Czym jest karta kierowcy i jakie są jej funkcje?

Czym jest karta kierowcy i do czego służy?

Karta kierowcy to elektroniczny dokument w formie karty chipowej, który stanowi osobisty identyfikator każdego kierowcy prowadzącego pojazd wyposażony w tachograf cyfrowy.

Co istotne, karta kierowcy przypisana jest do jednego kierowcy i umożliwia rejestrowanie wszystkich aktywności związanych z prowadzeniem przez niego pojazdu.

Kiedy karta kierowcy jest wymagana?

Obowiązek posiadania karty kierowcy obejmuje kierowców pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony oraz pojazdów przeznaczonych do przewozu więcej niż 9 osób (wliczając kierowcę). Każdy kierowca wykonujący przejazdy pojazdem wyposażonym w tachograf cyfrowy musi posiadać ważną kartę kierowcy.

Nadchodzące zmiany przepisów wprowadzą dodatkowe wymagania. Od lipca 2026 roku obowiązek rejestrowania tachografem będzie dotyczył również pojazdów o masie powyżej 2,5 tony wykorzystywanych w transporcie międzynarodowym.

Jakie dane zapisuje karta?

Karta kierowcy rejestruje szczegółowe informacje niezbędne do monitorowania aktywności zawodowej kierowcy. Dane zawarte na karcie kierowcy to:

• Dane kierowcy (imię, nazwisko, data urodzenia, numer prawa jazdy, PESEL);
• Informacje o kraju rejestracji, dacie wydania i terminie ważności karty kierowcy;
• Dane dotyczące pracy kierowcy: czas jazdy kierowcy, przejechany dystans, aktywności (przerwy, odpoczynki, inna praca);
• Informacje o kraju rozpoczęcia i zakończenia dziennego dnia pracy;
• Ewentualne usterki tachografu lub przerwy w zasilaniu.

Zgodnie z przepisami, karta może przechowywać dane z maksymalnie 28 dni roboczych. Kierowca ma obowiązek pobierać te dane przynajmniej raz w tym okresie i przechowywać je przez minimum 12 miesięcy.

Dlaczego karta jest ważna dla bezpieczeństwa? Czas pracy kierowców

Znaczenie karty kierowcy wykracza daleko poza zwykłą formalność administracyjną. Przede wszystkim, umożliwia skuteczne monitorowanie czasu pracy kierowców, co bezpośrednio przekłada się na przestrzeganie przepisów dotyczących czasu jazdy i odpoczynku. Dzięki temu można zapobiegać nadmiernemu zmęczeniu kierowców - jednej z głównych przyczyn wypadków drogowych.

Z perspektywy przemysłu transportowego karta kierowcy stanowi niezbędne narzędzie kontroli pracy kierowców przez pracodawców. Brak karty kierowcy lub jej nieprawidłowe użytkowanie skutkuje wysokimi karami zarówno dla kierowcy, jak i dla firmy transportowej.

Jak wyrobić kartę kierowcy?

Uzyskanie karty kierowcy wymaga złożenia odpowiedniego wniosku oraz dostarczenia wymaganych dokumentów. Proces ten jest stosunkowo prosty, jednak znajomość wszystkich szczegółów procedury pozwoli uniknąć opóźnień i dodatkowych komplikacji.

Gdzie wyrobić kartę kierowcy?

Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. (PWPW) w Warszawie to jedyny organ w Polsce uprawniony do wydawania kart kierowcy. Zgodnie z przepisami Unii Europejskiej, kartę musi wydać właściwy organ państwa członkowskiego, w którym kierowca ma miejsce zamieszkania. Kierowcy mieszkający w Polsce składają więc wnioski wyłącznie w PWPW.

Karta kierowcy – wniosek - forma elektroniczna i papierowa

Wniosek o wydanie karty kierowcy można złożyć w dwóch formach:

1. Forma elektroniczna - przez stronę info-car.pl z wykorzystaniem profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
2. Forma papierowa - wypełniony formularz wysyłany tradycyjną pocztą na adres PWPW.

Należy podkreślić, że w zależności od wybranej metody, wydanie kart kierowcy zajmie 7 dni roboczych w przypadku wniosku elektronicznego lub ok. 30 dni w przypadku wniosku o wydanie karty kierowcy w wersji papierowej. Do tego należy doliczyć czas dostarczenia przesyłki.

