Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 - Jak się przygotować?

Czym jest i jak działa KSeF - Krajowy System eFaktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System działa w Polsce od 1 stycznia 2022 r. jako alternatywa dla tradycyjnych metod fakturowania, zarówno elektronicznych, jak i papierowych. Od 1 lutego 2026 roku system KSeF stanie się obowiązkowy dla największych firm, a od 1 kwietnia – dla wszystkich pozostałych podatników VAT. Faktury papierowe wystawione po tej dacie nie będą uznawane za dokumenty prawne.

Proces wystawiania faktur KSeF zawiera system weryfikacji dwóch kluczowych elementów:

• Zgodności dokumentu (pliku XML) z obowiązującym wzorem e-Faktury;
• Uprawnień osoby wysyłającej plik.

Po przesłaniu faktury przez sprzedawcę system nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny, a dokument automatycznie staje się dostępny dla odbiorcy bezpośrednio w systemie.

Faktura ustrukturyzowana: Format XML i struktura FA(2) / FA(3)

Faktury ustrukturyzowane w KSeF przyjmują wyłącznie format XML, zgodny z określoną strukturą logiczną. Obecnie obowiązuje struktura FA(2), opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) i wprowadzona 1 września 2023 roku. Od 1 lutego 2026 roku zostanie ona zastąpiona nową strukturą logiczną FA(3).

Struktura FA(3), opracowana z uwzględnieniem opinii przedsiębiorców i ekspertów, została opublikowana 25 czerwca 2025 roku. Nowa struktura FA(3) całkowicie zastąpi dotychczasową wersję FA(2) i stanie się obowiązkowa dla wszystkich faktur wystawianych od 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że po tej dacie system KSeF nie będzie już przyjmował dokumentów w formacie FA(2). Przedsiębiorcy powinni więc upewnić się, że ich oprogramowanie księgowe zostało zaktualizowane do najnowszej wersji struktury, aby uniknąć błędów przy przesyłaniu faktur do systemu.

Struktura FA(3) składa się z czterech głównych elementów:

1. Nagłówka;
2. Danych podmiotów występujących na fakturze ustrukturyzowanej;
3. Szczegółowych danych faktury;
4. Stopki.

Co istotne, jeżeli faktura zostanie wystawiona w FA (3), możliwe jest dodania załącznika do faktury, jednak wymaga to wcześniejszego zgłoszenia w e-US.

Rola numeru KSeF i UPO

Wystawianie faktur elektronicznych w systemie KSeF automatycznie nadaje dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny po jego przyjęciu i najczęściej zawiera w swojej strukturze NIP sprzedawcy, choć istnieją wyjątki od tej zasady.

Równie istotne znaczenie ma Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO), które stanowi elektroniczny dowód poprawnego przesłania dokumentu. UPO funkcjonuje podobnie do "zwrotnego potwierdzenia odbioru" znanego z tradycyjnej korespondencji pocztowej. Dokument zawiera numer referencyjny, datę i czas złożenia, status oraz podpis systemowy. Dopiero otrzymanie UPO wraz z numerem KSeF potwierdza formalne wystawienie faktury.

Obowiązek korzystania z KSeF - od kiedy i kogo dotyczy KSeF?

Ustawa o wprowadzeniu obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemu e-Faktur określa precyzyjny harmonogram wdrożenia obowiązkowego korzystania z systemu. Prawodawca uwzględnił wielkość przedsiębiorstw, przyznając mniejszym podmiotom więcej czasu na przystosowanie się do nowych wymogów.

Kluczowy jest jednak fakt, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie obowiązywało wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku.

