kierowcy do tachografu cyfrowego, zaświadczenie o ważnych badaniach lekarskich i psychologicznych oraz świadectwo kwalifikacji zawodowej (kod 95).

Jaka dokumentacja transportowa jest obowiązkowa podczas przewozu towarów międzynarodowych?

W transporcie międzynarodowym kluczowe dokumenty to: międzynarodowy list przewozowy CMR, licencja wspólnotowa, świadectwo kierowcy (dla obywateli spoza UE), karnet TIR lub ATA (w zależności od trasy i rodzaju ładunku) oraz odpowiednie świadectwa fitosanitarne lub ATP dla specyficznych ładunków.

Czy kierowca musi mieć przy sobie fizyczną kopię dowodu rejestracyjnego i ubezpieczenia OC?

Mimo że nie ma obowiązku posiadania fizycznych kopii tych dokumentów, zaleca się mieć je przy sobie. W przypadku kontroli drogowej brak możliwości okazania potwierdzenia zawarcia ubezpieczenia OC może skutkować mandatem i odholowaniem pojazdu.

Jakie są konsekwencje braku wymaganych dokumentów podczas kontroli drogowej?

Brak wymaganych dokumentów może prowadzić do kar finansowych sięgających nawet 12 tysięcy złotych za każde naruszenie. Dodatkowo, może to skutkować zatrzymaniem pojazdu, opóźnieniami w dostawie oraz wszczęciem postępowania administracyjnego wobec firmy transportowej.

Jak często kierowcy zawodowi muszą odbywać szkolenia okresowe?

Kierowcy zawodowi są zobowiązani do odbywania szkoleń okresowych co 5 lat w celu przedłużenia ważności posiadanego świadectwa kwalifikacji zawodowej. Szkolenia te obejmują aktualizacje przepisów, zasady bezpieczeństwa oraz prawidłową obsługę dokumentacji transportowej.