Jak uzyskać kartę kierowcy? Wymagane dokumenty

Chcąc wyrobić kartę kierowcy, do kompletnego wniosku wydanie karty kierowcy należy dołączyć:

• Kopię ważnego prawa jazdy (dane we wniosku muszą być zgodne z informacjami w prawie jazdy);
• Fotografię kierowcy o wymiarach 3,5 x 4,5 cm na białym tle, bez nakrycia głowy i ciemnych okularów;
• Kopię dowodu wniesienia opłaty za wydanie karty.

Obcokrajowcy mogą potrzebować dodatkowych dokumentów, w tym oświadczenia o miejscu zamieszkania potwierdzającego przebywanie w Polsce powyżej 185 dni w roku.

Jak sprawdzić status karty kierowcy?

Istnieje możliwość, aby sprawdzić kartę kierowcy do tachografu cyfrowego, a właściwie jej status, jeżeli wcześniej został złożony wniosek o wydanie karty kierowcy. W tym celu należy na stronie Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych podać swój PESEL.

Koszt wyrobienia karty kierowcy

Opłata za wydanie karty kierowcy wynosi 172,20 zł brutto. Kierowca może starać się o zwrot kosztów od pracodawcy na podstawie imiennego dowodu wpłaty.

Warto również pamiętać, że wniosek musi złożyć osobiście sam kierowca - pracodawca ani pełnomocnik nie mogą tego zrobić w jego imieniu. Warto złożyć wniosek o przedłużenie karty co najmniej 15 dni roboczych przed utratą jej ważności, aby uniknąć przerwy w możliwości prowadzenia pojazdu.

Zasady użytkowania karty kierowcy

Prawidłowe użytkowanie karty kierowcy podlega ścisłym regulacjom określonym w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014. Znajomość tych zasad jest niezbędna dla każdego kierowcy zawodowego, aby uniknąć kar finansowych i problemów podczas kontroli drogowych.

Termin ważności karty kierowcy

Okres ważności karty kierowcy wynosi 5 lat. Należy jednak pamiętać, że jej ważność nie może przekraczać terminu ważności prawa jazdy posiadanego przez kierowcę. Od 15 czerwca 2019 roku obowiązuje zmiana - karta kierowcy zachowuje ważność przez pełne 5 lat niezależnie od ważności uprawnień do prowadzenia pojazdu.

Procedura przedłużania ważności karty

Przedłużenie ważności karty kierowcy wymaga złożenia wniosku do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Kluczowe kroki tego procesu to:

• Złożenie wniosku nie wcześniej niż 60 dni przed upływem terminu ważności karty;
• Dostarczenie dokumentów do PWPW najpóźniej 15 dni roboczych zanim upłynie czas ważności karty kierowcy;
• Zastosowanie procedury identycznej z wyrabianiem nowej karty - wymagane są te same dokumenty;
• Brak zaświadczenia wydawanego przez PWPW przy składaniu wniosku o przedłużenie.

Warto podkreślić, że po wygaśnięciu ważności karty kierowca nie może zgodnie z przepisami prowadzić pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy.

Podstawowe obowiązki kierowcy dotyczące karty

Przepisy nakładają na kierowcę szereg obowiązków związanych z prawidłowym użytkowaniem karty kierowcy. Do tych należą m.in.:

• Stosowanie karty w każdym dniu prowadzenia pojazdu, od momentu jego przejęcia;
• Niewyjmowanie karty z tachografu przed zakończeniem dziennego okresu pracy;
• Posiadanie wyłącznie jednej ważnej karty kierowcy;
• Zakaz pożyczania karty innym osobom;
• Zakaz używania karty uszkodzonej lub z wygasłym terminem ważności;
• Odpowiednia ochrona karty przed zabrudzeniem lub zniszczeniem;
• Okazywanie karty na żądanie uprawnionych organów kontroli.

Zgodnie z polskimi przepisami, kiedy upłynie czas ważności karty kierowcy, ten ma obowiązek odesłania karty do organu wydającego, który pozostaje właścicielem kart do tachografów.

Co zrobić w przypadku problemów z kartą?

Zgubienie karty kierowcy, kradzież karty kierowcy lub uszkodzenie karty kierowcy wymagają natychmiastowych działań zgodnych z przepisami określonymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014. Właściwe postępowanie w takich sytuacjach pozwala uniknąć dodatkowych kar i problemów podczas kontroli drogowych.