Harmonogram wdrożenia KSeF: 1 lutego 2026 – podmioty duże (obrót > 200 mln zł)

Zgodnie z przepisami, pierwszy etap obowiązku wystawiania faktur w KSeF obejmie największe podmioty gospodarcze w Polsce. Od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla firm, których wartość sprzedaży brutto (wraz z podatkiem VAT) przekroczyła 200 milionów złotych w roku 2024. Te przedsiębiorstwa będą musiały całkowicie przejść na wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Warto zaznaczyć, że największe firmy mają stosunkowo krótki czas na dostosowanie swoich systemów księgowych i procedur wewnętrznych. Warto jednak zwrócić uwagę, że obowiązek wystawiania faktur będzie wprowadzany etapowo, obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku.

Harmonogram wdrożenia KSeF: 1 kwietnia 2026 – pozostali podatnicy VAT

Drugi etap wdrożenia KSeF rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku i obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT – zarówno czynnych, jak i korzystających ze zwolnienia z VAT. Od drugiego kwartału 2026 roku wszystkie standardowe faktury B2B będą wystawiane wyłącznie za pośrednictwem KSeF.

Przepisy określają, że obowiązek ten dotyczy:

• Średnich i małych przedsiębiorstw;
• Czynnych podatników VAT;
• Przedsiębiorców zwolnionych z VAT (zarówno ze zwolnienia podmiotowego z uwagi na niskie obroty, jak i przedmiotowego przy sprzedaży zwolnionej);
• Podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS z polskim numerem NIP.

Harmonogram wdrożenia KSeF: 1 stycznia 2027 – mikroprzedsiębiorcy (obrót < 10 tys. zł/mies.)

Ostatni etap wdrożenia KSeF zaplanowano na 1 stycznia 2027 roku. Dotyczy on najmniejszych podatników spełniających kryteria tzw. "wykluczenia cyfrowego". Przepisy definiują tę grupę jako przedsiębiorców, których:

• Pojedyncze faktury nie przekraczają wartości 450 zł (równowartość faktury uproszczonej)
• Łączna miesięczna wartość sprzedaży brutto nie przekracza 10 tysięcy złotych

Dla najmniejszych podmiotów przewidziano specjalne rozwiązanie. Mogą one kontynuować wystawianie faktur elektronicznych (np. PDF) lub wystawianie faktur papierowych do końca 2026 roku, pod warunkiem nieprzekroczenia miesięcznej sprzedaży brutto wynoszącej 10 tysięcy złotych.

Kary za brak wdrożenia KSeF

W 2026 roku przedsiębiorcy nie muszą obawiać się kar za niewdrożenie KSeF, ponieważ okres ten będzie traktowany jako faza przejściowa i tzw. „miękkie wdrożenie” systemu. Dopiero od 1 stycznia 2027 roku organy skarbowe będą mogły nakładać sankcje finansowe za brak zgodności z obowiązkiem korzystania z KSeF. Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych wymogów, mogą zostać ukarani grzywną sięgającą nawet 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze lub 18,7% jej wartości brutto.

Wysokość kar KSeF

Wysokość kar za niewystawienie faktury w KSeF będzie uzależniona od rodzaju przewinienia:

• Do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze – za brak wystawienia faktury w KSeF;
• Do 18,7% wartości brutto faktury – gdy na fakturze nie wykazano VAT;
• Do 1000 zł – w przypadku opóźnionego przesłania faktury do KSeF.

Kary te będą nakładane decyzją naczelnika urzędu skarbowego, dlatego kluczowe jest odpowiednie przygotowanie firmy i integracja systemów księgowych z KSeF jeszcze przed lutym 2026 r.

Jak przygotować firmę do KSeF przed 2026?

Skuteczne wdrożenie KSeF wymaga systematycznego podejścia i rozpoczęcia przygotowań z odpowiednim wyprzedzeniem. Przedsiębiorcy, którzy już teraz zaczną dostosowywać swoje systemy i procedury, unikną problemów technicznych podczas obowiązkowego wdrożenia.

Integracja systemu księgowego z API KSeF

API KSeF (Application Programming Interface) to zestaw szczegółowych zasad oraz specyfikacji technicznych, określających sposób wymiany danych między Krajowym Systemem e-Faktur a zewnętrznymi systemami finansowo-księgowymi. Rozwiązanie to eliminuje konieczność każdorazowego logowania się do platformy KSeF Ministerstwa Finansów – cały proces wystawiania i pobierania faktur przebiega automatycznie.

