KSeF 2026 – najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e-Faktur

Wdrożenie KSeF w Polsce - Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Obowiązek korzystania z systemu KSeF wejdzie w życie etapowo:

• Od 1 lutego 2026 r. – KSeF dla firm, których wartość sprzedaży (łącznie z VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
• Od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF dla pozostałych podatników VAT;
• Od 1 stycznia 2027 r. – KSeF dla mikro-przedsiębiorców (obrót poniżej 10 tys. zł miesięcznie).

Docelowo każda faktura wystawiona przez polskiego podatnika VAT będzie musiała być przesyłana do KSeF w formacie ustrukturyzowanym (XML) i otrzyma unikalny identyfikator systemowy.

Jak działa KSeF? Korzystanie z KSeF w praktyce

KSeF to system elektroniczny umożliwiający wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie ustrukturyzowanym XML. Faktura uzyskuje moc prawną dopiero po przesłaniu jej do KSeF i nadaniu unikalnego numeru identyfikacyjnego. System eliminuje papierowy obieg dokumentów, zapewnia centralny dostęp do faktur i automatyzuje procesy księgowe w czasie rzeczywistym.

Faktury papierowe znikną

Wraz z wdrożeniem KSeF faktury papierowe zostaną całkowicie wyeliminowane z obiegu gospodarczego. Wszystkie dokumenty sprzedaży i zakupu będą wystawiane wyłącznie elektronicznie – w ustrukturyzowanym formacie XML przesyłanym do systemu KSeF. Oznacza to koniec tradycyjnego drukowania i archiwizacji faktur.

Ustrukturyzowane faktury KSeF

Ustrukturyzowane faktury KSeF to elektroniczne dokumenty wystawiane w jednolitym formacie XML, zgodnym ze strukturą logiczną określoną przez Ministerstwo Finansów. Każda taka faktura jest przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przetwarzanie danych, szybsze księgowanie i pełna zgodność z przepisami podatkowymi.

Wystawianie faktur elektronicznych w KSeF

Wystawienie faktury w KSeF oznacza jej automatyczne przesłanie do systemu Ministerstwa Finansów. Dopiero po nadaniu indywidualnego numeru KSeF faktura uznawana jest za wystawioną w świetle prawa. Wysyłka do KSeF może odbywać się bezpośrednio z programu do fakturowania lub poprzez portal podatkowy Ministerstwa Finansów.

Dostęp do wszystkich faktur KSeF w jednym miejscu

Dzięki KSeF przedsiębiorca ma dostęp do wszystkich faktur sprzedażowych i kosztowych w jednym miejscu – bez konieczności przeszukiwania skrzynek mailowych czy segregatorów. System umożliwia pobieranie i przeglądanie dokumentów wystawionych przez kontrahentów krajowych. Wyjątek stanowią faktury od podmiotów zagranicznych, które nie korzystają z KSeF.

Awaria systemu KSeF

W przypadku awarii KSeF, ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej, podatnik może wystawiać faktury poza systemem – np. w formacie PDF. Ma jednak obowiązek wprowadzić je do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Za datę wystawienia uznaje się wówczas faktyczną datę umieszczoną na fakturze.

Nowe zasady płatności

Od 1 stycznia 2027 roku numer identyfikacyjny KSeF stanie się obowiązkowy przy realizacji przelewów między czynnymi podatnikami VAT. Dotyczy to również transakcji objętych mechanizmem podzielonej płatności (split payment). Oznacza to, że numer faktury z KSeF będzie musiał zostać wpisany w tytule przelewu, aby płatność została poprawnie zaksięgowana.

KSeF a faktury zagraniczne

KSeF obejmuje wyłącznie faktury wystawiane przez polskich podatników VAT. Oznacza to, że faktury od kontrahentów zagranicznych nie są przesyłane ani przechowywane w systemie KSeF. Przedsiębiorcy otrzymujący dokumenty z zagranicy nadal muszą je księgować w tradycyjny sposób — np. w formacie PDF lub papierowym — oraz ręcznie wprowadzać do ewidencji VAT. Takie faktury nie otrzymują numeru KSeF ID i nie są widoczne w systemie, dlatego należy je przechowywać w dotychczasowy sposób.

Korzyści z KSeF i obowiązki dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, ale także szansa na uproszczenie codziennej pracy przedsiębiorców. System przynosi realne korzyści w postaci automatyzacji księgowości, szybszego obiegu dokumentów i pełnej kontroli nad fakturami, jednocześnie nakładając obowiązek dostosowania oprogramowania oraz weryfikacji poprawności wystawianych faktur.

Wśród korzyści płynących z KSeF w trybie online można wskazać:

• Łatwiejsze przechowywanie i dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych KSeF;
• Automatyzacja procesów księgowych;
• Szybsze rozliczenia i kontrola nad dokumentacją.

Natomiast obowiązki, które czekają przedsiębiorców z tytułu obowiązku wystawiania faktur KSeF, to:

• Konieczność dostosowania oprogramowania do integracji z KSeF;
• Obowiązek weryfikacji, czy faktury w systemie odzwierciedlają rzeczywiste transakcje;
• Odpowiedzialność za prawidłowe wystawienie faktur – biura rachunkowe będą mogły jedynie je pobierać po uzyskaniu odpowiednich uprawnień.

Jak się przygotować do KSeF?

Już teraz warto zadbać o właściwe przygotowanie swojej firmy na moment, kiedy obowiązek wystawiania faktur KSeF wejdzie w życie. W tym celu przedsiębiorcy powinni:

• Sprawdzić, czy używany program do fakturowania (np. Fakturownia.pl, Subiekt, Comarch ERP) umożliwia wysyłkę dokumentów do KSeF;
• Zaplanować szkolenie dla pracowników z obsługi systemu księgowego zintegrowanego z KSeF;
• Wdrożyć procedury kontroli i weryfikacji faktur.

Co jeszcze warto wiedzieć wiedzieć o KSeF?

Korzystanie z KSeF wiąże się z kilkoma istotnymi kwestiami technicznymi i prawnymi, o których powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca. Każda faktura przesyłana do systemu musi być przygotowana w ustrukturyzowanym formacie XML, a jej prawidłowe dostarczenie potwierdza UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To właśnie UPO stanowi dowód, że faktura została skutecznie wystawiona w KSeF.

Od 2027 roku kluczową rolę będzie odgrywać także identyfikator KSeF (KSeF ID), wymagany przy przelewach między podatnikami VAT. Warto pamiętać, że za brak wdrożenia obowiązkowego KSeF lub błędne przesyłanie faktur mogą grozić kary finansowe.

Więcej szczegółowych informacji na temat zasad działania systemu, struktury XML i sankcji znajdziesz w naszym eksperckim artykule Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 - Jak się przygotować?, do lektury którego serdecznie zapraszamy!

Potrzebujesz wsparcia z KSeF? Nie czekaj, zdaj się na pomoc ekspertów!

Wdrożenie KSeF może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza gdy w grę wchodzą zmiany w procesach fakturowania, integracja z oprogramowaniem i nowe obowiązki podatkowe. Skorzystaj z pomocy doświadczonych doradców i księgowych, którzy zadbają o poprawną konfigurację systemu, przeszkolą Twój zespół i pomogą uniknąć błędów oraz kar.

Nie zostawiaj przygotowań na ostatnią chwilę – skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów i wdroż KSeF w swojej firmie szybko, bezpiecznie i zgodnie z przepisami!