Zgubienie karty kierowcy, kradzież lub uszkodzenie: Jazda bez karty kierowcy

Jeżeli karta kierowcy została zgubiona, skradziona lub uszkodzona, kierowca musi niezwłocznie podjąć następujące kroki:

• Zgłosić kradzież karty kierowcy właściwemu organowi państwa, w którym do niej doszło;
• Zawiadomić właściwy organ państwa członkowskiego, które wydało kartę, w przypadku zgubienia karty kierowcy;
• Zwrócić uszkodzoną kartę kierowcy do właściwego organu państwa zamieszkania kierowcy.

Dodatkowo, kierowca ma obowiązek przygotowania dwóch wydruków z tachografu:

1. Pierwszy wydruk - na początku dnia, zawierający imię i nazwisko kierowcy, numer karty, numer prawa jazdy oraz podpis;
2. Drugi wydruk - po zakończeniu trasy, obejmujący informacje o aktywności kierowcy od momentu wykonania pierwszego wydruku.

Jak uzyskać zastępczą kartę kierowcy?

Po zgłoszeniu problemu z kartą kierowca ma 7 dni kalendarzowych na złożenie wniosku o kartę zastępczą do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Zgodnie z przepisami, PWPW ma obowiązek wydania nowej karty w ciągu 8 dni roboczych od otrzymania kompletnego wniosku.

Kierowca powinien mieć przy sobie:

• Kopię złożonego wniosku o wydanie duplikatu karty kierowcy;
• Potwierdzenie zgłoszenia kradzieży (w przypadku kradzieży);
• Zaświadczenie o zgłoszeniu dotyczącego utraty karty kierowcy lub jej uszkodzenia.

Konsekwencje braku karty kierowcy

Jazda bez karty kierowcy, poza określonymi wyjątkami, skutkuje poważnymi konsekwencjami finansowymi:

• 2000 zł - mandat dla kierowcy;
• 500 zł - kara dla osoby zarządzającej transportem;
• 2000 zł - kara dla przedsiębiorcy.

Warto zaznaczyć, że w przypadku zgubienia karty kierowcy, lub jej utraty w inny sposób, kierowca może kontynuować jazdę bez karty maksymalnie przez 15 dni kalendarzowych lub dłużej, jeśli konieczny jest powrót pojazdu do bazy. Jednak w skrajnych przypadkach może dojść do zatrzymania prawa jazdy na okres 3 miesięcy.

Za brak wymaganych wydruków grozi dodatkowy mandat w wysokości 200 zł za każdy brakujący wydruk, a za nieprawidłowo opisane wydruki - 100 zł za każdy dzień.

Tymczasowa karta kierowcy

Warto także wspomnieć o dokumencie, jakim jest tymczasowa karta kierowcy. Jest ona dedykowana zagranicznym kierowcom autobusów i samochodów ciężarowych zatrudnionych w przedsiębiorstwach z siedzibami w Polsce.

Ponadto, w tym przypadku czas ważności karty kierowcy wynosi 185 dni.

Co więcej, tymczasowa karta kierowcy jest wydawana przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych (PWPW).

Karta kierowcy a karta przedsiębiorcy (przedsiębiorstwa)

Warto zaznaczyć, że karty kierowcy to nie to samo co karta przedsiębiorstwa.

Podczas gdy karta kierowcy przypisana jest do konkretnego kierowcy, karta przedsiębiorstwa pełni zupełnie inną funkcję w systemie tachografów cyfrowych - służy do identyfikacji firmy transportowej, umożliwiając dostęp do danych zarejestrowanych w tachografach pojazdów należących do przedsiębiorstwa.

W przeciwieństwie do karty kierowcy, która rejestruje czas jazdy kierowcy, przerwy i aktywności indywidualne pracownika, karta przedsiębiorstwa pozwala na zarządzanie danymi całej floty.

Obie karty wydawane są przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych na okres 5 lat, jednak różnią się ceną - karta kierowcy kosztuje około 172,20 zł, podczas gdy za kartę przedsiębiorstwa trzeba zapłacić 282,90 zł.

Co również istotne, zgodnie z przepisami UE, każda firma transportowa musi posiadać kartę przedsiębiorstwa, aby móc pobierać, przechowywać i analizować dane z tachografów swoich pojazdów, co jest niezbędne do prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców oraz zapewnienia zgodności z regulacjami dotyczącymi transportu drogowego. Współpraca obu kart w systemie tachografu zapewnia kompleksowe monitorowanie i zarządzanie czasem pracy w transporcie drogowym.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o karcie przedsiębiorstwa, zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem: Karta przedsiębiorstwa – co to jest i czy jest konieczna?