30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną API KSeF 2.0 wraz z narzędziami wspierającymi integrację. Dokumentacja zawiera m.in.:

• Opisy metod, struktury danych i parametrów;
• Specyfikację w standardzie Open API;
• Biblioteki SDK w językach Java i .Net.

Małe firmy wystawiające do 10-20 faktur miesięcznie mogą korzystać z bezpłatnych narzędzi KSeF Ministerstwa Finansów. Z kolei przedsiębiorstwa obsługujące większą liczbę dokumentów będą musiały zintegrować swój system sprzedażowy z KSeF.

Szkolenie pracowników z obsługi e-faktur

Nowe procedury wymagają także odpowiedniego przeszkolenia zespołu. Ministerstwo Finansów zaplanowało praktyczne szkolenia w każdym z 400 urzędów skarbowych, a także uruchomiło program "Środy z KSeF" – cykl bezpłatnych szkoleń rozpoczynający się 24 września 2025 r..

Szkolenia obejmują bloki tematyczne dotyczące:

• Podstawowych informacji o KSeF;
• Uwierzytelniania i autoryzacji;
• Wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych;
• Obsługi bezpłatnych narzędzi KSeF.

Pracownicy powinni zostać przeszkoleni z zakresu wystawiania e-faktur, działania trybu offline oraz weryfikacji poprawności dokumentów.

Weryfikacja danych kontrahentów i NIP

Przed wystawieniem faktury w KSeF należy sprawdzić, czy kontrahent posiada aktywny numer NIP i jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. System automatycznie weryfikuje poprawność przesyłanych faktur, a najczęstszym błędem okazuje się niezgodność NIP lub danych kontrahenta.

KSeF sprawdza także zgodność NIP i formy działalności z rejestrem podatników VAT. Błędne dane powodują automatyczne odrzucenie faktury. Weryfikacji można dokonać w bazie CEIDG, rejestrze VAT UE (systemie VIES) oraz na białej liście podatników VAT.

Nadanie uprawnień w systemie KSeF

System KSeF opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza konieczność uwierzytelnienia i autoryzacji każdej osoby korzystającej z systemu. Uprawnienia obejmują:

• Wystawianie faktur elektronicznych ustrukturyzowanych lub dostęp do nich;
• Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach samofakturowania;
• Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień.

Nadawanie uprawnień może odbywać się elektronicznie za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) lub w formie papierowej przez złożenie zawiadomienia ZAW-FA. Uprawnienia można przydzielić jednej osobie w pełnym zakresie lub rozdzielić między kilka osób.

Zgłoszenie ZAW-FA do urzędu skarbowego

Formularz ZAW-FA (Zawiadomienie o Nadaniu lub Odebraniu Uprawnień do Korzystania z KSeF) jest niezbędny dla osób prawnych, które nie dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jednoosobowe działalności gospodarcze otrzymują dostęp do konta w KSeF automatycznie, bez konieczności składania dodatkowych dokumentów.

Wypełniony formularz ZAW-FA należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując osobę otrzymującą uprawnienia właścicielskie. Zgodnie z rozporządzeniem o sposobie korzystania z KSeF z 2021 r., zawiadomienie może być dostarczone wyłącznie w formie papierowej – osobiście lub listownie.

Dostęp do KSeF uzyskuje się zazwyczaj w ciągu 2 dni roboczych od złożenia ZAW-FA. Należy pamiętać, że zgłoszenie dotyczy wersji produkcyjnej KSeF, której dokumenty mają rzeczywiste skutki podatkowe.

Zmiany w procesie fakturowania po wdrożeniu KSeF

Wdrożenie obowiązkowego KSeF oznacza znaczące zmiany w codziennych procesach fakturowania. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na nowe zasady, które wpłyną zarówno na procedury księgowe, jak i obieg dokumentów w firmie.

Brak możliwości wystawiania duplikatów

Pojęcie duplikatu faktury całkowicie zniknie z polskiego obiegu gospodarczego po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF. Ponadto, system działa jako centralna baza danych, dzięki czemu faktury nie mogą zaginąć. Każda faktura zaakceptowana przez KSeF otrzymuje unikalny numer ewidencyjny i pozostaje w nim dostępna.

Nabywca będzie mógł pobrać fakturę z bazy KSeF w dowolnym momencie - nawet po upływie 10 lat od dnia wystawienia dokumentu. To rozwiązanie eliminuje biurokrację związaną z wystawianiem duplikatów i upraszcza procesy archiwizacyjne.

Konieczność korekt tylko przez faktury korygujące

System KSeF nie przewiduje możliwości edytowania ani anulowania już wystawionej faktury. Jedyną formą poprawienia błędu będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF. Zasada ta dotyczy wszystkich błędów, które obecnie można korygować notami korygującymi.

Szczególnie skomplikowana jest procedura korekty błędnego numeru NIP nabywcy. W takim przypadku konieczne jest przeprowadzenie dwóch działań:

• Wystawienie faktury korygującej "do zera" z błędnym NIP-em;
• Wystawienie nowej faktury pierwotnej z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Obowiązek stosowania kodów QR na wizualizacjach

Wszystkie wizualizacje faktur wystawionych w KSeF muszą być oznaczone kodami QR, które umożliwiają weryfikację autentyczności dokumentu. Kod pozwala sprawdzić, czy faktura została rzeczywiście wystawiona w systemie oraz czy zawarte dane są poprawne.

Faktury wystawione w trybie online przekazywane nabywcy poza systemem KSeF wymagają pojedynczego kodu QR z numerem identyfikacyjnym faktury. Faktury wystawione w trybie offline muszą zawierać dwa kody QR:

• Pierwszy z oznaczeniem "OFFLINE";
• Drugi z opisem "CERTYFIKAT".

Do wygenerowania drugiego kodu niezbędny jest certyfikat KSeF, dostępny od 1 listopada 2025 r.

Brak not korygujących i PDF jako oryginału

Od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy nie będą już mogli wystawiać not korygujących – każda zmiana na fakturze będzie wymagała faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę. System KSeF nie pozwala na edycję ani anulowanie dokumentu po jego wprowadzeniu, dlatego korekta błędów – także tych formalnych, jak numer NIP – będzie możliwa wyłącznie poprzez wystawienie nowej faktury korygującej.

W KSeF oryginałem faktury jest wyłącznie plik XML zapisany w systemie. Z kolei wersje PDF mogą służyć jedynie jako kopie dla kontrahenta. Firmy powinny zatem zaktualizować swoje procedury fakturowania i przeszkolić personel, aby uniknąć błędów po wejściu nowych zasad.

Wyjątki, awarie i tryb offline w KSeF 2.0

Przepisy przewidują szereg wyjątków oraz rozwiązań awaryjnych, które zapewniają ciągłość działania firm w sytuacjach, kiedy system KSeF nie działa. Zrozumienie tych mechanizmów jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Tryb offline24 i awarie systemowe

Tryb offline24 umożliwia wystawianie faktur poza systemem w sytuacjach awaryjnych lub przy braku dostępu do internetu. Fakturę wystawioną w tym trybie należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Ministerstwo Finansów nie wymaga uzasadnienia korzystania z tego rozwiązania, co upraszcza procedury dla przedsiębiorców.

W przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF faktury można wystawiać w trybie awaryjnym. Obowiązek przesłania dokumentów do systemu wynosi wówczas 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Jeżeli awaria całkowita zostanie ogłoszona w środkach społecznego przekazu, możliwe jest wystawianie faktur papierowych oraz wystawianie faktur elektronicznych bez konieczności późniejszego przesyłania ich do KSeF.