Karta kierowcy i jej funkcje - Podsumowanie

Karta kierowcy to obowiązkowy elektroniczny dokument w formie karty chipowej dla osób prowadzących pojazdy wyposażone w tachografy cyfrowe. Dotyczy kierowców pojazdów o masie powyżej 3,5 tony oraz przewożących więcej niż 9 osób.

Karta kierowcy przypisana jest do jednej osoby, a jej główna funkcja to rejestrowanie czasu pracy, przebytego dystansu oraz innych aktywności kierowcy, co bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo drogowe poprzez kontrolę czasu jazdy i odpoczynku.

Kartę wydaje wyłącznie Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych w Warszawie, za opłatą 172,20 zł. Z kolei wniosek o wydanie karty kierowcy można złożyć elektronicznie (czas oczekiwania to około 7 dni) lub papierowo (około 30 dni). Natomiast czas ważności karty kierowcy wynosi 5 lat, a jego przedłużenie wymaga złożenia wniosku nie wcześniej niż 60 dni i nie później niż 15 dni roboczych przed upływem terminu.

W przypadku zgubienia, kradzieży lub uszkodzenia karty, kierowca musi niezwłocznie zgłosić ten fakt odpowiednim organom i w ciągu 7 dni złożyć wniosek o kartę zastępczą. Tymczasem powinien wykonywać wydruki z tachografu na początku i końcu dnia pracy.

Jazda bez ważnej karty kierowcy może skutkować mandatem w wysokości 2000 zł dla kierowcy, 500 zł kary dla osoby zarządzającej transportem oraz 2000 zł kary dla przedsiębiorcy. W skrajnych przypadkach może dojść do zatrzymania prawa jazdy na 3 miesiące.

Należy także pamiętać, że karta kierowcy różni się od karty przedsiębiorstwa - ta druga służy do identyfikacji firmy transportowej i umożliwia zarządzanie danymi całej floty, kosztując 282,90 zł.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w kwestiach transportowych, nie tylko tych dotyczących karty kierowcy, ale też np. w rozliczaniu czasu pracy kierowców, optymalizacji wynagrodzeń kierowców czy w kwestiach kadr i płac w firmach transportowych, skontaktuj się z nami, a specjaliści Evotax chętnie udzielą wsparcia!

Karta kierowcy - Najczęściej zadawane pytania

Poniżej zebraliśmy pytanie dotyczące karty kierowcy, które najczęściej otrzymuje i udzieliliśmy na nie odpowiedzi. Jeżeli brakuje wśród nich kwestii, która Cię ciekawi, skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści chętnie udzielą wsparcia!

Jakie są podstawowe funkcje karty kierowcy?

Karta kierowcy służy do rejestrowania czasu pracy, przebytego dystansu i innych aktywności kierowcy. Jest wymagana dla osób prowadzących pojazdy powyżej 3,5 tony lub przewożących więcej niż 9 osób. Zawiera dane osobowe kierowcy i jest niezbędna do obsługi tachografu cyfrowego.

Gdzie i jak można wyrobić kartę kierowcy?

Kartę kierowcy można wyrobić w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Wniosek można złożyć online przez stronę info-car.pl lub w formie papierowej. Koszt wyrobienia karty to 172,20 zł, a czas oczekiwania to około 7-30 dni, w zależności od formy złożenia wniosku.

Jak długo ważna jest karta kierowcy i jak ją przedłużyć?

Karta kierowcy jest ważna przez 5 lat. Aby ją przedłużyć, należy złożyć wniosek nie wcześniej niż 60 dni i nie później niż 15 dni roboczych przed upływem terminu ważności. Procedura przedłużenia jest podobna do wyrabiania nowej karty.

Wymiana karty kierowcy i co zrobić w przypadku zgubienia lub kradzieży karty kierowcy?

W przypadku zgubienia lub kradzieży karty należy niezwłocznie zgłosić ten fakt odpowiednim organom. Kierowca ma 7 dni na złożenie wniosku o kartę zastępczą. W międzyczasie powinien wykonywać wydruki z tachografu na początku i końcu dnia pracy.

Jakie są konsekwencje jazdy bez ważnej karty kierowcy?

Jazda bez ważnej karty kierowcy może skutkować mandatem w wysokości 2000 zł dla kierowcy oraz dodatkowymi karami dla przedsiębiorcy i osoby zarządzającej transportem. W skrajnych przypadkach może dojść do zatrzymania prawa jazdy na 3 miesiące.