Brak obowiązku numeru KSeF w przelewach do 31.12.2026

Obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów został odroczony do 1 stycznia 2027 r. Przedsiębiorcy zyskują tym samym dodatkowy rok na dostosowanie systemów księgowych, bankowych i procesów rozliczeniowych. Od 1 stycznia 2027 roku numer będzie wymagany zarówno w standardowych przelewach, jak i w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Korzyści KSeF

Chociaż obowiązkowy system KSeF to temat budzący wiele kontrowersji, nie sposób nie zauważyć, że niesie on ze sobą wiele zalet. Korzyści płynące z Krajowego Systemu e-Faktur to m.in.:

1. Automatyzacja księgowości – faktury w formacie XML mogą być automatycznie importowane i księgowane w systemach ERP;
2. Szybsze rozliczenia podatkowe – dane są natychmiast dostępne dla urzędów, co przyspiesza zwroty VAT;
3. Bezpieczeństwo dokumentów – faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat, co eliminuje ryzyko ich utraty lub zniszczenia;
4. Stały dostęp do faktur – zarówno wystawca, jak i nabywca mogą pobrać dokument z systemu w dowolnym momencie;
5. Mniej błędów – struktura faktury ustrukturyzowanej uniemożliwia wystawienie dokumentu z nieprawidłowymi danymi (np. błędny NIP, niewłaściwe stawki VAT);
6. Ułatwienie kontroli i zgodności z przepisami – faktury są natychmiast widoczne dla administracji skarbowej;
7. Oszczędność czasu i kosztów – brak konieczności wysyłania faktur e-mailem, drukowania i archiwizacji papierowej;
8. Ujednolicenie formatu faktur – jeden standard dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce;
9. Brak obowiązku przechowywania kopii – archiwizacja w KSeF zastępuje firmowe archiwa cyfrowe;
10. Ułatwiona weryfikacja kontrahentów – system potwierdza istnienie i status podatnika VAT.

Wady systemu KSeF

Z drugiej strony już teraz można zauważyć również wiele wad systemu KSeF, do których należą:

1. Koszty wdrożenia – konieczność aktualizacji lub integracji oprogramowania księgowego z API KSe;
2. Złożoność techniczna – mniejsze firmy mogą mieć trudności z konfiguracją systemu i obsługą plików XML;
3. Konieczność szkoleń – pracownicy muszą poznać nowe procedury, formaty i zasady autoryzacji, co generuje koszty, a pracownicy muszą poświęcić swój czas;
4. Brak elastyczności – nie można edytować ani anulować wystawionej faktury, a korekta wymaga wystawienia faktury korygującej;
5. Zależność od działania systemu MF – w przypadku awarii lub przeciążenia systemu wystawianie faktur jest utrudnione;
6. Konieczność stosowania kodów QR – dodatkowy wymóg techniczny przy wizualizacji faktur;
7. Ograniczenie formatu – po 1 lutego 2026 r. faktury PDF nie będą uznawane za oryginały, co wymusza zmianę przyzwyczajeń;
8. Ryzyko błędów integracyjnych – niepoprawne wdrożenie może skutkować odrzucaniem faktur przez system;
9. Wymóg dostępu do internetu i podpisu elektronicznego – problematyczny w niektórych branżach lub sytuacjach terenowych.

Wdrożenie faktur KSeF - Podsumowanie

Aby bezpiecznie wejść w obowiązkowe e-fakturowanie, warto upewnić się, że system sprzedażowo-księgowy obsługuje fakturę KSeF, zespół zna procesy, a kontrahenci są gotowi na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu faktura elektroniczna przedsiębiorcy przejdzie weryfikację w KSeF bez błędów, a Twoja firma zyska możliwość szybszych rozliczeń i pełną zgodność z przepisami od pierwszego dnia.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF, skontaktuj się z naszym zespołem! Specjaliści Evotax chętnie udzielą wsparcia, a w naszej ofercie znajdziesz m.in. prowadzenie księgowości czy usługi kadrowo-płacowe!